Para a integração UKG, é necessária uma conta TripLog Enterprise. Registe-se e conclua o processo de configuração antes de configurar a integração.

Passos de configuração

Para permitir a integração com as permissões corretas, o cliente precisa de criar um novo perfil de segurança para a ligação de integração. Siga as permissões no perfil de segurança UKG para criar um novo perfil de segurança com as permissões corretas.

Setting > Profiles/Policies > Security > New Security Profile

Escolha um NOME DE UTILIZADOR (por exemplo, triplog)

Global>Global Setup>Earnings and Deductions Lists: Enable View/Edit/Add/Delete

Global>Object Lists>Earnings/Deductions: Enable View/Edit/Add

HR>Employee Management>Employee Information: My Team View only

HR>Employee Management>Account/Personal Information: Manager Access View only

HR>Employee Management>Earnings View/Edit

Modules>Imports: Select Employees

Modules>Import: Select Overview/Templates

Modules>REST API Resources>Employee Pay Information: Select View/Edit

Modules>REST API Resources>Employees: Select View only

Reports>Reports>Export Reports: Select CSV/Text

Reports>Audit Reports: Select Data Imported

Global>Global Setup>Earnings and Deductions Lists: Enable View/Edit/Add/Delete

Global>Object Lists>Earnings/Deductions: Enable View/Edit/Add

HR>Employee Management>Employee Information (My Team): Select View only

HR>Employee Management>Account/Personal Information (Manager Access): Select View only

HR>Employee Management>Earnings: Select View/Edit/Mass Edit

Modules Imports: Select Employees

Modules Imports: Select Import Overview/Templates

Modules>REST API Resources>Employee Pay Information: Select View/Edit

Modules>REST API Resources>Employees: Select View only

Reports>Reports>Export Reports: Select CSV/Text

Reports>Audit Reports: Select Data Imported

Certifique-se de guardar as definições depois de atualizar o perfil de segurança. Pode exportar o PDF das definições do perfil de segurança, caso seja necessário rever as alterações.

O cliente terá de configurar uma nova conta de serviço no UKG utilizando o perfil de segurança recém-criado e criar o nome de utilizador e a palavra-passe para esse serviço se ligar a partir do Triplog.

Na página Login Config, procure API Keys > Generate

Guarde estas informações num local seguro para os próximos passos.

O nome da empresa pode ser encontrado no URL ao aceder à sua conta UKG.

Itens necessários para ligar a conta UKG Ready

Anfitrião de Serviços Web (encontra-se entre "https://" e "/ta/")

Web Company (encontra-se depois de "/ta/" e antes de ".home?")

O Nome de Utilizador da Conta de Serviço, a Palavra-passe da Conta de Serviço e as Chaves API são obtidos a partir da configuração da conta de serviços web concluída anteriormente.

O próximo passo será ligar a conta UKG às categorias de despesas do TripLog. Se precisar de configurar ou personalizar as categorias de despesas, faça-o antes de efetuar a ligação.

Na página UKG Ready, verá agora a ligação UKG Settings. Ao clicar nela, verá um menu semelhante ao seguinte, onde pode optar por ligar os itens do TripLog à conta UKG correspondente. Certifique-se de guardar assim que tiver ligado todas as ligações pretendidas.

Aceda à página Manage Users no TripLog; verá o botão Import UGK Users. Ao clicar neste botão, abrir-se-á uma nova janela que irá obter a lista atual de funcionários da sua conta UKG. Tenha em atenção que este processo pode demorar mais tempo se tiver muitos utilizadores.

Manage Users > Import UKG Users

Selecionar os utilizadores

Na nova janela, existirão utilizadores com caixas de verificação junto aos respetivos nomes. Estes utilizadores geralmente ainda não foram importados e não têm uma conta TripLog criada. Se um utilizador já tiver uma conta Triplog associada, a caixa estará em falta, a linha aparecerá a cinzento, assim como o respetivo E-mail Triplog indicado na coluna mais à direita.

Para importar um utilizador, selecione a caixa de verificação dos utilizadores que pretende adicionar e, em seguida, clique no botão Import Workers. Se sair da página, não serão feitas alterações.

Ao importar os trabalhadores, a conta TripLog será criada com o E-mail Profissional associado, e o utilizador receberá um E-mail de Boas-vindas a informar que já pode utilizar o TripLog. Tenha em atenção que este processo é automatizado, pelo que deve adicionar os utilizadores apenas quando estiverem prontos para começar.

CRÍTICO: Depois de concluir este processo de importação, terá de associar o utilizador atualizando o campo Employee ID com o Employee ID do UKG Ready. Isto garantirá a ligação correta no processo de carregamento para o UKG Ready. Esta informação não está disponível no feed do UKG, mas estará no perfil do utilizador no lado do UKG.

Assim que existirem dados nas contas dos utilizadores, a informação estará pronta para ser carregada. Aceda à página de Integração UKG Ready.

Atualize os filtros para incluir os dados que pretende enviar para o UKG Ready. Clique em Upload to UKG Ready e confirme introduzindo a Pay Period Start Date e a End Date, clicando depois em Upload.

No ecrã seguinte, introduza a Pay Date e clique em Upload.

A Pay Date deve corresponder ao valor nas Payroll Settings para Earnings Taken As Of:

Aceda a UKG Ready Web Account > Team tab > Payroll > Pay Periods by Employee > clique no botão employee information > view Employee Profile > Payroll tab > Earnings -> as entradas carregadas aparecerão aí.

Team tab > Payroll > Pay Periods by Employee

Click the employee information button > View Employee Profile

Payroll tab > Earnings