Subscrever o TripLog Mileage para o ADP Workforce Now® ou RUN Powered by ADP®
AVISO: Para utilizar corretamente a ADP com o TripLog, é importante saber que os conectores ADP são utilizados por pessoas que não são clientes anteriores da ADP. Por outro lado, a integração total com a ADP destina-se a clientes que já estão previamente integrados com a ADP. Para diferenciar as duas ligações, o termo “connector” será apresentado no ADP Marketplace para quem precisar de um conetor ADP para a sua conta. Isto aplica-se a todas as ligações, como a ADP WFN e a RUN.
Antes de a sua organização poder utilizar o TripLog para reembolso de quilometragem e despesas, precisa de subscrever a aplicação TripLog no ADP Marketplace. Pode encontrar a listagem da aplicação TripLog pesquisando por “TripLog” no ADP Marketplace, ou utilize esta ligação para
RUN Powered by ADP® https://apps.adp.com/en-US/apps/320104
ADP Workforce Now® https://apps.adp.com/en-US/apps/300787
ADP Workforce Now® Next Generation https://apps.adp.com/en-US/apps/334747
Escolha a subscrição mensal ou anual e confirme a encomenda. Será faturado pela ADP e pode alterar o tipo de subscrição e o número de utilizadores mais tarde.
Iniciar sessão no TripLog Web Dashboard
O TripLog está totalmente integrado com a ADP através de Single Sign-On (SSO). Na sua conta do ADP Marketplace, pode encontrar todas as aplicações que subscreveu. Aceda a “My Apps”, clique no logotipo do TripLog e será autenticado na sua conta TripLog.
Se for a primeira vez, ser-lhe-á apresentado um ecrã de consentimento. Clique em “ALLOW” para conceder o acesso.
Será encaminhado para o ecrã de configuração única do TripLog. Siga o processo de configuração.
Importar utilizadores da ADP
O passo seguinte é criar contas de utilizador importando-as da ADP. Aceda ao menu Manage > Users e clique no botão “Import ADP Users”.
Se for a primeira vez, ser-lhe-á apresentado outro ecrã de consentimento. Clique em “ALLOW”.
De seguida, o sistema irá obter todos os dados dos trabalhadores a partir da ADP. Isto pode demorar alguns minutos. Pode selecionar os utilizadores que pretende adicionar ao TripLog e clicar em “Import Workers”. Também pode restringir a seleção pesquisando qualquer tipo de dados do utilizador na caixa de pesquisa superior, por exemplo, nome, cargo, departamento, etc. Se não precisar de adicionar utilizadores, pode clicar no botão “Done”. Quando abrir este menu, os utilizadores que possam ter sido adicionados antes da pesquisa serão automaticamente associados.
Configurar as definições de processamento salarial da ADP
Como praticante da ADP, só o utilizador pode carregar dados de quilometragem e despesas para o processamento salarial da ADP. Mas primeiro, é necessário configurar o TripLog para corresponder aos códigos da ADP. Na barra de menu superior, selecione ADP no menu de integrações. Em seguida, clique em “ADP Settings”.
Tem de escolher:
Que tipo de código de despesa pretende utilizar para os itens de reembolso? Escolha a opção “Earnings”. O valor do reembolso de quilometragem e despesas será carregado como números positivos, e esse é o valor que os colaboradores vão “ganhar” durante o ciclo de pagamento. Escolha a opção “Deduction”, o valor será carregado como números negativos, e será deduzido aos colaboradores um valor negativo, o que, na prática, equivale a ganhos. A seleção de ADP Expense Codes também mudará de acordo com a seleção “ganho” ou “dedução”.
Associe as TripLog Expense Categories aos ADP Expense Codes. Associe apenas as que precisar, principalmente “Mileage”, e possivelmente “Toll”, “Parking” e outras categorias de despesas. As despesas não associadas não poderão ser carregadas.
Carregar quilometragem e despesas para a ADP
Assim que os seus colaboradores tiverem recolhido dados de quilometragem ou despesas através da aplicação móvel TripLog, e estiver pronto para os carregar para a ADP, pode aceder à página TripLog ADP.
Existem alguns pré-requisitos:
Um ciclo de processamento salarial no estado “Entering Payroll Information” ou “Correcting Input”.
A quilometragem e outros tipos de despesa estão associados aos ADP Expense Codes.
Selecione as datas corretas, as atividades de viagem e/ou as categorias de despesas.
Reveja os itens de reembolso e o valor, um colaborador por linha.
Clique em “Upload to ADP”. Também terá de introduzir o Pay Number sempre que carregar. O número predefinido é 1.
Quando tudo tiver sido carregado com êxito, pode iniciar sessão na sua conta de administrador ADP Workforce Now. Na barra de menu, selecione Process > Payroll > Paydata. Verá os dados de reembolso que o TripLog carregou em Other Earnings ou Other Deduction, com o Code e o Amount da quilometragem.
Para RUN Powered by ADP®, encontra-se no menu superior em Home > Time Sheet Import. Terá de selecionar o ciclo de pagamento e localizar o valor de quilometragem carregado.
Gerir a faturação e a subscrição da ADP
Depois de configurar a ligação à ADP, se precisar de alterar o número de utilizadores da sua subscrição, pode alterar as suas licenças TripLog em ADP Marketplace > o seu nome > My Apps > procure a aplicação TripLog > Manage App.
Ao adicionar utilizadores (licenças adicionais), deve selecionar o número total de utilizadores.
Exemplo: aumentar o número de licenças de 30 para 40. Para concluir, introduza 40 como o número total de utilizadores. (A ADP processará qualquer diferença, devolvendo a parte não utilizada e cobrando a diferença.)
Depois de selecionar o número correto, siga os ecrãs para concluir a sua compra.
Problemas conhecidos:
ADP – Geral
Se existir um limite para os seus subscritores, terá de corrigir os lugares disponíveis na ADP para poder adicionar utilizadores tanto com a integração Full como com a Connector.
Se transferir um colaborador entre Company Codes, poderá ser necessário aceder a Import workers para atualizar essa ligação. Também pode atualizar o perfil do utilizador em Manage users para utilizar o Company Code/File ID correto.
Os cancelamentos também são geridos através da ADP. Se precisar de remover a ligação à ADP, contacte o suporte do TripLog assim que tiver cancelado a subscrição na ADP.