Integração com o SAP Concur®
Ligar a sua conta Concur
Este processo tem de ser concluído antes do seu primeiro carregamento. Para garantir que a sua app recebe as definições corretas, certifique-se de que faz a sincronização manual.
(Manual Sync : TripLog App > Main Menu ( ≡ three line icon ) > Your Plan (Click on the Email) > Data Backup > Sync Between Device and Cloud > Merge Data)
Iniciar sessão no Concur
Ao clicar em “Connect to SAP Concur”, será redirecionado para o site de início de sessão do Concur. Introduza o e-mail associado à sua conta Concur.
Depois de introduzir o seu e-mail e clicar em “Next”, poderá escolher a sua opção de início de sessão.
Iniciar sessão com a palavra-passe do SAP Concur
Pode iniciar sessão na sua conta Concur introduzindo a palavra-passe da sua conta SAP Concur
Iniciar sessão através de uma ligação por e-mail SAP
Pode optar por receber do Concur um e-mail de validação para associar a sua conta através do e-mail.
Carregar viagens e despesas para o Concur
Inicie sessão na sua conta web do TripLog, clique em “Connect > Concur > Upload” na barra de menu e, em seguida, filtre as viagens e despesas por intervalo de datas e/ou atividade.
Se for a primeira vez, clique no botão verde “Connect to Concur” (na parte superior direita da página) e, em seguida, inicie sessão na sua conta Concur com o seu nome de utilizador e palavra-passe do Concur para permitir o acesso do TripLog.
Refine os critérios de pesquisa utilizando a área de pesquisa no lado esquerdo da página para selecionar os parâmetros de quilometragem, portagens, estacionamento, despesas, etc. que pretende carregar para o Concur. Note que apenas a quilometragem e as despesas apresentadas na página serão carregadas para o Concur.
Assim que estiver satisfeito com a quilometragem e as despesas apresentadas na página, clique em “Upload to Concur”.
Selecione o relatório Concur para o qual pretende carregar as viagens e despesas e, em seguida, clique no botão “Upload”.
O TripLog carrega as viagens como Personal Car Mileage, juntamente com portagens, estacionamento e outras despesas como QuickExpense. O TripLog também carrega as imagens de recibos associadas.
Depois, inicie sessão na sua conta Concur, aceda ao relatório e reveja os registos de quilometragem. Clique no botão “Import” para rever outros registos de despesas e importá-los para o relatório.
Carregar a partir do painel web
Depois de ligado, poderá carregar as viagens existentes para o Concur.
Selecione os itens no filtro – Ano fiscal – Mês – Atividades
Clique em Upload to Concur
Selecione um relatório de despesas ou crie um novo relatório
Clique no botão Upload
Carregar a partir da app
Ao carregar a partir da aplicação, serão apresentados tanto os itens já carregados como os ainda não carregados. Pode então optar por carregar para o relatório de despesas existente ou criar um novo relatório.
Menu principal da app TripLog ( ≡ )
Selecione o menu Concur
Selecione o mês
Selecione Business
Verifique o resumo
Crie um novo relatório
Atribua um nome ao relatório
Clique em Ok
Receberá uma mensagem de lembrete a indicar que as viagens já carregadas não serão processadas novamente, mas os novos carregamentos serão adicionados ao relatório.
Ver as suas viagens no Concur
Encontre o relatório que acabou de criar na sua lista de despesas. Deverá ser o item mais recente criado, a menos que tenha sido adicionado a um relatório existente.
O que é transferido para o Concur ao carregar?
Pode ver um resumo da viagem, bem como uma ligação ao trajeto percorrido, caso exista, registado no comentário.
Preenchido pelo TripLog no item de despesa:
Expense Type como Personal Car Mileage, salvo se definido como categoria de quilometragem
Transaction Date: data do evento no TripLog
Business Purpose: contém a atividade da viagem, notas e etiquetas
From Location: local designado com o endereço entre parênteses.
To Location: local designado com o endereço entre parênteses
Distance: nas unidades registadas
Amount: com base nas unidades multiplicadas pela taxa definida no Concur
Submeter o seu relatório de despesas
Nota: Se a sua organização utilizar o Commute Mileage, ao carregar as suas despesas pode ocorrer um único carregamento do total após a dedução. Deve garantir que carrega, no mínimo, um dia completo como o seu lote mais pequeno. (1 dia selecionado ou um período de vários dias, uma vez que é utilizado o dia completo para calcular a dedução da deslocação casa-trabalho no momento do carregamento. Se selecionar um dia parcial, o cálculo da dedução da deslocação será feito em cada carregamento.)
Possíveis erros e como corrigi-los
Erro 500: Token expirado
Reveja os seus itens e submeta-os através do seu processo habitual. Se houver algum problema do lado do Concur, contacte o seu administrador interno do Concur, uma vez que o suporte do TripLog não pode ajudar com esses problemas.
Se aparecer a mensagem EXPIRED TOKEN ao tentar carregar, desligue e volte a ligar a sua conta Concur, uma vez que a autenticação expirou. Tentamos evitar isto, mas alterações no sistema podem fazer com que ocorra.
Mapeamento incorreto: Se estiver fora dos EUA, o comportamento predefinido pode ser diferente. As taxas escalonadas podem ser associadas a uma única despesa durante o carregamento devido ao cálculo adicional. Se isso acontecer, continuará a ser associada à conta de despesas de quilometragem ou será criada uma, uma vez que não é comum nesses casos.
Se a sua organização utilizar o Concur Drive, não será possível efetuar a integração direta com o Concur.
Voltar a carregar para o Concur
Se precisar de voltar a carregar quilometragem já carregada para a sua integração com o Concur, pode filtrar por “Uploaded” na página de carregamento na web. Pode passar o rato sobre a marca de carregado e escolher CLEAR. Isto permitirá que o registo seja carregado novamente. Isto pode acontecer se tiver selecionado um relatório de despesas já encerrado. Nesse caso, recomenda-se selecionar Create A New Report na lista pendente para que apenas os itens do TripLog sejam processados.
Erro 400:
Se receber este erro, pode existir um problema com a sua configuração do Concur.
O tipo de despesa Personal Car Mileage (MILEG) tem de estar disponível. Se não estiver disponível, terá de o ativar ou pedir ao seu administrador do Concur para o ativar.
Se estiver a utilizar uma versão mais recente da base de dados do Concur ou se o tipo de despesa MILEG não estiver disponível, terá de ativar o tipo de despesa Miscellaneous Expense (MISCL). Isto irá carregar a sua quilometragem total como um único número, sem os detalhes da viagem. Este método também utiliza as taxas de quilometragem do TripLog para o cálculo.
É possível que alguém na sua organização tenha utilizado ou esteja a utilizar o Concur Drive, o que tornará a conta incompatível com a nossa capacidade de enviar quilometragem para o Concur.