Preciso de carregar a quilometragem para o QuickBooks?
Empresário em nome individual ou Single Member LLC
Se não tiver colaboradores além de si próprio, provavelmente só precisa de reclamar as deduções de quilometragem na sua declaração de impostos pessoal. Nos EUA, isto é feito no Form 1040 Schedule C. Neste caso, não precisa de carregar a quilometragem para o QuickBooks. Em vez disso, só precisa de gerar os relatórios do TripLog do ano e copiar alguns números para o TurboTax, ou um software fiscal equivalente, ou entregar os relatórios ao seu contabilista. Deverá continuar a guardar os relatórios do TripLog como documentos de suporte para este registo.
Pequena empresa com colaboradores
Se tiver colaboradores e lhes reembolsar a utilização profissional dos seus veículos pessoais, terá de carregar os dados do TripLog para o QuickBooks como Expenses ou Bills. Ou, se cobrar a quilometragem aos seus clientes, terá de a carregar como Invoices. Consulte mais detalhes abaixo.
Ligar ao QuickBooks Online
Através do web dashboard do TripLog, pode ligar-se e carregar dados para o Intuit QuickBooks Online. Vai precisar de:
Uma conta QuickBooks Online Plus
Um plano TripLog Premium ou Enterprise
Para se ligar ao QuickBooks Online, siga estas instruções:
Ligar ao QuickBooks Online
Aceda à secção Integrations e clique nas reticências (Elipsis)
Depois de aberto, conclua o Connect to QuickBooks Online
Escolha o seu tipo de ligação
No web dashboard do TripLog, aceda à ligação Integrations para o QuickBooks Online. Escolha Expenses, Bills ou Invoices. Estas opções são explicadas na secção específica sobre como configurar as ligações das categorias de Mileage e Expense.
Selecione a forma como pretende ligar a sua Mileage e Expenses e conclua o QuickBooks Setup conforme indicado abaixo.
Carregar viagens para o QuickBooks como Expenses de reembolso de quilometragem
Inicie sessão na sua conta web do TripLog, clique em «Expenses» no separador QuickBooks na barra de menu e, depois, filtre as viagens por intervalo de datas, atividade e/ou condutor.
Se for a primeira vez, clique no botão «Connect to QuickBooks» e, depois, inicie sessão na sua conta QuickBooks (consulte «Connect to QuickBooks Online» acima).
Também terá de configurar a ligação entre os seus colaboradores no QuickBooks e os seus utilizadores no TripLog. Para tal, clique em «Link TripLog Users to QuickBooks Employees», perto do final da página, para rever e associar os utilizadores existentes do TripLog aos colaboradores do QuickBooks. Depois de associar cada utilizador do TripLog ao colaborador correspondente no QuickBooks, clique em «close».
Crie uma conta bancária/de crédito «Mileage» no QuickBooks Online, caso ainda não tenha criado uma.
Crie uma conta de despesas «Mileage» no QuickBooks Online, caso ainda não tenha criado uma.
Crie uma Expense de reembolso para cada item de quilometragem e item de conta de despesas apresentado acima, pagável ao colaborador (apenas se esse utilizador do TripLog já estiver associado a um colaborador do QuickBooks).
Na página QuickBooks Expense do TripLog, percorra para baixo e clique em «Upload to QuickBooks» > Upload. Isto carrega a quilometragem para o QuickBooks como uma despesa de reembolso.
Pode depois iniciar sessão no QuickBooks Online para rever as expenses.
Carregar despesas para o QuickBooks como Expenses de reembolso
Selecione as definições do QuickBooks em QuickBooks Online > Expenses
Selecione Link Vehicle Expenses Categories ou Link Business Categories para abrir o menu e selecionar as categorias do TripLog, associando-as às categorias correspondentes do QuickBooksOnline. Note que terá de associar separadamente Vehicle-Related Expenses e Business Expenses.
Carregar viagens para o QuickBooks como Bills de reembolso de quilometragem
O TripLog carrega as viagens como bills de reembolso de quilometragem, pagáveis aos seus colaboradores através do QuickBooks. Eis o processo:
Inicie sessão na sua conta web do TripLog, clique em «Bills» no separador QuickBooks na barra de menu e, depois, filtre as viagens por intervalo de datas, atividade e/ou condutor.
Se for a primeira vez, clique no botão «Connect to QuickBooks» e, depois, inicie sessão na sua conta QuickBooks (consulte «Connect to QuickBooks Online» acima).
Reveja a quilometragem, a taxa e o valor total do pagamento e, depois, clique em «Upload to QuickBooks».
O TripLog configura uma conta de despesas «Mileage Reimbursement» no Chart of Accounts, um item «Mileage» em Products and Services, e uma conta de Vendor para cada condutor/colaborador que recebe o reembolso.
O TripLog cria depois uma Bill para cada condutor (como Vendor), com itens da quilometragem, taxa e valor total.
Pode depois iniciar sessão no QuickBooks Online para rever as bills e concluir o pagamento.
Carregar Expenses para o QuickBooks como Bills de reembolso
Selecione as definições do QuickBooks em Connect > Bills
Selecione Link Vehicle Expenses Categories ou Link Business Categories para abrir o menu e selecionar as categorias do TripLog, associando-as às categorias correspondentes do QuickBooksOnline. Note que terá de associar separadamente Vehicle-Related Expenses e Business Expenses.
Carregar viagens para o QuickBooks como Customer Invoices e/ou Billable Expenses
Inicie sessão na sua conta web do TripLog, clique em «Invoices» no separador QuickBooks na barra de menu e, depois, filtre as viagens por intervalo de datas, atividade e/ou condutor.
Se for a primeira vez, clique no botão «Connect to QuickBooks» e, depois, inicie sessão na sua conta QuickBooks (consulte «Connect to QuickBooks Online» acima).
Também precisa de configurar as contas. Passo 1: importe os QuickBooks Customers para o TripLog como atividades profissionais. Passo 2: reveja e associe as atividades existentes aos QuickBooks Customers.
Reveja a quilometragem, a taxa e o valor total do pagamento e, depois, clique em «Create Invoices», «Create Billable Expenses» ou «Create Both».
O TripLog configura então uma conta «Mileage Service Income» e/ou um item de Product/Service «Mileage Invoice» para a conta, caso ainda não tenham sido criados.
O TripLog cria depois uma Mileage Invoice para cada cliente.
Pode depois iniciar sessão no QuickBooks Online para rever as invoices.
Resolução de problemas
Voltar a carregar para o QuickBooks
Ao carregar registos para o QuickBooks, existe uma salvaguarda que impede o envio acidental do mesmo registo duas vezes. Se precisar de voltar a carregar um registo já enviado através da sua integração com o QuickBooks, pode filtrar por "Uploaded" na página de carregamento na web. Pode passar o rato sobre os itens já carregados, assinalar a caixa e escolher CLEAR. Isto permite que o registo seja carregado novamente. Isto pode acontecer se tiver havido um erro na sua configuração. Nesse caso, deverá corrigir a configuração e voltar a carregar.