Preciso de carregar a quilometragem para o QuickBooks?
Empresário em Nome Individual ou Single-Member LLC
Se não tiver nenhum funcionário além de si próprio, provavelmente só precisa de declarar as deduções de quilometragem na sua declaração de imposto pessoal. Nos EUA, isto é feito no Form 1040 Schedule C. Neste caso, não precisa de carregar a quilometragem para o QuickBooks. Em vez disso, só precisa de gerar os relatórios do TripLog referentes ao ano e copiar alguns números para o TurboTax, ou um software fiscal equivalente, ou entregar os relatórios ao seu contabilista. Deverá continuar a guardar os relatórios do TripLog como documentos de suporte para este registo.
Pequena Empresa com Funcionários
Se tiver funcionários e lhes reembolsar a utilização profissional dos veículos pessoais, terá de carregar os dados do TripLog para o QuickBooks como Expenses ou Bills. Ou, se cobrar aos seus clientes pela quilometragem, terá de os carregar como Invoices. Consulte mais informações abaixo.
Ligar ao QuickBooks Online
Através do dashboard web do TripLog, pode ligar-se e carregar dados para o Intuit QuickBooks Online. Para isso, precisa de:
Uma conta QuickBooks Online Plus
TripLog Premium ou plano Enterprise
Para ligar ao QuickBooks Online, siga estas instruções:
Ligação ao QuickBooks Online
Aceda à secção Integrações e clique nas reticências
Depois de aberto, conclua o processo Connect to QuickBooks Online
Escolha o Seu Tipo de Ligação
No dashboard web do TripLog, aceda à hiperligação de Integrações do QuickBooks Online. Escolha Expenses, Bills ou Invoices. Estas opções são explicadas na secção específica sobre como configurar as ligações das categorias de Quilometragem e Despesas.
Selecione a forma como pretende associar a sua Quilometragem e Despesas e conclua a configuração do QuickBooks conforme indicado abaixo.
Carregar viagens para o QuickBooks como Expenses de reembolso de quilometragem
Inicie sessão na sua conta web do TripLog, clique em “Expenses” no separador QuickBooks na barra de menu e, em seguida, filtre as viagens por intervalo de datas, atividade e/ou condutor.
Se for a primeira vez, clique no botão “Connect to QuickBooks” e, em seguida, inicie sessão na sua conta QuickBooks (consulte ‘Connect to QuickBooks Online’ acima).
Também terá de configurar a ligação entre os seus funcionários no QuickBooks e os seus utilizadores no TripLog. Para isso, clique em “Link TripLog Users to QuickBooks Employees”, perto do fundo da página, para rever e associar os Utilizadores do TripLog existentes aos Funcionários do QuickBooks. Depois de associar cada utilizador do TripLog ao funcionário correspondente no QuickBooks, prima ‘close’.
Crie uma Conta Bancária/de Crédito “Mileage” no QuickBooks Online, caso ainda não o tenha feito.
Crie uma Conta de Despesas “Mileage” no QuickBooks Online, caso ainda não o tenha feito.
Crie uma Expense de reembolso para cada item de quilometragem e item da Conta de despesas indicados acima, a pagar ao Funcionário (apenas se esse utilizador do TripLog já estiver associado a um Funcionário do QuickBooks).
Na página de Despesas do QuickBooks do TripLog, percorra a página para baixo e prima ‘Upload to QuickBooks’ > Upload. Isto irá carregar a quilometragem para o QuickBooks como uma despesa de reembolso.
Em seguida, pode iniciar sessão no QuickBooks Online para rever as despesas.
Carregar despesas para o QuickBooks como Expenses de reembolso
Selecione as definições do QuickBooks em QuickBooks Online > Expenses
Selecione Link Vehicle Expenses Categories ou Link Business Categories para abrir o menu onde pode selecionar as categorias do TripLog e associá-las às categorias correspondentes do QuickBooksOnline. Note que terá de associar separadamente as Despesas Relacionadas com Veículos (Vehicle-Related Expenses) e as Despesas Comerciais (Business Expenses).
Carregar viagens para o QuickBooks como Bills de reembolso de quilometragem
O TripLog carrega as viagens como Bills de reembolso de quilometragem a pagar aos seus funcionários através do QuickBooks. Eis o processo:
Inicie sessão na sua conta web do TripLog, clique em “Bills” no separador QuickBooks na barra de menu e, em seguida, filtre as viagens por intervalo de datas, atividade e/ou condutor.
Se for a primeira vez, clique no botão “Connect to QuickBooks” e, em seguida, inicie sessão na sua conta QuickBooks (consulte ‘Connect to QuickBooks Online’ acima).
Reveja a quilometragem, a taxa e o valor total do pagamento e, em seguida, clique em “Upload to QuickBooks”.
O TripLog configura uma conta de despesas “Mileage Reimbursement” no Chart of Accounts, um item “Mileage” em Products and Services e uma conta de Vendor para cada condutor/funcionário que recebe o reembolso.
O TripLog cria então uma Bill para cada condutor (como Vendor) com itens de quilometragem, taxa e valor total.
Em seguida, pode iniciar sessão no QuickBooks Online para rever as bills e concluir o pagamento.
Carregar Despesas para o QuickBooks como Bills de reembolso
Selecione as definições do QuickBooks em Connect > Bills
Selecione Link Vehicle Expenses Categories ou Link Business Categories para abrir o menu onde pode selecionar as categorias do TripLog e associá-las às categorias correspondentes do QuickBooksOnline. Note que terá de associar separadamente as Despesas Relacionadas com Veículos (Vehicle-Related Expenses) e as Despesas Comerciais (Business Expenses).
Carregar viagens para o QuickBooks como Customer Invoices e/ou Billable Expenses
Inicie sessão na sua conta web do TripLog, clique em “Invoices” no separador QuickBooks na barra de menu e, em seguida, filtre as viagens por intervalo de datas, atividade e/ou condutor.
Se for a primeira vez, clique no botão “Connect to QuickBooks” e, em seguida, inicie sessão na sua conta QuickBooks (consulte ‘Connect to QuickBooks Online’ acima).
Também precisa de configurar as contas. Passo 1: importe os QuickBooks Customers para o TripLog como atividades comerciais. Passo 2: reveja e associe as atividades existentes aos QuickBooks Customers.
Reveja a quilometragem, a taxa e o valor total do pagamento e, em seguida, clique em “Create Invoices”, “Create Billable Expenses” ou “Create Both”.
O TripLog configura então uma Conta “Mileage Service Income” e/ou um item de Product/Service “Mileage Invoice” para a Conta, caso ainda não tenham sido criados.
O TripLog cria então uma Mileage Invoice para cada cliente.
Em seguida, pode iniciar sessão no QuickBooks Online para rever as invoices.
Resolução de Problemas
Carregar novamente para o QuickBooks
Ao carregar registos para o QuickBooks, existe uma proteção que impede o envio acidental do mesmo registo duas vezes. Se precisar de carregar novamente um registo já carregado na sua integração com o QuickBooks, pode filtrar por "Uploaded" na página de carregamento, na web. Pode passar o rato sobre os itens já carregados, assinalá-los e escolher CLEAR. Isto permite que o registo seja carregado novamente. Isto pode acontecer se tiver ocorrido um erro na sua configuração. Nesse caso, deverá corrigir essa configuração e carregar novamente.