Batch Submission – TripLog App

Batch Submission

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Rever Batches disponíveis

Na Batch View, pode ver uma visão geral dos Batches disponíveis, dos Batches em curso (Draft, Submitted, Rejected) ou dos Batches concluídos (Approved ou Pay Scheduled). Um utilizador só pode adicionar ou remover itens dos seus próprios batches. Se tiver visibilidade de admin, não poderá criar nem adicionar itens de outros utilizadores aos batches.

Draft: Criado e aberto para edição. Não visível para Admins até ser submetido
Submitted: Enviado ao manager responsável pela aprovação para Approve/Reject; as entradas relacionadas não podem ser editadas e o Batch não pode ser modificado. (A opção "Unsubmit" está disponível antes da aprovação, caso seja necessário fazer alterações ao batch ou às entradas relacionadas)
Rejected: Os itens no Batch foram rejeitados e será adicionada uma nota correspondente ao registo. Os itens podem ser modificados e o Batch pode ser modificado. A opção para submeter novamente ficará disponível após a correção necessária
Approved: O Batch foi aceite e pode ter sido adicionada uma nota de aprovação ao registo de aprovação. O Batch já não pode ser modificado e os registos não podem ser modificados nem adicionados a outro batch.
Pay Scheduled: Estado de processo opcional que indica que o Batch foi processado pela Payroll. Algumas organizações podem usar a etapa de aprovação para indicar o reembolso ou o estado final, pelo que este estado não é usado por todas as organizações.

Criar um novo Batch

Clicar em "+" para iniciar a criação do Batch. Dê um nome ao seu Batch e clique em Create

Isto cria o Draft Batch para edição.

Ao abrir o Draft Batch, obtém a Detailed View.

Ao escolher o botão + Add Entry, abre-se a caixa de pesquisa para as entradas de Mileage e Expense ainda não submetidas.

Selecione o filtro relevante ( Mileage / Expense – Timeframe – Activity )

Escolha os registos a adicionar ao batch

Depois de adicionados, pode rever o batch completo e o histórico

Depois de todos os registos serem adicionados, clique no botão Submit Batch , para adicionar a sua nota e depois em Submit

Rever Batches rejeitados / Editar Batches

Se tiver um Batch rejeitado, pode rever os itens que foram rejeitados e fazer as correções. Se houver alterações, pode submeter novamente o Batch.

Ao submeter, pode adicionar a sua nota para submeter novamente o Batch.

Pode escolher Unsubmit Batch para poder editar o Batch e adicionar ou remover entradas. Isto também lhe permite editar os registos associados ao Batch.

Batch Submission – TripLog Web Dashboard

Visão geral do Batch

Na página Mileage and Expense, pode adicionar rapidamente itens a um batch existente, criar um novo batch ou editar/remover um batch existente.

View Batches: Abre a Batch List
Add to Batch: Opções
- + Create & Add to Batch
- - Batches that are Open
- X Remove from Batch

Pode ver os itens associados a um batch, bem como selecionar itens e adicioná-los a um novo batch. Verá todos os estados relacionados dos registos individuais associados ao estado do batch.

Adicionar itens a um Batch

Selecionar itens e depois adicionar ao Batch

Selecione os itens que pretende adicionar a um Batch

Exemplo em vídeo

Escolha o menu Add to Batch (escolha uma opção)
- Selecione Create & Add to Batch para criar um novo Batch e adicionar os registos
- Selecione um Batch existente ao qual adicionar os registos