O TripLog Expense permite que organizações e utilizadores registem transações Profissionais, Pessoais e relacionadas com o Veículo. Crie categorias personalizadas, configure categorias personalizadas e importe feeds bancários de bancos suportados.
Transações
As transações são o tipo de despesa criado pelas entradas na aplicação ou na Web. Estas podem ser identificadas pela Categoria de Despesa e pela Atividade Profissional indicadas no momento do registo. A criação de uma nova transação pode ser efetuada na aplicação TripLog através de OCR (reconhecimento ótico de carateres) para digitalizar ou importar o seu recibo e preencher automaticamente parte dos dados, além de anexar o recibo à transação. Também pode inserir a transação manualmente na aplicação ou na Web sem importar o recibo. Se estiver interessado na configuração, clique em [LINK] para avançar para a secção de configuração abaixo.
Criar uma Nova Transação
Ao clicar em Adicionar Receita/Despesa, é possível abrir a caixa de diálogo para introduzir as suas informações. Existe um tutorial sobre como registar uma despesa e utilizar a função OCR no artigo de formação do condutor AQUI.
* Esta é uma vista de uma entrada de Administrador; note que o nome de utilizador não aparece na sua própria conta de utilizador único.
Opções de Entrada:
Obrigatório:
Data: Sempre obrigatório
Montante: Sempre obrigatório
Categoria: Sempre obrigatório
Atividade: Será preenchida com base na Categoria. Se se tratar de uma despesa relacionada com o veículo, não existirá uma atividade, uma vez que a despesa é contabilizada como utilização do veículo.
Opcional: (Pode ser exigido pela sua organização)
Estabelecimento:
Localização: Pode ser adicionada ou pode utilizar uma localização existente
Etiquetas: Utilizadas para relatórios, podem ser uma lista ou texto livre
Notas:
Lembrete: Utilizado para transações recorrentes, como manutenção do veículo ou custos anuais de matrícula.
Anexar Recibo: Na aplicação, o recibo pode ser anexado a partir da câmara do dispositivo ou da galeria e suporta a maioria dos formatos de fotografia. Na Web são suportados formatos de fotografia e PDF. Outros tipos de ficheiro podem não ser suportados.
Exemplo de Transação
Vista de Gráfico na Web
Vista Web de Transação Expandida
Ver Transações
As transações no menu de despesas são listadas por Data e Utilizador (equipas e Enterprise), incluindo depois a Categoria e quaisquer outras informações introduzidas com a transação.
Filtros Rápidos para o Período, Estado, Utilizador ou Filtros Avançados
Selecionar Todos os Registos na Página
Caixa de verificação para selecionar o item (utilizada para edição múltipla, submissões)
Indicador de Anexo (recibo anexado ao registo, pode ser necessário sincronizar com a cloud)
Indicador / Seletor de Categoria
Montante
Atividade Profissional
As Atividades Profissionais são a principal forma de categorizar transações profissionais específicas para categorias principais, como duas operações profissionais distintas. Exemplos para Utilizadores Premium seriam Uber vs. Doordash ou Negócio Imobiliário vs. Negócio de Empreiteiro. Para o Enterprise, isto pode ser entre unidades de negócio específicas, ou podem ser utilizadas Etiquetas para categorias mais pequenas
Etiquetas
As Etiquetas são universais no TripLog para categorizar transações e outros registos que podem ser filtrados nos relatórios e estão disponíveis na maioria dos filtros do TripLog.
Etiquetas e Campos Personalizados
A versão Enterprise do TripLog oferece opções de etiquetas personalizadas, bem como campos personalizados. Isto permite aos utilizadores definir com mais detalhe os registos associados a diferentes atividades, para que possam ser reportados posteriormente conforme as necessidades da organização. Consulte a opção Campos Personalizados no centro de ajuda para mais informações.
Configurar o Registo de Despesas
No Painel Web do TripLog, o Utilizador Principal (individual) ou o Administrador Principal (Teams e Enterprise) podem configurar algumas opções sobre a forma como as Transações são registadas.
Personalização
Opções disponíveis para ativar na página de Personalização
Ativar Despesas / Transações
As despesas podem ser registadas na Aplicação através de Entrada Manual ou na Web através de Entrada Manual ou de Integrações de Feeds Bancários.
Ativar Captura de Recibos
A Captura de Recibos é uma definição opcional que permite aos utilizadores anexar recibos a transações e viagens. Estes podem ser obtidos a partir da galeria de fotografias do dispositivo ou diretamente da câmara. A introdução de recibos na Web pode suportar outros ficheiros, mas não é recomendado utilizar tipos de ficheiro variados. [Como Capturar um Recibo]
Ativar Feeds Bancários
Permite que os utilizadores se liguem a Feeds Bancários para importar automaticamente transações de bancos suportados (Integração Finicity) [Artigo sobre Feeds Bancários]
Ativar Transações de Combustível
As Transações de Combustível podem ser adicionadas através da aplicação com digitalização de recibo ou entrada manual. A digitalização do recibo tentará obter os seguintes campos por OCR juntamente com a captura do recibo: Custo Total, Custo por Unidade (Galão/Litro), Número de Unidades (Galão/Litro) e a Data. Pode validar se os valores estão corretos antes de guardar. [Como Capturar um Recibo]
Com base no registo do veículo, o consumo de combustível será calculado entre abastecimentos.
Ativar Gestão de Aprovações (Apenas Enterprise)
Os Limites de Gastos e os Recibos Obrigatórios podem ser ativados para limitar o tipo ou as informações necessárias numa transação a ser aprovada por um supervisor.
Outras Definições Disponíveis
Categorias de Despesa
As Categorias de Despesa podem ser configuradas na Web em Transações > Categorias. Estas são as opções que ficarão disponíveis para os utilizadores ao introduzir novas transações. Existe uma lista pré-carregada de categorias que pode editar conforme necessário. [Avançar para a Secção de Configuração]
Grupos de Impostos (opcional para clientes canadianos, é apresentado quando o Código do País está definido.) Quando o País está definido como Canadá, a opção de menu fica disponível.
Categorias de Despesa
As Categorias de Despesa são fornecidas numa lista para a entrada de despesas/transações, de forma a categorizar e codificar a transação específica com a descrição correta, bem como o código de relatório. Pode utilizar livremente as Categorias de Despesa existentes, pré-carregadas na conta; trata-se de uma lista geral e pode adicionar as suas próprias categorias ou substituí-las todas. Pode escolher a opção Ocultar Todas as Predefinições para ocultar as categorias predefinidas.
As categorias de despesa têm de ter um código único, pelo que, se estiver a tentar criar uma nova e receber um erro, pode existir uma Categoria desativada/oculta que pode reutilizar/renomear. Ocultar a categoria torna-a indisponível na criação de transações.
Tipos de Categorias
Receita: Categorias para documentar receitas
Despesa de Veículo: Despesas relacionadas com o veículo que devem estar associadas ao veículo e ao custo de o operar.
Despesa Profissional: Despesas relacionadas com compras ou transações necessárias para documentar despesas ou taxas profissionais
Transferência: Categorias para transferências internas, de forma a não duplicar os montantes nos relatórios
Itens de Despesa de Veículo: Os itens de Despesa de Veículo estarão relacionados com um utilizador e veículo específicos. As despesas relacionadas com o veículo não terão a Atividade Profissional associada; assim, se precisarem de ser transações reembolsáveis, o Administrador terá de criar uma Despesa Profissional semelhante que não esteja associada a um veículo. Para um utilizador único, a associação ao veículo estará relacionada com a utilização do veículo e aplicável às deduções fiscais disponíveis.
Limites de Gastos
Os Limites de Gastos estão disponíveis para clientes Enterprise e estão diretamente ligados ao processo de Gestão de Aprovações. Temos um vídeo para os utilizadores sobre como submeter e como resolver Erros de Limite de Gastos. [Submeter Despesas]
A configuração de um limite de gastos aplica-se às transações definidas pela regra e pode sobrepor-se a outros limites de gastos. Embora possa haver vários limites de gastos, será necessário resolver o de maior gravidade para que o item passe pelo processo. Um exemplo disto pode ser o facto de ser exigido um recibo para todas as transações, mas não ser permitida nenhuma transação acima de 100 USD, pelo que uma transação de 150 USD pode exigir um recibo, mas não pode ser submetida devido ao limiar de mais de 100 USD, que não permite a sua submissão.
Opções de Limite de Gastos
Adicionar uma Regra de Limite de Gastos
Âmbito: Obrigatório:
Predefinição: Por Transação
O que é que o Limite precisa de medir (Por Transação, Por Dia, Por Semana de 7 dias, Por Mês ou Por Ano)
Categoria:
Predefinição: Qualquer Categoria
Associe o Limite de Gastos a todas as categorias ou a uma categoria específica
Departamento:
Predefinição: Nenhum
Associe regras específicas a Departamentos específicos; isto permite que as configurações sejam diferentes por grupo. Os Departamentos são configuráveis em Gerir utilizadores
Etiquetas:
Predefinição: Nenhum
Associe regras de limite de gastos a transações com etiquetas específicas. As etiquetas podem ser obrigatórias e configuradas numa lista selecionável, para garantir a utilização e o acionamento corretos do limite de gastos.
Banco/Cartão:
Predefinição: Qualquer
Escolher Sim ou Não define se a transação teve origem num Feed Bancário. Exemplo: Alguns utilizadores podem precisar de informações adicionais, como recibos, para Cartões da Empresa importados através dos Feeds Bancários.
Limiar:
Montante relacionado com a Regra de Limite de Gastos (o montante tem de ser igual ou superior a 1 USD)
Ação: O requisito caso a transação ou o intervalo cumpra a regra de limite de gastos.
Exigir Recibos: Existe um anexo na transação (não existe validação automática da qualidade ou do conteúdo)
Exigir etiquetas ou notas: Está presente uma Etiqueta ou uma nota (não existe validação automática da qualidade ou do conteúdo). O item terá um indicador de aviso vermelho.
Exigir Categoria de Despesa Válida: Uma importação/feed bancário pode gerar uma transação com uma Categoria inválida ou desatualizada/desativada; esta regra verifica se está a ser utilizada uma categoria válida.
Não pode ser submetida: Esta ação não permite que o utilizador submeta a entrada de todo
Emitirá um Aviso: Indica que existe algo que viola a regra, mas que não impede a submissão ou aprovação. Isto pode aplicar-se a utilizadores com níveis de aprovação elevados, mas não os impede de processar a submissão ou aprovação. O item terá um indicador de aviso amarelo.
Referência:
Lista de Categorias de Despesa Predefinidas
Grupo de Categoria | Nome | Código |
Income | Income | Income |
Income | Interest and dividend income | Dividend |
Income | Other income | OtherIncome |
Income | Product sales | Sales |
Income | Reimbursed expenses received | Reimburse |
Income | Services provided | Services |
Vehicle Expense | Vehicle - Gasoline/diesel/petrol | Gas |
Vehicle Expense | Vehicle - Electric Charging | Charging |
Vehicle Expense | Vehicle - Oil | Oil |
Vehicle Expense | Vehicle - Tires | Tires |
Vehicle Expense | Vehicle - Repairs and maintenance | Repairs |
Vehicle Expense | Vehicle - Vehicle insurance | Insurance |
Vehicle Expense | Vehicle - Registration/license fees | Registration |
Vehicle Expense | Vehicle - Garage rent | Garage |
Vehicle Expense | Vehicle - Lease/rental fees | Lease |
Vehicle Expense | Vehicle - Property taxes | Taxes |
Vehicle Expense | Vehicle - Interest on vehicle | Interest |
Vehicle Expense | Vehicle - Other expenses | Other |
Business Expense | Accounting / tax preparation | Accounting |
Business Expense | Advertising | Advertising |
Business Expense | Bank fees | BankFees |
Business Expense | Business loan | Loan |
Business Expense | Business use of your home | BusinessHome |
Business Expense | Charitable donations | Donations |
Business Expense | Commissions and fees | Commissions |
Business Expense | Computer hardware | Hardware |
Business Expense | Computer internet services | Internet |
Business Expense | Computer software | Software |
Business Expense | Contract labor | Contractors |
Business Expense | Cost of goods sold | CostOfGoods |
Business Expense | Credit and collection fees | Collection |
Business Expense | Customer returns | Returns |
Business Expense | Depletion | Depletion |
Business Expense | Depreciation | Depreciation |
Business Expense | Dues / subscriptions | Dues |
Business Expense | Employee benefit programs | EmpBenefit |
Business Expense | Equipment / materials | Equipment |
Business Expense | Gifts | Gifts |
Business Expense | Health insurance | Health |
Business Expense | Insurance (other than health) | InsuranceBiz |
Business Expense | Interest - Mortgage (paid to banks, etc.) | InterestMort |
Business Expense | Interest - Other | InterestOther |
Business Expense | Legal and professional services | LegalProf |
Business Expense | Meal - Breakfast | Meal-Breakfast |
Business Expense | Meals and entertainment | Meals |
Business Expense | Mileage | Mileage |
Business Expense | Office expense | Office |
Business Expense | Other business expenses | OtherBiz |
Business Expense | Payroll taxes | PayrollTaxes |
Business Expense | Pension and profit-sharing plans | Pension |
Business Expense | Rent or lease - Other business property | RentOther |
Business Expense | Rent or lease - Vehicles, machinery, and equipment | RentEquipment |
Business Expense | Repairs and maintenance | RepairsBiz |
Business Expense | Shipping / delivery | Shipping |
Business Expense | Startup costs | Startup |
Business Expense | Supplies | Supplies |
Business Expense | Taxes and licenses | TaxesLicenses |
Business Expense | Telephone | Phone |
Business Expense | Training / education | Training |
Business Expense | Travel - Baggage and shipping | TravelBaggage |
Business Expense | Travel - Lodging | TravelLodging |
Business Expense | Travel - Misc | TravelMisc |
Business Expense | Travel - Transportation | Transportation |
Business Expense | Uniforms | Uniforms |
Business Expense | Utilities | Utilities |
Business Expense | Vendor fees | VendorFees |
Business Expense | Wages | Wages |
Transfer | Assets | Assets |
Transfer | Bank transfer | BankTransfer |
Transfer | Credit card payment | CreditCard |
Transfer | Other non-business | OtherNonBiz |
Transfer | Owner equity | Equity |
Transfer | Owner investment / drawings | InvestWithdraw |