O TripLog Expense permite que organizações e utilizadores registem transações relacionadas com negócios, pessoais e com veículos. Crie categorias personalizadas, configure categorias personalizadas e importe feeds bancários de bancos suportados.

Transações

As transações são o tipo de despesa criado pelas entradas da aplicação ou da Web. Podem ser identificadas pela Expense Category e pela Business Activity no momento da introdução. Pode criar uma nova transação na aplicação TripLog utilizando OCR (reconhecimento ótico de caracteres) para digitalizar ou importar o seu recibo, o que preenche automaticamente parte dos dados e anexa o recibo à transação. Também pode introduzir a transação manualmente na aplicação ou na Web sem importar o recibo. Se estiver interessado na configuração, clique em [LINK] para avançar para a secção de configuração abaixo.

Criar uma nova transação

Ao clicar em Add Income/Expense, abre-se a caixa de diálogo para introduzir os seus dados. Existe um tutorial sobre como introduzir uma despesa e utilizar a função OCR no artigo de formação do Driver AQUI.

* Esta é uma vista a partir de uma entrada de Admin. Note que o nome de utilizador não aparece na sua própria conta de utilizador único.

Opções de entrada:

Obrigatório:

Date: Sempre obrigatório

Amount: Sempre obrigatório

Category: Sempre obrigatório

Activity: É preenchida com base na Category. Se se tratar de uma despesa relacionada com o veículo, não haverá atividade, uma vez que a despesa é contabilizada para a utilização do veículo.

Opcional: (pode ser exigido pela sua organização)

Merchant:

Location: Pode ser adicionada ou pode utilizar uma localização existente

Tags: Utilizadas para relatórios, pode ser uma lista ou texto livre

Notes:

Reminder: Utilizado para transações recorrentes, como manutenção do veículo ou custos anuais de matrícula.

Attach Receipt: Na aplicação, o recibo pode ser anexado a partir da câmara do dispositivo ou da biblioteca, sendo suportados a maioria dos formatos de fotografia. Na Web são suportados formatos de fotografia e PDF. Outros tipos de ficheiro podem não ser suportados.

Exemplo de transação

Vista de gráfico na Web

Vista Web de transação expandida

Ver transações

As transações no menu Expense são apresentadas por Date e User (Teams e Enterprise) e incluem depois a Category e quaisquer outras informações introduzidas com a transação.

Filtros rápidos para TimeFrame, Status, User ou Advanced Filters
Select All Records on Page
Caixa de verificação para selecionar o item (utilizada para Multi-edit, Submissions)
Indicador de Attachment (recibo anexado ao registo, pode ser necessário sincronizar com a cloud)
Indicador/seletor de Category
Amount

Business Activity

As Business Activities são a principal forma de categorizar transações comerciais específicas para categorias maiores, como duas operações comerciais distintas. Exemplos para utilizadores Premium seriam Uber vs Doordash ou Realtor Business vs Contractor Business. Para Enterprise, isto pode ser feito entre unidades de negócio específicas, ou podem ser utilizadas Tags para categorias mais pequenas.

Tags e campos personalizados

A versão Enterprise do TripLog oferece opções de tags personalizadas, bem como campos personalizados. Isto permite aos utilizadores definir com mais detalhe os registos associados a diferentes atividades, para depois serem reportados conforme as necessidades da organização. Para mais informações, consulte a opção Custom Fields no Help Center.

Configurar o Expense Tracking

No TripLog Web Dashboard Primary User (individual) ou Primary Admin (Teams and Enterprise) podem configurar algumas opções sobre como as Transactions são registadas.

Customization

Opções disponíveis para ativar na página Customization

Enable Expenses / Transactions
- As Expenses podem ser registadas na App através de Manual Entry ou na Web através de Manual Entry ou Bank Feed Integrations.
Enable Receipt Capture
- Receipt Capture é uma definição opcional que permite aos utilizadores anexar Receipts a Transactions e Trips. Estes podem ser obtidos a partir da Galeria de Fotos do dispositivo ou diretamente da câmara. A introdução de recibos na Web pode suportar outros ficheiros, mas não é recomendado utilizar tipos de ficheiro variados. [Como digitalizar um recibo]
Enable Bank Feeds
- Permite que os utilizadores se liguem a Bank Feeds para importar automaticamente transações de bancos suportados (Finicity Integration) [Artigo sobre Bank Feeds]
Enable Fuel Transactions
- As Fuel Transactions podem ser adicionadas através da app com a digitalização de um recibo ou introdução manual. A digitalização do recibo tenta obter os seguintes campos através de OCR, juntamente com o Receipt Capture: Total Cost, Cost Per Unit (Gallon/Liter), Number of Units (Gallon/Liter) e a Date. Pode validar se os valores estão corretos antes de guardar. [Como digitalizar um recibo]
- Com base na entrada do veículo, a Fuel Economy é calculada entre abastecimentos.
Enable Approval Management (apenas Enterprise)
- Podem ser ativados Spending Limits e Required Receipts para limitar o tipo ou as informações exigidas numa transação a ser aprovada por um supervisor.

Outras definições disponíveis

Expense Categories
- As Expense Categories podem ser configuradas em Transactions > Categories na Web. Estas são as opções que ficarão disponíveis para os utilizadores ao introduzir novas transações. Existe uma lista de categorias pré-carregada que pode editar consoante as suas necessidades. [Avançar para a secção de configuração]
Tax Groups (opcional para clientes canadianos, é apresentado quando o Country Code está definido.) Quando o Country está definido como Canadá, a opção de menu fica disponível.

Expense Categories

As Expense Categories são fornecidas numa lista para a entrada de despesas/transações, de modo a categorizar e codificar a transação específica com a descrição correta, bem como o código de relatório. Pode utilizar livremente as Expense Categories pré-carregadas na conta; trata-se de uma lista geral e pode adicionar as suas próprias ou substituí-las todas. Pode escolher a opção Hide All Preset para ocultar as categorias predefinidas.

As Expense Categories têm de ter um código único. Por isso, se estiver a tentar criar uma nova e receber um erro, pode existir uma Category desativada/oculta que pode reutilizar/renomear. Ocultar a categoria torna-a indisponível na criação de transações.

Tipos de categorias

Income: Categorias para documentar receitas

Vehicle Expense: Despesas relacionadas com o veículo que devem estar associadas ao veículo e ao custo de o utilizar.

Business Expense: Despesas relacionadas com compras ou transações necessárias para documentar despesas ou encargos relacionados com o negócio

Transfer: Categorias para transferências internas, de modo a não duplicar os valores nos relatórios

Vehicle Expense Items: Os itens de Vehicle Expense estão relacionados com um utilizador e um veículo específicos. As despesas relacionadas com o veículo não têm a Business Activity associada, pelo que, caso precisem de ser transações reembolsáveis, o Admin terá de criar uma Business Expense semelhante que não esteja associada a um veículo. Para um único utilizador, a associação ao veículo está relacionada com a utilização do veículo e aplica-se às deduções fiscais disponíveis.

Spending Limits

As Spending Limits estão disponíveis para clientes Enterprise e estão diretamente ligadas ao processo de Approval Management. Temos um vídeo para os utilizadores sobre como submeter e como resolver Spending Limit Errors. [Submeter despesas]

A configuração de um spending limit aplica-se às transações definidas pela regra e pode sobrepor-se a outros spending limits. Embora possa haver vários spending limits, a violação de maior gravidade tem de ser resolvida para que o item avance no processo. Um exemplo disto pode ser que é necessário um recibo para todas as transações mas não é permitida nenhuma transação superior a 100 $ pelo que uma transação de 150 $ pode exigir um recibo, mas não pode ser submetida devido ao facto de o limite de 100 $ ser ultrapassado, o que não permite a sua submissão.

Opções de Spending Limit

Adicionar uma regra de Spending Limit

Scope: Obrigatório:

Default: Per Transaction

O que é que o Limit precisa de medir (Per Transaction, Per Day, Per Week [7 dias], Per Month ou Per Year)

Category:

Default: Any Category

Associa o Spending Limit a todas as categorias ou a uma categoria específica

Dept:

Default: None

Associa regras específicas a Departments específicos, permitindo que as configurações sejam diferentes por grupo. Os Departments são configuráveis em Manage users

Tags:

Default: None

Associa regras de spending limit a transações com tags específicas. As Tags podem ser tornadas obrigatórias e configuradas numa lista selecionável, para garantir a utilização correta e o acionamento do spending limit.

Bank/Card:

Default: Any

Escolher Yes ou No define se a transação teve origem num Bank Feed. Exemplo: alguns utilizadores podem precisar de informações adicionais, como recibos, para Company Cards importados através dos Bank Feeds.

Threshold:

Valor relacionado com a regra de Spending Limit (o valor tem de ser 1 $ ou superior)

Action: O requisito caso a transação ou o intervalo cumpra a regra de spending limit.

Require Receipts: Existe um Attachment na transação (não existe validação automática da qualidade ou do conteúdo)

Require tags or notes: Existe uma Tag ou uma nota (não existe validação automática da qualidade ou do conteúdo). O item terá um indicador de aviso vermelho.

Require Valid Expense Category: Uma importação/Bank Feed pode gerar uma transação com uma Category inválida ou desatualizada/desativada; esta regra verifica se está a ser utilizada uma categoria válida.

Cannot be submitted: Esta Action não permite de todo que o utilizador submeta a entrada

Will Raise a Warning: Indica que existe uma violação da regra, mas não impede a submissão ou aprovação. Isto pode aplicar-se a utilizadores com níveis de aprovação elevados, mas não os impede de processar a submissão ou aprovação. O item terá um indicador de aviso amarelo.

Referência:

Lista de Expense Categories predefinidas

Category Group	Name	Code
Income	Income	Income
Income	Interest and dividend income	Dividend
Income	Other income	OtherIncome
Income	Product sales	Sales
Income	Reimbursed expenses received	Reimburse
Income	Services provided	Services
Vehicle Expense	Vehicle - Gasoline/diesel/petrol	Gas
Vehicle Expense	Vehicle - Electric Charging	Charging
Vehicle Expense	Vehicle - Oil	Oil
Vehicle Expense	Vehicle - Tires	Tires
Vehicle Expense	Vehicle - Repairs and maintenance	Repairs
Vehicle Expense	Vehicle - Vehicle insurance	Insurance
Vehicle Expense	Vehicle - Registration/license fees	Registration
Vehicle Expense	Vehicle - Garage rent	Garage
Vehicle Expense	Vehicle - Lease/rental fees	Lease
Vehicle Expense	Vehicle - Property taxes	Taxes
Vehicle Expense	Vehicle - Interest on vehicle	Interest
Vehicle Expense	Vehicle - Other expenses	Other
Business Expense	Accounting / tax preparation	Accounting
Business Expense	Advertising	Advertising
Business Expense	Bank fees	BankFees
Business Expense	Business loan	Loan
Business Expense	Business use of your home	BusinessHome
Business Expense	Charitable donations	Donations
Business Expense	Commissions and fees	Commissions
Business Expense	Computer hardware	Hardware
Business Expense	Computer internet services	Internet
Business Expense	Computer software	Software
Business Expense	Contract labor	Contractors
Business Expense	Cost of goods sold	CostOfGoods
Business Expense	Credit and collection fees	Collection
Business Expense	Customer returns	Returns
Business Expense	Depletion	Depletion
Business Expense	Depreciation	Depreciation
Business Expense	Dues / subscriptions	Dues
Business Expense	Employee benefit programs	EmpBenefit
Business Expense	Equipment / materials	Equipment
Business Expense	Gifts	Gifts
Business Expense	Health insurance	Health
Business Expense	Insurance (other than health)	InsuranceBiz
Business Expense	Interest - Mortgage (paid to banks, etc.)	InterestMort
Business Expense	Interest - Other	InterestOther
Business Expense	Legal and professional services	LegalProf
Business Expense	Meal - Breakfast	Meal-Breakfast
Business Expense	Meals and entertainment	Meals
Business Expense	Mileage	Mileage
Business Expense	Office expense	Office
Business Expense	Other business expenses	OtherBiz
Business Expense	Payroll taxes	PayrollTaxes
Business Expense	Pension and profit-sharing plans	Pension
Business Expense	Rent or lease - Other business property	RentOther
Business Expense	Rent or lease - Vehicles, machinery, and equipment	RentEquipment
Business Expense	Repairs and maintenance	RepairsBiz
Business Expense	Shipping / delivery	Shipping
Business Expense	Startup costs	Startup
Business Expense	Supplies	Supplies
Business Expense	Taxes and licenses	TaxesLicenses
Business Expense	Telephone	Phone
Business Expense	Training / education	Training
Business Expense	Travel - Baggage and shipping	TravelBaggage
Business Expense	Travel - Lodging	TravelLodging
Business Expense	Travel - Misc	TravelMisc
Business Expense	Travel - Transportation	Transportation
Business Expense	Uniforms	Uniforms
Business Expense	Utilities	Utilities
Business Expense	Vendor fees	VendorFees
Business Expense	Wages	Wages
Transfer	Assets	Assets
Transfer	Bank transfer	BankTransfer
Transfer	Credit card payment	CreditCard
Transfer	Other non-business	OtherNonBiz
Transfer	Owner equity	Equity
Transfer	Owner investment / drawings	InvestWithdraw

TripLog Expense – Visão geral