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Introdução:
Nos vídeos anteriores, explicámos como registar a quilometragem e utilizar a aplicação. Neste vídeo, vamos analisar o registo e a comunicação de despesas.
Primeiros passos
Se a sua organização tiver ativado a funcionalidade Expenses, poderá aceder ao separador das transações na aplicação. Se não o vir de imediato, pode estar dentro da secção "Show more". Deverá ver as opções Transaction e/ou Fuel na sua aplicação, consoante as opções que a sua empresa tenha ativado. Se não as vir, poderá ser necessário efetuar uma sincronização completa dos dados ou verificar se tem sessão iniciada na conta correta. Se achar que falta uma opção, contacte o seu administrador para verificar se o módulo de captura de despesas do TripLog foi ativado.
Para rever brevemente algumas definições básicas, se ainda não concedeu as permissões necessárias de câmara ou armazenamento, poderá ser necessário ativá-las para utilizar corretamente funcionalidades como a captura automática de recibos. Para mais informações, consulte os vídeos anteriores sobre as permissões necessárias.
Transaction
Para começar a capturar uma transação, pode tocar no símbolo azul de mais para adicionar uma nova transação. Pode introduzir a informação manualmente ou importar um recibo. Ao utilizar a captura automática de recibos, tem a opção de tirar uma fotografia em direto ou utilizar uma fotografia da galeria do seu dispositivo. Se ainda não concedeu acesso à câmara ou ao armazenamento, ser-lhe-á pedido que o faça. Aceite e continue. A captura de recibos é um serviço opcional, pelo que poderá não ver esta opção se a sua empresa não a tiver ativado.
Ao aceder à sua galeria, poderá ser necessário navegar até ao local onde a fotografia está guardada; isto pode variar consoante o dispositivo e o sistema operativo.
Captura da transação
Ao utilizar a captura em direto, certifique-se de que a superfície está bem iluminada e de que o recibo está, idealmente, plano e focado. A aplicação irá pedir-lhe para recortar a imagem e submetê-la. Após a submissão, tentará importar os dados da imagem através de reconhecimento ótico de carateres (OCR). Valide os dados importados antes de guardar, uma vez que variações na qualidade de impressão de alguns recibos podem resultar em informações incorretas.
Depois de guardada, pode atualizar as informações de despesa corretas ou adicionais e guardá-las. A aplicação só permite importar imagens padrão a partir da galeria. Se precisar de anexar outros documentos, como recibos em PDF, terá de utilizar o painel web para os carregar tal como estão. Uma dica, caso utilize apenas a aplicação, é tirar uma captura de ecrã do documento que precisa de anexar para o poder utilizar na aplicação.
Para a submissão de despesas, consulte o vídeo anterior sobre submissão. Tenha em atenção que, se a sua organização tiver limites de despesas ou requisitos de despesas, como recibos ou etiquetas, receberá um erro e uma nota para corrigir a despesa com o problema. Se tiver mais perguntas, contacte o administrador do TripLog para obter ajuda.
Captura de Despesas
Se a sua organização tiver ativado a funcionalidade Expenses, poderá aceder ao separador das transações na aplicação. Se não o vir de imediato, pode estar dentro da secção "Show more". Deverá ver as opções Transaction e/ou Fuel na sua aplicação, consoante as opções que a sua empresa tenha ativado. Se não as vir, poderá ser necessário efetuar uma sincronização completa dos dados ou verificar se tem sessão iniciada na conta correta. Se achar que falta uma opção, contacte o seu administrador para verificar se o módulo de captura de despesas do TripLog foi ativado.
Transactions
As transações variam entre despesas relacionadas com o veículo e despesas profissionais ou pessoais. Tenha em atenção que as despesas relacionadas com o veículo não têm uma atividade profissional associada. Assim, se não existir qualquer custo associado à utilização do veículo, poderá ser necessário criar uma atividade para a categoria Business.
Ao adicionar uma transação, poderá importar um recibo para preencher automaticamente os campos Total, Date e Merchant do registo. Pode utilizar uma fotografia existente ou tirar uma em direto para importar. Após a importação automática e o OCR, o recibo será anexado ao registo da transação.
Também pode atualizar e introduzir todos os detalhes manualmente se não tiver um recibo, ou simplesmente se precisar de adicionar a despesa e anexar o recibo mais tarde. Lembre-se de que a sua organização pode exigir que um recibo seja anexado antes de a despesa poder ser submetida para reembolso. Confirme junto do administrador da sua empresa o que é necessário.
Captura Automática de Despesas por OCR
Fuel
As transações de combustível são itens de despesa específicos que lhe permitem capturar informações particulares sobre combustível na despesa registada. Campos como o custo por galão/litro ou o total de galões/litros só serão visíveis no separador Fuel. O registo de combustível aparecerá no menu Transactions, mas mostrará menos informações.
Campos de combustível adicionais
Vehicle - Relacionado com o veículo que está a abastecer
Odometer - Retirado da quilometragem, corresponde ao conta-quilómetros atual no momento em que a transação é criada. Se estiver a introduzir uma transação passada, poderá ser necessário atualizá-lo.
MPG (fuel economy) - Mede o consumo de combustível quando as compras são marcadas como atestos completos. Utiliza o total de galões em relação às milhas percorridas.
Taxes - Associe impostos à transação de combustível se tiver alguma isenção baseada na localização
Location - Pode ser adicionada após a compra, mas permitir-lhe-á marcar a localização se for registada em direto.
Captura Automática de Combustível por OCR
Guia de Submissão de Despesas
Se precisar de ver o processo de submissão de despesas com mais detalhe, consulte ESTE ARTIGO