A Gestão de Aprovações e a Gestão de Aprovações em Lote estão incluídas no nosso serviço Enterprise; pode verificar e atualizar o seu plano na página de faturação.

A funcionalidade de aprovação em lote permite à sua organização aumentar a personalização quanto ao momento e à forma como os utilizadores submetem os seus registos de quilometragem e despesas para aprovação. Esta funcionalidade permite aos utilizadores consolidar aprovações com notas personalizadas, facilitando a associação desses itens a registos específicos. Este fluxo de trabalho simplificado aumenta a eficiência dos seus gestores no processo de aprovação.

Depois de configurar a Submissão em Lote, deverá ver os Botões de Lote na Área de Aprovação. A versão antiga do Processo de Aprovação terá os Estados individuais disponíveis, e a nova opção terá os botões View Batches e Create Batch

Consulte o Guia do Utilizador abaixo para saber como Criar e Submeter um Lote, com os passos para a sua criação. Apenas um utilizador pode Criar, Adicionar Registos ou Submeter/Modificar um Lote. Criar um lote a partir do diálogo cria uma submissão de lote para o utilizador atual. (O Administrador Principal pode criar um lote para um utilizador selecionando-o no filtro rápido para visualização, tendo acesso aos lotes existentes desse utilizador)

Aprovação em Lote - Guia do Utilizador
Ligação para o guia do utilizador sobre a utilização da Submissão em Lote na aplicação ou na web.

Ao rever lotes, pode aceder-lhes através de qualquer página que contenha registos. As páginas de Viagens e Despesas terão todas o botão View Batches e o menu pendente Batches, que lista os seus lotes.

Na vista de Lotes, poderá ver o resumo de todos os Lotes pendentes e abertos. Estes incluem o Nome do Utilizador, o Nome do Lote, o Resumo das Entradas, o período de data de início e fim dos Registos incluídos, e o valor total em dólares do lote.

Ao clicar no registo, poderá rever e Aprovar ou Rejeitar o lote selecionado. O lote terá detalhes resumidos de todo o lote, bem como os itens individuais de Despesas e Quilometragem. Incluirá também um histórico dos registos, incluindo quaisquer notas de aprovação ou rejeição associadas ao lote.

Se o lote contiver itens que precisem de ser rejeitados, pode selecioná-los e marcá-los como rejeitados para os devolver ao utilizador para correção. O utilizador poderá corrigir os registos e submetê-los novamente.

Ao escolher Reject Entries, poderá selecionar os itens que precisa de rejeitar, adicionar uma nota e depois guardar a entrada para notificar o utilizador das correções necessárias.

Assim que o lote for validado e puder ser aprovado, basta abrir o lote e selecionar approve. O campo de nota pode ser atualizado, se necessário, e depois Approved. Isto retira o lote do estado submetido e notifica o utilizador de que o lote foi aprovado e processado.

O passo final do processo de aprovação, caso seja enviado para a folha de pagamento para reembolso, é marcar o lote como Pay Scheduled, indicando que o registo foi Pago.