Approval Management Workflow
O componente web de Approval Management da TripLog permite aos colaboradores submeter viagens e/ou despesas, e aos supervisores rever, aprovar ou rejeitar. A partir daí, os contabilistas podem agendar o pagamento. As notificações por email, o estado do fluxo de trabalho, as notas e as funcionalidades de ausência são intuitivas e fáceis de utilizar. Para ativar o componente para a organização, o administrador deve aceder à conta web > Manage > Settings e selecionar Approval Management > Save Settings.
Nota: Independentemente do conjunto de permissões, um utilizador não pode aprovar os seus próprios registos.
As funcionalidades e regras de negócio incluem:
Os condutores terão a opção de menu «Approval» ou «Submission» nas aplicações móveis, e os botões «Submit» e «Unsubmit» na página Trips do dashboard web, em Approval. Os administradores/gestores verão os botões «Approve» e «Reject». Os contabilistas verão também o botão «Schedule Pay», além de todos os outros botões. Aceda a web > Manage > User Settings para definir as funções dos utilizadores.
Na página Trips do dashboard web, os utilizadores podem selecionar quaisquer viagens e tentar submeter, aprovar, rejeitar ou agendar o pagamento. O sistema verifica as condições e determina se a operação pode prosseguir ou se será ignorada, com um aviso apresentado ao utilizador.
Verificação de estado. Só são permitidas as transições de estado de uma caixa para outra representadas no diagrama do Fluxo de Aprovação.
Verificação de permissões. Só o utilizador que é o proprietário ou o supervisor do proprietário pode operar num determinado registo.
Depois de uma viagem ser submetida, o condutor não pode editá-la, a menos que seja rejeitada; nesse caso, o utilizador pode editá-la e submetê-la novamente.
Será enviado um email ao supervisor ou ao proprietário da viagem, com cópia (cc) para o requerente, informando que o estado de aprovação foi alterado.
Um supervisor pode definir a data de início e fim de ausência na sua página de Perfil web. Além disso, pode definir um delegado de aprovação alternativo, em vez do supervisor direto predefinido.
Quando o supervisor direto está ausente, o email será recebido pelo supervisor seguinte na hierarquia ou pelo delegado de aprovação alternativo.
Os supervisores podem ver, na página do Dashboard web, uma fila de viagens/despesas submetidas pelos seus subordinados diretos ou pelos subordinados diretos que lhes foram delegados.
Só os administradores podem ser atribuídos como supervisores de alguém. Um administrador não pode ser o seu próprio supervisor.
Se não estiver atribuído um supervisor, um condutor ainda pode submeter viagens, alterando assim o estado de aprovação, mas não serão enviados emails.
Através da API web da TripLog, o back-office também pode alterar o estado de aprovação.