Fluxo de Trabalho do Approval Management
O componente web Approval Management do TripLog permite aos funcionários submeter viagens e/ou despesas, e aos supervisores rever/aprovar/rejeitar. A partir daí, os contabilistas podem agendar o pagamento. As notificações por email, o estado do fluxo de trabalho, as notas e as funcionalidades de ausência são intuitivas e fáceis de utilizar. Para ativar o componente para a organização, o administrador deve aceder à conta web > Manage > Settings e selecionar Approval Management > Save Settings.
Nota: Independentemente do conjunto de permissões, um utilizador não pode aprovar os seus próprios registos.
As funcionalidades e regras de negócio incluem:
Os condutores terão a opção de menu “Approval” ou “Submission” nas aplicações móveis, e os botões “Submit” e “Unsubmit” na página Trips do painel web, em Approval. Os administradores/gestores verão os botões “Approve” e “Reject”. Os contabilistas verão também o botão “Schedule Pay”, além de todos os outros botões. Aceda a web > Manage > User Settings para definir as funções dos utilizadores.
A partir da página Trips do painel web, os utilizadores podem selecionar quaisquer viagens e tentar submetê-las, aprová-las, rejeitá-las ou agendar o pagamento. O sistema verifica as condições e determina se a operação pode prosseguir ou se será ignorada, com um aviso apresentado ao utilizador.
Verificação de Estado. Só são permitidos os fluxos de estado de uma caixa para outra representados no gráfico do Approval Workflow.
Verificação de Permissões. Apenas o utilizador que é o proprietário ou o supervisor do proprietário pode operar num determinado registo de dados.
Depois de uma viagem ser submetida, o condutor não pode editá-la. A menos que seja rejeitada, caso em que o utilizador pode editá-la e submetê-la novamente.
Será enviado um email ao supervisor ou ao proprietário da viagem, com cópia para o requerente, informando que o estado de aprovação foi alterado.
Um supervisor pode configurar a data de início e fim de ausência na sua página de Perfil na web. Além disso, pode configurar um delegado de aprovação alternativo, em vez do supervisor imediato predefinido.
Quando o supervisor imediato está ausente, o próximo supervisor na cadeia, ou o delegado de aprovação alternativo, receberá o email.
Os supervisores podem ver uma fila de viagens/despesas submetidas pelos seus subordinados diretos ou pelos subordinados diretos delegados, na página Dashboard da web.
Apenas os administradores podem ser atribuídos como supervisor de alguém. Um administrador não pode ser o seu próprio supervisor.
Se não for atribuído um supervisor, um condutor ainda pode submeter viagens, alterando assim o estado de aprovação, mas não serão enviados emails.
Através da Web API do TripLog, o back-office também pode alterar o estado de aprovação.