AVISO: Estas instruções e funcionalidades destinam-se especificamente aos administradores do plano TripLog Enterprise.
Criar uma Nova Conta
Oferecemos a possibilidade de configurar uma conta por autoatendimento através da nossa Avaliação gratuita, mas recomendamos vivamente que contacte um membro da nossa equipa de vendas para uma demonstração das funcionalidades e vantagens do TripLog.
Para começar a utilizar a conta da sua empresa, é importante registar-se online primeiro. Caso ainda não o tenha feito, aceda a www.TripLog.net e clique em "Register" no topo da página. Clique no botão Register New Account para aceder diretamente a essa opção.
Preencha a informação solicitada na página de registo. Se lhe tiver sido atribuído um código de referência, pode utilizá-lo aqui, selecionando a caixa junto a "I have a referral code" e introduzindo-o em seguida.
Aqui está um exemplo dos ecrãs adicionais para configurar uma conta Enterprise.
Sinta-se à vontade para solicitar uma demonstração depois de concluir a configuração, para se familiarizar melhor com as funcionalidades do TripLog.
Painel
Ao aceder pela primeira vez à sua conta, será apresentada a página Dashboard Overview. Aqui verá widgets e informações gerais sobre a sua conta. Dispomos de muitas ferramentas, incluindo Gráficos de Desempenho e Tendências já preparados para compreender a utilização por parte da sua empresa.
Integração
Estão disponíveis tutoriais de integração que lhe mostrarão o processo de configuração e os passos necessários para configurar a sua conta de acordo com as suas necessidades. A qualquer momento, pode agendar assistência ou contactar a nossa equipa de vendas ou suporte com quaisquer questões que tenha.
Adicionar Utilizadores
Para adicionar utilizadores à sua conta, aceda ao botão Manage e selecione Users.
Pode adicionar utilizadores individualmente à conta clicando no botão Add User, ou pode importar utilizadores em massa com o modelo de importação. Nota: ao adicionar o utilizador, este receberá um e-mail de boas-vindas com informações sobre como transferir a aplicação e iniciar sessão na aplicação ou na web. Com a Importação, pode optar por não enviar o e-mail de boas-vindas de imediato.
ADD USER: Adicione utilizadores manualmente introduzindo o Nome, o Endereço de E-mail e quaisquer outras informações opcionais
IMPORT: Adicione/modifique utilizadores em massa através de uma Importação CSV. Estão disponíveis opções adicionais no menu de importação.
Quick Filter: Filtre rapidamente Utilizadores Ativados/Desativados
Filters: Filtre os seus utilizadores para encontrar facilmente alguém
Importar Utilizadores
Para adicionar um grande número de utilizadores, pode aceder a Manage → Users → Import User. Para garantir o carregamento correto dos utilizadores, edite o ficheiro CSV de exemplo fornecido através do botão Download Template CSV. A importação da lista também pode modificar os perfis dos utilizadores, por isso certifique-se de que todas as informações estão devidamente preenchidas ao importar.
Configuração e Opções do Utilizador
Ao adicionar um utilizador, certifique-se de definir os privilégios adequados e de adicionar quaisquer departamentos, supervisores, etc.
Nota: Quando os utilizadores são desativados, toda a conta do utilizador fica inativa, sem qualquer acesso.
Permissões do Utilizador
Admin
Permite ao utilizador ver e editar todos os dados de utilizadores, executar relatórios e gerir contas de utilizador.
Primary Admin
Existe um "Primary Admin" com privilégios elevados; apenas outros Primary Admins podem conceder/ver esta permissão.
Tem acesso a Billing e Settings, quando não limitado pelas definições de departamento
Pode ser selecionado como Supervisor Aprovador no Processo de Aprovação
User Manager
Se o Administrador não estiver selecionado como Primary Admin, pode gerir utilizadores com esta permissão selecionada.
Se a Permissão estiver desmarcada, continuam disponíveis para serem selecionados como Supervisor Aprovador no Processo de Aprovação.
App User
concede acesso ao início de sessão na aplicação móvel, à capacidade de sincronizar dados e ao início de sessão e acesso ao painel Web.
Acesso limitado - só pode ver e editar os seus próprios relatórios e dados.
Accountant
Vista apenas de leitura dos dados e relatórios dos utilizadores.
Se incluído com permissões de administrador adicionais, permite ao utilizador aprovar viagens de qualquer pessoa (incluindo as suas próprias) e marcá-las como "Schedule Pay" (ou como aprovadas).
Bloqueado
O utilizador não pode eliminar viagens nem alterar os dados, a hora, a localização e a quilometragem da viagem depois de esta ter sido registada.
Se selecionado, existe uma subopção Allow Delete para reduzir a necessidade de intervenção dos administradores.
Disabled
Utilizador Inativo - Sem acesso e removido dos totais de faturação.
Além disso, os administradores podem adicionar definições específicas para os utilizadores, tais como:
Definições de Função do Utilizador
Número de Telefone
Será utilizado ao enviar o e-mail/SMS de boas-vindas
Isto também é utilizado para o suporte telefónico em direto para Teams e Enterprise, para validar subscrições. O número de telefone a partir do qual liga tem de corresponder a este registo.
Departamento/Escritório
Os administradores/gestores só verão utilizadores do seu próprio Departamento/Escritório.
Podem ser atribuídos vários Departamentos aos Gestores para aumentar a visibilidade.
Approval Supervisor
Seleção do administrador para o Approval Supervisor, que terá visibilidade e será notificado quando o utilizador submeter registos no processo de aprovação.
Isto é definido se o utilizador necessitar de aprovação de um supervisor atribuído.
Os administradores podem definir delegados para reencaminhar pedidos de aprovação quando estiverem ausentes.
Definições de Opções de Quilometragem
Dedução de Milhas de Deslocação
O número de milhas isentas das viagens diárias de um utilizador será apresentado e deduzido dos relatórios ao serem carregados para o QuickBooks, ADP ou outras ferramentas de contabilidade.
Pode ser configurado na Import Tool
Taxa de Quilometragem do Utilizador
Esta é a taxa de quilometragem para viagens não pessoais. Esta substitui a taxa de quilometragem profissional predefinida do sistema.
Opção Bloquear AutoStart
Define o AutoStart para o utilizador específico. Pode ser útil para substituir a definição da empresa
Definições de Opções de Tempo (Disponível com o Suplemento Time)
Modo de Registo de Tempo
Clock In/Out ou Duration, consoante o método de introdução pretendido.
Salário
Defina $XX / Hour ou Year para definir se é por hora ou assalariado e defina um valor para o relatório. (não afeta as integrações, uma vez que a maioria exige que a taxa seja definida no software de processamento salarial
Calendário de Ausências
Trata-se de um PTO (ausência remunerada) específico atribuído ao utilizador, com base na acumulação, início/fim do vínculo laboral, etc.
Saldo de Ausências
Defina os valores do utilizador para Time-off ao solicitar ausência. Pode ser excedido, mas com aprovação. Disponível a importação para configuração.
Perfil do Condutor
Informação opcional a adicionar para fins de registo. O administrador pode carregar documentos relevantes para conseguir acompanhar documentação atual, como certificações, registos ou outros documentos com prazo. Defina o prazo de validade e o utilizador e o supervisor serão notificados quando o documento expirar.
