Com a versão Enterprise do TripLog, tem acesso ao processo Approval Management. Este tutorial vai incidir sobre o fluxo de trabalho do administrador no painel Web.

Consulte o Processo de Aprovação para obter mais detalhes sobre a alteração de estado e o fluxo do processo.

Se um administrador estiver definido como supervisor do utilizador na página de gestão de utilizadores, receberá uma notificação para qualquer viagem, despesa ou registo de tempo submetido, com uma nota do utilizador.

Nota sobre a edição e correção de registos no processo de aprovação: se um registo estiver submetido, o utilizador não pode modificá-lo, mas o administrador pode atualizar as informações do registo. Isto será registado no registo de auditoria. Para que um utilizador possa ajustar um registo submetido, terá de anular a submissão, ou o administrador terá de o rejeitar para que o item volte a ser editável. Assim que um registo tiver o estado de pagamento agendado ou for carregado para uma integração de processamento de salários, deixa de poder ser editado.

Aceda a Dashboard > Overview, na secção das aprovações pendentes.

Ao clicar em REVIEW, irá aceder às viagens, despesas ou registos de tempo do utilizador que se encontram atualmente no estado submetido.

Ao clicar na revisão, irá aceder aos registos a analisar.

Pode pesquisar itens de aprovação pendentes ou concluídos utilizando o filtro por utilizador e pelo estado submetido, nos filtros rápidos ou no filtro avançado.

Pode aprovar ou rejeitar as entradas submetidas. Para alterar o estado, selecione os registos a atualizar marcando a caixa de verificação à esquerda da entrada e, em seguida, escolha a alteração de estado adequada no menu de aprovação.

Consoante as suas permissões, verá no registo as opções Approve ou Reject, outras permissões irão adicionar estados adicionais, incluindo (Submit, Unsubmit, e Pay Schedule). Vamos focar-nos no estado Aprovar ou Rejeitar.

Depois de selecionar os registos e de os aprovar, será apresentada uma caixa de confirmação com a opção de adicionar uma nota. Se estiver a rejeitar itens, recomenda-se que informe o utilizador sobre o que precisa de ser corrigido. Isto pode ser feito individualmente ou em lote. O utilizador receberá um e-mail de notificação a informar que os registos foram aprovados ou rejeitados, com a nota e uma ligação para consultar os registos.

Segue-se um exemplo rápido da utilização do filtro rápido para confirmar que a aprovação está concluída.

Pode consultar o histórico de auditoria de um item ao passar o cursor sobre o estado do registo. Pode clicar nesse registo para obter um histórico das etapas pelas quais o processo passou, com registos de hora. Estes registos também estão disponíveis nos relatórios e nos registos exportados.

Na página de relatórios, pode filtrar os registos pelo estado atual.

Existe um estado final para o qual os registos podem ser movidos, Pagamento agendado; isto indica que o item foi reembolsado e já não pode ser

É adicionada funcionalidade adicional para administradores com a permissão de Contabilista.

Pode gerar relatórios para os itens atualmente com o estado Approved num determinado período

Assim que os relatórios são carregados e estão prontos para serem enviados para o processamento de salários, o administrador com a permissão de Contabilista pode utilizar Schedule Pay All para indicar que os itens estão agendados para pagamento ou que já foram pagos, de modo a removê-los das aprovações pendentes de pagamento. Isto irá marcar todos os itens no filtro atual com o estado Pay Scheduled.

Clique num utilizador para consultar as submissões pendentes. Pode consultar os detalhes da viagem, despesa ou registo de tempo para depois aprovar ou rejeitar individualmente.

Ao analisar uma entrada única, pode aprová-la ou rejeitá-la. Será apresentado um campo de notas que pode preencher. Este será enviado ao utilizador juntamente com o e-mail de notificação de aprovação ou rejeição.

Pode optar por aprovar ou rejeitar várias entradas marcando as caixas individuais dos itens a atualizar, ou marcando a caixa no canto superior esquerdo para selecionar tudo. Ao aprovar ou rejeitar as entradas, o campo de notas será apresentado e permitirá adicionar uma mensagem à notificação.

Pode consultar entradas de todos os utilizadores ou de utilizadores individuais por estado e período de tempo. Isto permite-lhe ver aprovações anteriores, submissões pendentes ou rejeições pendentes que possam necessitar de acompanhamento. Consoante o âmbito da análise, pode ser recomendável ver estes registos na web.

O componente Web Approval Management do TripLog permite aos colaboradores submeter viagens e/ou despesas, e aos supervisores analisar, aprovar ou rejeitar. A partir daí, os contabilistas podem agendar o pagamento. As notificações por e-mail, o estado do fluxo de trabalho, as notas e as funcionalidades de ausência do escritório são intuitivas e simples de utilizar. Para ativar o componente para a organização, o administrador deve aceder a web account > Manage > Settings e selecionar Approval Management > Save Settings.

Nota: independentemente do conjunto de permissões, um utilizador não pode aprovar os seus próprios registos.

O processo de aprovação inclui um histórico de auditoria disponível para os registos submetidos através do processo de aprovação.

Created: criação inicial do registo pelo utilizador ou administrador

Updated: o registo é modificado ou ajustado, com os itens relevantes indicados que são monitorizados. (algumas alterações não são registadas, como a alteração de atividades profissionais, notas ou etiquetas)

Submitted: registo de hora quando o utilizador submete o registo.

Rejected: registo de hora e administrador que rejeitou, com o comentário incluído

Approved: registo de hora e administrador que aprovou, com o comentário incluído

Pay Scheduled: registo de hora e administrador

Exemplo:

Ao clicar na área verde indicada, será apresentado o histórico da viagem do registo

Progressão com campos adicionais à medida que o registo é submetido.

O registo é rejeitado com uma nota.

O utilizador corrigiu e voltou a submeter.