Com a versão Enterprise do TripLog, tem acesso ao processo de Approval Management. Este tutorial aborda o fluxo de trabalho do Admin no Web Dashboard.

Consulte o Processo de Aprovação para obter detalhes sobre a alteração de estado e o fluxo.

Se um admin estiver definido como Supervisor do utilizador na página Manage Users, recebe uma notificação para cada viagem, despesa ou registo de tempo submetido, com uma nota do utilizador.

Nota sobre a edição e correção de registos no processo de aprovação: se um registo estiver Submitted, o utilizador não pode modificá-lo, mas o Admin pode atualizar informações no registo. Isto fica registado no Audit log. Para que um utilizador ajuste um registo submetido, tem de fazer Unsubmit, ou o Admin tem de o rejeitar para que o item volte a ser editável. Assim que um registo estiver Pay Scheduled ou for carregado numa integração de Payroll, deixa de poder ser editado.

Aceda a Dashboard > Overview em Approvals Pending.

Clicar em REVIEW abre as viagens, despesas ou registos de tempo do utilizador que se encontram atualmente no estado Submitted.

Clicar na revisão leva-o aos registos a rever.

Pode pesquisar itens de aprovação pendentes ou concluídos utilizando o filtro por utilizador e o estado Submitted nos Quick Filters ou no Advanced Filter.

Pode aprovar ou rejeitar os registos submetidos. Para alterar o estado, selecione os registos a atualizar marcando a caixa de verificação à esquerda do registo e depois escolha a alteração de estado pretendida no Approval Menu.

No registo, consoante as suas permissões, verá as opções Approve ou Reject, outras permissões acrescentam ainda outros estados, incluindo (Submit, Unsubmit e Pay Schedule). Vamos focar-nos nos estados Approve e Reject.

Depois de selecionar os registos e de os aprovar, aparece uma caixa de confirmação com a opção de adicionar uma nota. Ao rejeitar itens, recomenda-se informar o utilizador do que precisa de ser corrigido. Isto pode ser feito individualmente ou em lote. O utilizador recebe um e-mail de notificação a informar que os registos foram aprovados ou rejeitados, com a nota e um link para rever os registos.

Aqui está um exemplo rápido de como usar o Quick Filter para confirmar que a aprovação está concluída.

Pode consultar o Audit Trail de um item passando o cursor sobre o estado do registo. Pode clicar nesse registo para obter um histórico das etapas do processo com registos de hora. Estes registos também estão disponíveis nos relatórios e nos dados exportados.

Na página Reports, pode filtrar registos pelo estado atual.

Existe um estado final para o qual os registos podem ser movidos, Pay Scheduled, que indica que o item foi reembolsado e já não pode ser

É adicionada funcionalidade adicional para Admins com a permissão Accountant.

Pode gerar relatórios dos itens atualmente Approved num determinado período

Depois de os relatórios serem carregados e recolhidos para envio à Payroll, o Admin com a permissão Accountant pode escolher Schedule Pay All para indicar que os itens estão agendados para pagamento ou já foram pagos, removendo-os da Pending Approval a pagar. Isto marca todos os itens no filtro atual com o estado Pay Scheduled.

Clique num utilizador para rever as submissões pendentes. Pode consultar os detalhes da viagem, despesa ou registo de tempo e depois aprová-los ou rejeitá-los individualmente.

Ao rever uma entrada única, pode aprová-la ou rejeitá-la. Aparece um campo de notas onde pode escrever um texto. Este é enviado ao utilizador com o e-mail de notificação da aprovação ou rejeição.

Pode aprovar ou rejeitar várias entradas clicando nas caixas individuais dos itens a atualizar ou marcando a caixa no canto superior esquerdo para selecionar todos. Ao aprovar ou rejeitar as entradas, aparece o campo de notas, onde pode acrescentar uma mensagem à notificação.

Pode rever entradas de todos os utilizadores ou de utilizadores individuais por estado e período. Isto permite-lhe ver aprovações anteriores, submissões pendentes ou rejeições pendentes que possam precisar de acompanhamento. Consoante o âmbito da revisão, pode ser recomendável ver estes registos na versão web.

O componente web Approval Management do TripLog permite aos colaboradores submeter viagens e/ou despesas, e aos supervisores rever/aprovar/rejeitar. A partir daí, os accountants podem agendar o pagamento. As notificações por e-mail, o estado do workflow, as notas e as funcionalidades de ausência são intuitivas e simples de usar. Para ativar o componente para a organização, o administrador deve aceder à conta web > Manage > Settings e selecionar Approval Management > Save Settings.

Nota: Independentemente das permissões definidas, um utilizador não pode aprovar os seus próprios registos.

O processo de aprovação inclui um Audit Trail disponível para os registos submetidos através do processo de aprovação.

Created: Criação inicial do registo pelo utilizador ou admin

Updated: O registo é modificado ou ajustado, com indicação dos itens relevantes que são monitorizados. (Algumas alterações não são registadas, como alterações a Business Activities, Notes ou Tags)

Submitted: Registo de hora em que o utilizador submete o registo.

Rejected: Registo de hora e admin que rejeitou, com comentário incluído

Approved: Registo de hora e admin que aprovou, com comentário incluído

Pay Scheduled: Registo de hora e admin

Exemplo:

Clicar na área verde indicada abre o Trip History do registo

Progressão com campos adicionais à medida que o registo é submetido.

O registo é rejeitado com uma nota.

Corrigido pelo utilizador e submetido novamente.