Este guia orienta os administradores nos passos para desativar corretamente a conta TripLog de um funcionário despedido, preservar os seus dados e evitar cobranças de faturação inesperadas.
Antes de desativar a conta
Aviso: ao desativar a conta de um utilizador, este receberá uma notificação por e-mail a informar que a sua conta foi desativada por um administrador. Perderá o acesso ao painel web e à aplicação móvel.
Conclua primeiro estes passos, como boa prática, para resolver quaisquer assuntos pendentes com o utilizador.
Passo 1: resolver aprovações pendentes
Se a sua organização utiliza o fluxo de aprovação, verifique se o funcionário tem viagens ou despesas pendentes de aprovação ou ainda em estado submetido.
Inicie sessão no seu painel web do TripLog em app.triplog.net
Aceda a Reports e filtre pelo nome do funcionário
Filtre por Approval Status: Pending ou Submitted
Aprove, rejeite ou agende o pagamento de quaisquer itens pendentes antes de desativar a conta
Nota: as viagens que estejam em estado submetido no momento em que uma conta é desativada permanecerão nesse estado. Continuarão a aparecer nos relatórios, mas não poderão ser editadas nem resubmetidas sem reativar temporariamente a conta.
Recomendamos resolver o processamento salarial, uma vez que pode estar fora do ciclo habitual. Se tiver atualmente uma integração com um sistema de processamento salarial e precisar de emitir um cheque fora do ciclo para reembolso, poderá querer marcar os itens como carregados para evitar incluí-los no ciclo salarial seguinte.
Passo 2: exportar os dados do funcionário (recomendado)
Embora os dados de viagens, despesas e tempo do funcionário permaneçam acessíveis aos administradores através de relatórios após a desativação da conta, recomendamos realizar uma exportação final como boa prática para os seus próprios registos.
Aceda a Reports no painel web
Defina o intervalo de datas para cobrir todo o período de permanência do funcionário (ou, pelo menos, o ano atual)
Filtre pelo nome do funcionário
Transfira o relatório em formato CSV e/ou PDF
Partilhe-o com a sua equipa de contabilidade ou de recursos humanos, conforme necessário, para efeitos de arquivo
Nota: exportar antes de desativar a conta não é obrigatório; os dados não se perdem quando uma conta é desativada. Este passo destina-se apenas à sua própria documentação.
Desativar a conta
Depois de concluir os passos anteriores, desative a conta do funcionário.
Inicie sessão no painel web do TripLog
Aceda a Manage → Users
Procure pelo nome ou endereço de e-mail do funcionário
Abra o perfil do utilizador
Assinale a caixa Disabled
Guarde as alterações
O funcionário perderá imediatamente o acesso à aplicação TripLog e ao painel web. Os seus dados históricos (viagens, despesas e registos de tempo) permanecerão intactos e acessíveis aos administradores através de relatórios.
Importante: os utilizadores desativados são removidos da sua contagem de faturação ativa. Não será cobrado por contas desativadas nos ciclos de faturação seguintes. Na faturação anual, o lugar fica disponível para ser atribuído a um novo utilizador.
Aceder aos dados de um funcionário desativado
Depois de desativar uma conta, ainda pode consultar e executar relatórios sobre os dados históricos do funcionário.
Aceda a Reports e utilize Advanced Filters (Filters) para pesquisar pelo nome do funcionário
Os utilizadores desativados não aparecerão nos menus pendentes de seleção rápida, mas estarão disponíveis através da pesquisa com filtros avançados
Se precisar de criar ou editar dados numa conta desativada (por exemplo, para adicionar uma viagem em falta ou corrigir um registo), terá de a reativar temporariamente; ver abaixo.
Reativar temporariamente uma conta
Se precisar de alterar os registos de um funcionário despedido depois de o desativar:
Aceda a Manage → Users
Localize o perfil do funcionário (utilize a pesquisa; os utilizadores desativados podem estar ocultos por predefinição)
Desmarque a caixa Disabled e guarde
Faça as alterações necessárias
Volte a desativar a conta imediatamente quando terminar, para evitar faturação adicional
Aviso: uma conta reativada conta como uma licença ativa e será incluída no seu próximo ciclo de faturação se ficar ativada. Desative sempre a conta assim que terminar as suas alterações.
Implicações na faturação
Estado da conta | É faturado? |
Ativa | Sim |
Desativada | Não |
Reativada temporariamente | Sim (durante esse período de faturação) |
Se tiver dúvidas sobre uma cobrança específica, consulte Painel Web - Gerir a Faturação ou contacte o suporte do TripLog.
Lista de verificação resumo
Aprovações pendentes resolvidas para o funcionário
Relatório de dados final exportado (recomendado)
Conta desativada em Manage → Users
Confirmado que o funcionário deixou de ter acesso à aplicação ou à web