Gerir contas de funcionários cessados no TripLog
Quando um funcionário deixa a sua organização, é essencial gerir a respetiva conta TripLog e os dados relacionados de forma rápida e correta. Este guia detalha as melhores práticas para gerir estas contas e garantir o acesso aos dados sempre que necessário.
Visão geral da gestão de contas de funcionários cessados
No TripLog, as contas de funcionários cessados podem ser desativadas quando a recolha de dados deixa de ser necessária. Deve também ter em conta quaisquer submissões por resolver ou itens pendentes antes de concluir o processo de gestão da conta. Os dados continuam acessíveis através dos relatórios; apenas o acesso do utilizador e a criação de dados por parte do utilizador serão terminados.
Aceder a registos de um funcionário cessado
Se precisar de aceder aos registos de viagens de um funcionário cessado, pode gerar relatórios e filtrar através de qualquer um dos filtros avançados. O funcionário e os itens relacionados não estarão disponíveis nos filtros rápidos nem nas listas pendentes de atribuição. Se precisar de criar dados associados ao utilizador cessado, a conta terá de ser temporariamente reativada.
Passos para reativar a conta:
Inicie sessão na sua conta de administrador do TripLog.
Aceda às definições de gestão de utilizadores.
Localize o perfil do funcionário cessado.
Altere o estado da conta para "active".
Esta ação restaura o acesso à conta do utilizador e, se a deixar ativa, será contabilizada como uma licença ativa na faturação. Certifique-se de que desativa o utilizador quando já não precisar de modificar registos.
Notas importantes
As contas reativadas mantêm todos os registos de viagens anteriormente associados a elas. Certifique-se de que cumpre as políticas de retenção de dados ao consultar ou processar esses registos.
Depois de aceder aos dados necessários ou de os processar, desative a conta conforme necessário para manter uma gestão eficaz dos utilizadores e evitar custos de faturação adicionais.