Soumission par lot - Application TripLog

Soumission par lot

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Consulter les lots disponibles

Dans la vue Lots, vous pouvez voir un aperçu des lots disponibles, des lots en cours (Brouillon, Soumis, Rejeté) ou des lots terminés (Approuvé ou Paiement planifié). Un utilisateur ne peut ajouter ou supprimer des éléments que dans ses propres lots. S'il dispose de la visibilité administrateur, il ne pourra ni créer de lots ni y ajouter des éléments d'utilisateur.

Brouillon : créé et ouvert à la modification. Non visible par les administrateurs tant qu'il n'est pas soumis
Soumis : envoyé au responsable approbateur pour approbation/rejet ; les entrées associées ne peuvent pas être modifiées et le lot ne peut pas être modifié. (L'option « Annuler la soumission » est disponible avant l'approbation si des modifications doivent être apportées au lot ou aux entrées associées)
Rejeté : les éléments du lot ont été rejetés et une note associée sera appliquée à l'enregistrement. Les éléments peuvent être modifiés et le lot peut être modifié. L'option de resoumission sera disponible après la correction nécessaire
Approuvé : le lot a été accepté et une note d'approbation peut avoir été ajoutée à l'enregistrement d'approbation. Le lot ne peut pas être modifié et les enregistrements ne peuvent pas être modifiés ni ajoutés à un autre lot.
Paiement planifié : statut de processus facultatif qui indique que le lot a été traité par la paie. Certaines organisations peuvent utiliser l'étape d'approbation pour indiquer le remboursement ou l'état final ; ces statuts ne sont donc pas utilisés par toutes les organisations.

Créer un nouveau lot

En cliquant sur le « + », vous démarrez la création du lot. Nommez votre lot et cliquez sur Créer

Cela créera le lot brouillon à modifier.

L'ouverture du lot brouillon vous donnera la vue détaillée.

En choisissant le bouton + Ajouter une entrée, la boîte de dialogue de recherche s'ouvrira pour les entrées de kilométrage et de dépenses non soumises.

Sélectionnez le filtre pertinent ( Kilométrage / Dépenses - Période - Activité )

Choisissez les enregistrements à ajouter au lot

Une fois ajoutés, vous pouvez consulter le lot global et l'historique

Une fois tous les enregistrements ajoutés, cliquez sur le bouton Soumettre le lot pour ajouter votre note et Soumettre

Consulter les lots rejetés / Modifier les lots

Si vous avez un lot rejeté, vous pouvez consulter les éléments qui ont été rejetés et apporter des corrections. S'il y a des modifications, vous pouvez resoumettre le lot.

Lors de la soumission, vous pouvez ajouter votre note pour resoumettre le lot.

Vous pouvez choisir Annuler la soumission du lot pour pouvoir modifier le lot afin d'ajouter ou de supprimer des entrées. Cela vous permettra également de modifier les enregistrements associés au lot.

Soumission par lot - Tableau de bord Web TripLog

Aperçu des lots

Sur la page Kilométrage et Dépenses, vous pourrez rapidement ajouter des éléments à un lot existant, créer un nouveau lot ou modifier/supprimer un lot existant.

Voir les lots : ouvre la liste des lots
Ajouter au lot : options
- + Créer et ajouter au lot
- - Lots ouverts
- X Supprimer du lot

Vous pouvez voir les éléments associés à un lot, ainsi que sélectionner des éléments et les ajouter à un nouveau lot. Vous verrez tous les statuts associés aux enregistrements individuels rattachés au statut du lot.

Ajouter des éléments à un lot

Sélectionner des éléments puis les ajouter au lot

Sélectionnez les éléments que vous souhaitez ajouter à un lot

Exemple vidéo

Choisissez le menu Ajouter au lot (choisissez-en un)
- Sélectionnez Créer et ajouter au lot pour créer un nouveau lot et ajouter les enregistrements
- Sélectionnez un lot existant pour y ajouter les enregistrements