Avec notre version Enterprise de TripLog, vous avez accès au processus Approval Management. Ce guide portera sur le workflow Admin sur le tableau de bord Web.

Veuillez consulter le Processus d'approbation pour plus de détails sur le changement de statut et le déroulement du processus.

Si un administrateur est défini comme superviseur de l'utilisateur dans la page de gestion des utilisateurs, il recevra une notification pour tout trajet, dépense ou entrée de temps soumis, accompagné d'une note de l'utilisateur.

Remarque sur la modification et la correction des enregistrements dans le processus d'approbation : si un enregistrement est soumis, l'utilisateur ne peut pas le modifier, mais l'administrateur peut mettre à jour les informations qu'il contient. Cette action sera consignée dans le journal d'audit. Pour qu'un utilisateur puisse ajuster un enregistrement soumis, il doit annuler la soumission, ou l'administrateur doit le rejeter pour que l'élément redevienne modifiable. Une fois qu'un enregistrement est au statut de paiement planifié ou téléversé vers une intégration de paie, il ne peut plus être modifié.

Accédez à Dashboard > Overview, dans la section des approbations en attente.

En cliquant sur REVIEW, vous accédez aux trajets, dépenses ou entrées de temps de l'utilisateur actuellement au statut soumis.

En cliquant sur cette option de révision, vous accédez aux enregistrements à examiner.

Vous pouvez rechercher les éléments d'approbation en attente ou terminés à l'aide du filtre par utilisateur et par statut soumis, dans les filtres rapides ou le filtre avancé.

Vous pouvez approuver ou rejeter les entrées soumises. Pour modifier le statut, sélectionnez les enregistrements à mettre à jour en cochant la case à gauche de l'entrée, puis choisissez le changement de statut approprié dans le menu d'approbation.

Selon vos autorisations, vous verrez dans l'enregistrement les options Approve ou Reject, d'autres autorisations ajouteront des statuts supplémentaires, notamment (Submit, Unsubmit, et Pay Schedule). Nous nous concentrerons sur le statut Approuver ou Rejeter.

Après avoir sélectionné les enregistrements et les avoir approuvés, une boîte de confirmation apparaîtra avec une option pour ajouter une note. En cas de rejet d'éléments, il est recommandé d'indiquer à l'utilisateur ce qui doit être corrigé. Ces opérations peuvent être effectuées individuellement ou par lot. L'utilisateur recevra un e-mail de notification indiquant que les enregistrements ont été approuvés ou rejetés, avec la note et un lien pour consulter les enregistrements.

Voici un exemple rapide d'utilisation du filtre rapide pour confirmer que l'approbation est terminée.

Vous pouvez consulter la piste d'audit d'un élément en survolant le statut de l'enregistrement. Vous pouvez cliquer sur cet enregistrement pour obtenir l'historique des étapes suivies par le processus, avec horodatage. Ces enregistrements sont également disponibles dans les rapports et dans les exports.

Sur la page des rapports, vous pouvez filtrer les enregistrements par statut actuel.

Il existe un statut final permettant de faire passer les enregistrements à Paiement planifié ; cela indique que l'élément a été remboursé et ne peut plus être

Une fonctionnalité supplémentaire est ajoutée pour les administrateurs disposant de l'autorisation Comptable.

Vous pouvez générer des rapports pour les éléments actuellement au statut Approved sur une période donnée

Une fois que les rapports sont chargés et prêts à être envoyés à la paie, l'administrateur disposant de l'autorisation Comptable peut utiliser Schedule Pay All pour indiquer que les éléments sont programmés pour être payés ou ont déjà été payés, afin de les retirer de la liste des approbations en attente de paiement. Cette action marquera tous les éléments du filtre actuel avec le statut Pay Scheduled.

Cliquez sur un utilisateur pour consulter les soumissions en attente. Vous pouvez consulter les détails du trajet, de la dépense ou de l'entrée de temps, puis les approuver ou les rejeter individuellement.

Lors de l'examen d'une entrée unique, vous pouvez l'approuver ou la rejeter. Un champ de notes s'affichera et vous pourrez le compléter. Il sera envoyé à l'utilisateur avec l'e-mail de notification d'approbation ou de rejet.

Vous pouvez choisir d'approuver ou de rejeter plusieurs entrées en cochant les cases individuelles des éléments à mettre à jour, ou en cochant la case tout en haut à gauche pour tout sélectionner. Lors de l'approbation ou du rejet des entrées, le champ de notes s'affichera et vous permettra d'ajouter un message à la notification.

Vous pouvez consulter les entrées de tous les utilisateurs ou d'utilisateurs individuels par statut et par période. Cela vous permettra de voir les approbations passées, les soumissions en attente ou les rejets en attente nécessitant un suivi. Selon l'ampleur de la vérification, il peut être recommandé de consulter ces enregistrements sur le web.

Le composant web Approval Management de TripLog permet aux employés de soumettre des trajets et/ou des dépenses, et aux superviseurs de les examiner, approuver ou rejeter. Les comptables peuvent ensuite planifier le paiement. Les notifications par e-mail, le statut du workflow, les notes et les fonctionnalités d'absence du bureau sont intuitifs et simples à utiliser. Pour activer le composant pour l'organisation, l'administrateur doit se rendre sur web account > Manage > Settings, puis sélectionner Approval Management > Save Settings.

Remarque : quel que soit l'ensemble d'autorisations, un utilisateur ne peut pas approuver ses propres enregistrements.

Le processus d'approbation comprend une piste d'audit disponible pour les enregistrements soumis dans le cadre du processus d'approbation.

Created : création initiale de l'enregistrement par l'utilisateur ou l'administrateur

Updated : l'enregistrement est modifié ou ajusté, avec les éléments concernés indiqués et suivis. (certaines modifications ne sont pas enregistrées, comme le changement des activités professionnelles, des notes ou des étiquettes)

Submitted : horodatage au moment où l'utilisateur soumet l'enregistrement.

Rejected : horodatage et administrateur ayant rejeté l'enregistrement, avec le commentaire inclus

Approved : horodatage et administrateur ayant approuvé l'enregistrement, avec le commentaire inclus

Pay Scheduled : horodatage et administrateur

Exemple :

En cliquant dans la zone verte indiquée, l'historique du trajet de l'enregistrement s'affichera

Progression avec des champs supplémentaires au fur et à mesure que l'enregistrement est soumis.

L'enregistrement est rejeté avec une note.

L'utilisateur a corrigé et soumis à nouveau.