Le composant web Gestion des approbations de TripLog permet aux employés de soumettre des trajets et/ou des dépenses, et aux superviseurs de les examiner, approuver ou rejeter. À partir de là, les comptables peuvent programmer le paiement. Les notifications par e-mail, l'état du flux de travail, les notes et les fonctionnalités d'absence du bureau sont intuitifs et simples à utiliser. Pour activer le composant pour l'organisation, l'administrateur doit se rendre dans le compte web > Gérer > Paramètres et sélectionner Gestion des approbations > Enregistrer les paramètres.
Remarque : quel que soit l'ensemble de permissions, un utilisateur ne peut pas approuver ses propres enregistrements.
Les fonctionnalités et règles métier incluent :
Les conducteurs auront l'option de menu « Approbation » ou « Soumission » sur les applications mobiles, ainsi que les boutons « Soumettre » et « Annuler la soumission » sur la page Trajets du tableau de bord web, sous Approbation. Les administrateurs/gestionnaires verront les boutons « Approuver » et « Rejeter ». Les comptables verront également le bouton « Programmer le paiement » en plus de tous les autres boutons. Allez dans web > Gérer > Paramètres utilisateur pour définir les rôles des utilisateurs.
Depuis la page Trajets du tableau de bord web, les utilisateurs peuvent sélectionner n'importe quel trajet et tenter de le soumettre, l'approuver, le rejeter ou programmer le paiement. Le système vérifiera les conditions et déterminera si l'opération peut se poursuivre ou sera ignorée avec un avis donné à l'utilisateur.
Vérification du statut. Seuls les flux de statut d'une case à une autre représentés sur le graphique du flux de travail d'approbation sont autorisés.
Vérification des permissions. Seul l'utilisateur qui est propriétaire ou superviseur du propriétaire peut agir sur une entrée de données particulière.
Une fois qu'un trajet est soumis, le conducteur ne peut plus le modifier. Sauf s'il est rejeté, auquel cas l'utilisateur peut le modifier et le soumettre à nouveau.
Un e-mail sera envoyé au superviseur ou au propriétaire du trajet, avec le demandeur en copie, indiquant que le statut d'approbation a été modifié.
Un superviseur peut définir la date de début et de fin de son absence du bureau sur sa page de Profil web. De plus, il peut désigner un délégué d'approbation alternatif, au lieu du superviseur immédiat par défaut.
Lorsque le superviseur immédiat est absent du bureau, le superviseur suivant dans la hiérarchie, ou le délégué d'approbation alternatif, recevra l'e-mail.
Les superviseurs peuvent voir une file d'attente des trajets/dépenses soumis par leurs subordonnés directs ou leurs subordonnés directs délégués sur la page du tableau de bord web.
Seuls les administrateurs peuvent être désignés comme superviseur de quelqu'un. Un administrateur ne peut pas être son propre superviseur.
Si aucun superviseur n'est assigné, un conducteur peut tout de même soumettre des trajets, modifiant ainsi le statut d'approbation, mais aucun e-mail ne sera envoyé.
Via l'API web de TripLog, le back-office peut également modifier le statut d'approbation.