AVIS : Ces instructions et fonctionnalités concernent spécifiquement les administrateurs du forfait TripLog Enterprise.
Création d'un nouveau compte
Nous proposons la possibilité de configurer vous-même un compte grâce à notre essai gratuit, mais nous vous recommandons vivement de contacter un membre de notre équipe commerciale pour une démonstration des fonctionnalités et avantages de TripLog.
Pour commencer à utiliser le compte de votre entreprise, il est important de vous inscrire en ligne au préalable. Si ce n'est pas déjà fait, rendez-vous sur www.TripLog.net et cliquez sur « Register » en haut de la page. Cliquez sur le bouton Register New Account pour accéder directement à cette option.
Remplissez les informations demandées sur la page d'inscription. Si l'on vous a donné un code de parrainage, vous pouvez l'utiliser ici en cochant la case à côté de « I have a referral code », puis en le saisissant.
Voici un exemple des écrans supplémentaires pour la configuration d'un compte Enterprise.
N'hésitez pas à demander une démonstration après avoir terminé la configuration pour mieux découvrir les fonctionnalités de TripLog.
Tableau de bord
Lors de votre première connexion à votre compte, vous accédez à la page Dashboard Overview. Vous y trouverez des widgets et des informations générales sur votre compte. De nombreux outils sont disponibles, notamment des graphiques de performance et des tendances prêts à l'emploi pour comprendre l'utilisation de votre entreprise.
Intégration
Des tutoriels d'intégration sont disponibles pour vous présenter le processus de configuration et les étapes nécessaires pour adapter votre compte à vos besoins. Vous pouvez à tout moment planifier une assistance ou contacter notre équipe commerciale ou support pour toute question.
Ajouter des utilisateurs
Pour ajouter des utilisateurs à votre compte, accédez au bouton Manage et sélectionnez Users.
Vous pouvez ajouter des utilisateurs individuellement au compte en cliquant sur le bouton Add User, ou importer des utilisateurs en masse à l'aide du modèle d'importation. Remarque : lors de l'ajout, l'utilisateur recevra un e-mail de bienvenue contenant des informations sur la façon de télécharger l'application et de se connecter à l'application ou au Web. Avec l'importation, vous pouvez choisir de ne pas envoyer immédiatement l'e-mail de bienvenue.
ADD USER : ajoutez manuellement des utilisateurs en saisissant leur nom, leur adresse e-mail et toute autre information facultative
IMPORT : ajoutez/modifiez des utilisateurs en masse via une importation CSV. Des options supplémentaires sont disponibles dans le menu d'importation.
Quick Filter : filtrez rapidement les utilisateurs activés/désactivés
Filters : filtrez vos utilisateurs pour trouver facilement quelqu'un
Importer des utilisateurs
Pour ajouter un grand nombre d'utilisateurs, accédez à Manage → Users → Import User. Pour garantir un import correct des utilisateurs, modifiez le fichier CSV d'exemple fourni via le bouton Download Template CSV. L'import de la liste peut également modifier les profils utilisateurs ; veillez donc à ce que toutes les informations soient complètement renseignées lors de l'import.
Configuration et options utilisateur
Lors de l'ajout d'un utilisateur, veillez à définir les privilèges appropriés et à ajouter les services, superviseurs, etc.
Remarque : lorsque des utilisateurs sont désactivés, l'ensemble du compte utilisateur devient inactif, sans aucun accès.
Autorisations utilisateur
Admin
Permet à l'utilisateur de consulter et de modifier les données de tous les utilisateurs, d'exécuter des rapports et de gérer les comptes utilisateurs.
Primary Admin
Il existe un « Primary Admin » à privilèges élevés ; seuls d'autres Primary Admins peuvent accorder/consulter cette autorisation.
A accès à Billing et Settings, sauf limitation par les paramètres du service
Peut être sélectionné comme superviseur approbateur dans le processus d'approbation
User Manager
Si l'administrateur n'est pas défini comme Primary Admin, il peut gérer les utilisateurs grâce à cette autorisation.
Si l'autorisation est décochée, l'utilisateur reste disponible pour être sélectionné comme superviseur approbateur dans le processus d'approbation.
App User
accorde l'accès à la connexion sur l'application mobile, la possibilité de synchroniser les données, ainsi que la connexion et l'accès au tableau de bord Web.
Accès limité : peut uniquement consulter et modifier ses propres rapports et données.
Accountant
Vue en lecture seule des données et rapports des utilisateurs.
Si combiné à des autorisations d'administrateur supplémentaires, permet à l'utilisateur d'approuver les trajets de tout le monde (y compris les siens) et de les marquer comme « Schedule Pay » (ou comme approuvés).
Verrouillé
L'utilisateur ne peut pas supprimer de trajets ni modifier les données, l'heure, le lieu et le kilométrage d'un trajet une fois celui-ci enregistré.
Si sélectionné, une sous-option Allow Delete permet de réduire le besoin d'intervention des administrateurs.
Disabled
Utilisateur inactif : aucun accès et retiré des totaux de facturation.
De plus, les administrateurs peuvent ajouter des paramètres spécifiques pour les utilisateurs, tels que :
Paramètres de rôle utilisateur
Numéro de téléphone
Sera utilisé lors de l'envoi de l'e-mail/SMS de bienvenue
Ceci est également utilisé pour l'assistance téléphonique en direct pour Teams et Enterprise afin de valider les abonnements. Le numéro de téléphone d'appel doit correspondre à cette entrée.
Service/Bureau
Les administrateurs/responsables ne verront que les utilisateurs de leur propre service/bureau.
Plusieurs services peuvent être attribués aux responsables pour une meilleure visibilité.
Approval Supervisor
Sélection par l'administrateur de l'Approval Supervisor qui aura une visibilité et sera notifié lorsque l'utilisateur soumettra des enregistrements dans le processus d'approbation.
Ceci est défini si l'utilisateur nécessite l'approbation d'un superviseur désigné.
Les administrateurs peuvent définir des délégués pour transférer les demandes d'approbation en cas d'absence.
Paramètres des options de kilométrage
Déduction pour les miles de trajet domicile-travail
Le nombre de miles exemptés des trajets quotidiens d'un utilisateur sera affiché et déduit des rapports lors de leur envoi vers QuickBooks, ADP ou d'autres outils de comptabilité.
Peut être configuré dans l'Import Tool
Taux de kilométrage de l'utilisateur
Il s'agit du taux de kilométrage pour les trajets non personnels. Ce taux remplace le taux de kilométrage professionnel par défaut du système.
Option Lock Auto Start
Définit l'AutoStart pour l'utilisateur spécifique. Peut être utile pour remplacer le paramètre de l'entreprise
Paramètres des options de temps (disponible avec le module complémentaire Time)
Mode de suivi du temps
Clock In/Out ou Duration, selon la méthode de saisie souhaitée.
Salaire
Définissez $XX / Hour ou Year pour indiquer un salaire horaire ou fixe et définir une valeur pour les rapports. (n'affecte pas les intégrations, la plupart exigeant que le taux soit défini dans le logiciel de paie
Planning de congés
Il s'agit d'un congé payé (PTO) spécifique attribué à l'utilisateur, basé sur l'accumulation, la date de début/fin d'emploi, etc.
Solde de congés
Définissez les valeurs de l'utilisateur pour les congés lors d'une demande de congé. Peut être dépassé, mais avec approbation. Import disponible pour la configuration.
Profil du conducteur
Informations facultatives à ajouter à des fins de documentation. L'administrateur peut télécharger des documents pertinents afin de suivre les documents en cours, comme les certifications, l'immatriculation ou d'autres documents à durée limitée. Définissez la date d'expiration ; l'utilisateur et le superviseur seront alors notifiés lorsque le document expirera.
