Introduction de l’Administrateur à TripLog
⚠️ REMARQUE : Ces instructions et fonctionnalités sont spécifiques aux administrateurs du plan TripLog Enterprise.
Création d’un Nouveau Compte
Nous offrons la possibilité de créer un compte en libre-service avec notre essai gratuit, mais nous recommandons fortement de contacter un membre de notre équipe commerciale pour une démonstration des fonctionnalités et des avantages de TripLog.
Pour commencer à utiliser le compte de votre entreprise, il est important de d’abord vous inscrire en ligne.
Si ce n’est pas encore fait, allez sur www.TripLog.net et cliquez sur "S’inscrire" en haut.
Cliquez sur "Créer un Nouveau Compte" pour accéder à cette option.
Remplissez les informations demandées sur la page d’inscription.
Si vous disposez d’un code de parrainage, vous pouvez l’utiliser ici en cochant la case "J’ai un code de parrainage", puis en le saisissant.
Voici un exemple d’écran supplémentaire pour la configuration d’un compte Enterprise.
N’hésitez pas à demander une démonstration après avoir terminé la configuration pour vous familiariser davantage avec les fonctionnalités de TripLog.
Tableau de Bord
Lors de votre première connexion, vous accéderez à la page Vue d’ensemble du Tableau de Bord.
Vous y trouverez des widgets et des informations générales sur votre compte.
De nombreux outils sont disponibles, notamment des graphiques de performance et tendances préconfigurés pour vous aider à comprendre l’utilisation au sein de votre entreprise.
Intégration (Onboarding)
Des parcours d’intégration sont disponibles pour vous guider dans le processus de configuration selon vos besoins.
À tout moment, vous pouvez planifier une assistance ou contacter notre équipe commerciale ou de support si vous avez des questions.
Ajouter des Utilisateurs
Pour ajouter des utilisateurs à votre compte, accédez au bouton "Gérer", puis sélectionnez "Utilisateurs".
Vous pouvez ajouter des utilisateurs individuellement via le bouton "Ajouter un utilisateur", ou importer des utilisateurs en masse avec le modèle d’importation.
Remarque : Lorsqu’un utilisateur est ajouté, il recevra un e-mail de bienvenue contenant les instructions pour télécharger l’application et se connecter.
Avec l’importation en masse, vous pouvez choisir de ne pas envoyer l’e-mail de bienvenue immédiatement.
AJOUTER UN UTILISATEUR :
Ajoutez manuellement des utilisateurs en saisissant leur nom, adresse e-mail, et autres informations optionnelles.
IMPORTER :
Ajout/modification en masse des utilisateurs via une importation CSV. D’autres options sont disponibles dans le menu d’importation.
Filtre rapide : Filtrer rapidement les utilisateurs activés/désactivés
Filtres : Rechercher facilement un utilisateur spécifique
Importer des Utilisateurs
Pour ajouter un grand nombre d’utilisateurs :
Accédez à Gérer → Utilisateurs → Importer des utilisateurs
Téléchargez le fichier modèle en cliquant sur "Télécharger le Modèle CSV"
Modifiez ce fichier pour inclure toutes les informations nécessaires
⚠️ L'importation peut également modifier les profils utilisateurs. Assurez-vous que toutes les données sont bien remplies.
Configuration des Utilisateurs et Options
Lors de l’ajout d’un utilisateur, assurez-vous de lui attribuer les privilèges appropriés et de l’associer à un département, un superviseur, etc.
⚠️ Remarque : Si un utilisateur est désactivé, son compte devient totalement inactif et l'accès est bloqué.
Permissions Utilisateurs
Administrateur :
Peut consulter et modifier toutes les données des utilisateurs, générer des rapports et gérer les comptes.Administrateur Principal :
Permission élevée, uniquement modifiable par d'autres administrateurs principaux.
Accès à la facturation et aux paramètres (si non restreint par les départements).
Peut être désigné comme Superviseur Approbateur.Gestionnaire d’Utilisateurs :
Peut gérer les utilisateurs si cette permission est activée.
Peut également être désigné comme superviseur d’approbation.Utilisateur de l’Application :
Peut se connecter à l’application mobile, synchroniser des données et accéder au tableau de bord web.
Accès limité à ses propres rapports et données.Comptable :
Accès en lecture seule aux données et rapports des utilisateurs.
Si combiné avec des permissions administratives, peut approuver les trajets et marquer comme "Payé".Verrouillé :
L’utilisateur ne peut pas modifier ou supprimer les trajets après enregistrement.
Option secondaire : autoriser la suppression si nécessaire.Désactivé :
Utilisateur inactif, sans accès et exclu du total de facturation.
Autres Paramètres Administrateurs pour les Utilisateurs
Rôle de l’utilisateur
Numéro de téléphone :
Utilisé pour l'envoi de l'e-mail/SMS de bienvenue.
Également utilisé pour le support téléphonique Live pour Teams/Enterprise.Département/Bureau :
Les administrateurs ne verront que les utilisateurs de leur département.
Un manager peut superviser plusieurs départements.Superviseur d’approbation :
Assigné pour approuver les trajets/demandes des utilisateurs.
Les admins peuvent désigner des remplaçants pendant les absences.
Paramètres de Kilométrage
Déduction pour les trajets domicile-travail :
Nombre de kilomètres à exclure des rapports (pour intégration avec QuickBooks, ADP, etc.).Taux de remboursement :
Spécifique à l’utilisateur, remplace le taux standard de l’entreprise.Verrouillage de l’option de démarrage automatique :
Permet de définir un paramètre AutoStart propre à l’utilisateur.
Paramètres de Temps (option Time Tracking)
Mode de suivi du temps :
Entrée manuelle de la durée ou pointage (Entrée/Sortie).Salaire :
Spécifier un taux horaire ou annuel.
(N’affecte pas les intégrations, le taux doit être défini dans le logiciel de paie).Planning des congés :
Affecter un calendrier de congés spécifiques selon ancienneté, accumulation, etc.Solde de congés :
Définir les valeurs de congés disponibles.
Peut être dépassé avec approbation. Configurable par importation.
Profil du Conducteur
Informations optionnelles à des fins de suivi administratif.
Les administrateurs peuvent téléverser des documents (certificats, immatriculation, etc.) et définir une date d’expiration.
L’utilisateur et le superviseur seront notifiés à l’expiration du document.