Avec la version Enterprise de TripLog, vous avez accès au processus de Approval Management. Ce guide décrit le flux de travail de l’administrateur dans le Web Dashboard.
Nous vous recommandons de consulter d’abord le document Approval Process pour connaître les détails des changements de Status et du flux général.
Approval Process – Web Dashboard
(Vidéo du processus complet – sans audio)
Notification des éléments soumis (Submitted)
Si un administrateur est défini comme Supervisor d’un utilisateur dans la page Manage Users, il recevra une notification pour tout trajet, dépense ou entrée de temps soumis (Submitted) avec une note de l’utilisateur.
Modification et correction des enregistrements dans le processus d’approbation
Quand un enregistrement est en statut Submitted, l’utilisateur ne peut plus le modifier.
L’Admin peut toutefois mettre à jour les informations de l’enregistrement, et ces changements sont consignés dans l’Audit log.
Pour que l’utilisateur puisse corriger un enregistrement soumis, il faut soit :
Que l’utilisateur fasse Unsubmit, ou
Que l’Admin le Reject, afin qu’il redevienne modifiable.
Une fois qu’un enregistrement est Pay Scheduled ou Uploaded vers une intégration de paie, il ne peut plus être modifié.
Afficher les éléments en attente
Allez à : Dashboard > Overview, dans la section Approvals Pending.
En cliquant sur REVIEW, vous serez dirigé vers les trajets, dépenses ou entrées de temps de l’utilisateur qui sont actuellement en statut Submitted.
Vous pourrez alors examiner ces enregistrements en détail.
Recherche manuelle des éléments soumis (Submitted)
Vous pouvez aussi rechercher des éléments en attente ou complétés en utilisant :
Les Quick Filters, ou
Le Advanced Filter,
en filtrant par :
User, et
Status = Submitted.
Cela vous aide à repérer facilement les éléments qui nécessitent une révision.
(Quick Filter View et Advanced Filter View montrent des exemples visuels de ces filtres.)
Approuver ou rejeter des enregistrements
Vous pouvez Approve ou Reject les entrées soumises.
Sélectionnez les enregistrements à mettre à jour en cochant la case à gauche de chaque ligne.
Choisissez le changement de statut approprié à partir du Approval Menu.
Selon vos permissions, vous verrez dans l’enregistrement des options comme :
Approve
Reject
Certains profils verront des statuts additionnels, comme :
Submit
Unsubmit
Pay Schedule
Dans ce guide, nous nous concentrons sur Approve et Reject.
Après avoir sélectionné les enregistrements et cliqué sur Approve :
Une fenêtre de confirmation apparaît avec la possibilité d’ajouter une note.
En cas de Reject :
Il est fortement recommandé d’indiquer à l’utilisateur ce qui doit être corrigé dans la note.
Vous pouvez approuver ou rejeter un par un ou en lot.
L’utilisateur recevra un courriel de notification l’informant que les enregistrements ont été Approved ou Rejected, avec la note et un lien pour consulter les enregistrements.
Vous pouvez utiliser les Quick Filters pour confirmer que l’approbation est bien complétée.
Consulter l’« Audit Trail » d’un enregistrement
Vous pouvez consulter l’historique d’approbation d’un élément en plaçant le curseur sur le Status de l’enregistrement :
Survolez l’icône de Approval Status pour voir un résumé.
Cliquez sur l’icône de Approval Status pour afficher l’historique complet, incluant les étapes du processus et les horodatages.
Ces informations sont aussi disponibles dans :
Les rapports, et
Les données exportées.
Utiliser le filtre Status dans les rapports
Sur la page Reports, vous pouvez filtrer les enregistrements selon leur Status actuel. Cela vous permet, par exemple, de n’afficher que :
Les éléments Submitted (en attente),
Approved, ou
Pay Scheduled, selon vos besoins de suivi et de paie.
Statut Pay Scheduled
Il existe un statut final appelé Pay Scheduled, utilisé pour indiquer que :
L’élément a été remboursé ou planifié pour paiement, et
Ne peut plus être modifié.
Des fonctionnalités supplémentaires sont disponibles pour les admins ayant la permission Accountant.
Processus pour Accountant
Un administrateur avec la permission Accountant peut :
Exécuter des rapports pour les éléments Approved sur une période donnée.
Une fois les rapports générés et transmis à la paie, l’Admin avec permission Accountant peut utiliser l’option Schedule Pay All.
Schedule Pay All :
Marque tous les éléments correspondant au filtre actuel avec le statut Pay Scheduled.
Indique qu’ils ont été planifiés pour paiement ou déjà payés.
Les retire de la file d’attente Pending Approval to be paid.
Approbation admin dans l’application TripLog
(Vidéo complète – sans audio)
Accéder à l’outil Approval Management
Dans l’application TripLog, les administrateurs ayant les permissions appropriées peuvent accéder au menu Approval ou Submission (selon le rôle) pour consulter et gérer les soumissions.
Voir les soumissions disponibles
Sélectionnez un utilisateur pour examiner ses soumissions en attente :
Vous pouvez consulter le détail des trips, expenses ou time entries,
Puis Approve ou Reject chaque entrée individuellement.
Approuver une seule entrée
Lors de l’examen d’une seule entrée :
Choisissez Approve ou Reject.
Un champ de notes s’affiche.
Complétez ce champ, puis confirmez.
La note sera envoyée à l’utilisateur dans le courriel de notification d’approbation ou de rejet.
Mettre à jour plusieurs entrées
Pour approuver ou rejeter plusieurs entrées à la fois :
Cochez les cases de chaque élément à mettre à jour, ou
Cochez la case tout en haut à gauche pour tout sélectionner.
Lors de l’approbation ou du rejet :
Un champ de notes apparaît,
Vous pouvez y ajouter un message qui sera joint à la notification envoyée à l’utilisateur.
Consulter les entrées passées
Vous pouvez consulter les entrées par :
Tous les utilisateurs ou un utilisateur spécifique,
Status et Time Period.
Cela vous permet de voir :
Les approbations passées,
Les soumissions en attente, ou
Les rejets en attente qui requièrent un suivi.
Si le volume d’entrées est important, il peut être préférable de les consulter sur le Web Dashboard.
Approval Management Workflow
Le composant web de Approval Management de TripLog permet :
Aux employés : de soumettre (Submit) des trajets et/ou des dépenses.
Aux superviseurs : de revoir, approuver (Approve) ou rejeter (Reject).
Aux comptables (Accountants) : de planifier le paiement (Schedule Pay).
Le tout avec :
Des notifications par courriel,
Des statuts de flux de travail (Status),
Des notes,
Des fonctions de hors du bureau (out-of-the-office) simples et intuitives.
Pour activer ce composant pour votre organisation :
Connectez-vous au compte web.
Allez à Manage > Settings.
Sélectionnez Approval Management.
Cliquez sur Save Settings.
Remarque : Quel que soit l’ensemble de permissions, un utilisateur ne peut pas approuver ses propres enregistrements.
Fonctionnalités et règles d’affaires
Les Drivers verront l’option “Approval” ou "Submission" dans l’application mobile, et les boutons “Submit” et “Unsubmit” sur la page Trips du Web Dashboard (section Approval).
Les Administrators/Managers verront les boutons “Approve” et “Reject”.
Les Accountants verront aussi le bouton “Schedule Pay”, en plus de tous les autres.
Pour définir les rôles des utilisateurs, allez à : web > Manage > User Settings.
Depuis la page Trips du Web Dashboard, les utilisateurs peuvent sélectionner des trajets et tenter de :
Submit
Approve
Reject
Schedule Pay
Le système :
Vérifie les conditions, puis
Détermine si l’opération peut se poursuivre ou sera ignorée, avec un avis à l’utilisateur.
Status Check Seuls les changements de statut qui suivent le flux illustré dans le Approval Workflow chart sont autorisés.
Permission Check Seul le propriétaire de l’enregistrement ou son supervisor peut agir sur cette entrée.
Autres règles :
Une fois qu’un trajet est Submitted, le driver ne peut plus l’éditer.
S’il est Rejected, l’utilisateur peut le modifier et le re-submit.
Un courriel est envoyé au superviseur ou au propriétaire du trajet, avec copie au demandeur, lorsque le approval status change.
Un superviseur peut définir ses dates de out-of-office (début et fin) dans sa page de Profile sur le web.
Il peut aussi nommer un approval delegate alternatif, au lieu du superviseur immédiat par défaut.
Quand le superviseur immédiat est hors du bureau, le superviseur suivant dans la chaîne ou le approval delegate alternatif reçoit les courriels.
Les superviseurs voient une file de trajets/dépenses soumis par leurs subordonnés directs (ou les subordonnés de leurs délégués) sur la page Dashboard.
Seuls les administrators peuvent être désignés comme supervisors.
Un admin ne peut pas être son propre superviseur.
Si aucun superviseur n’est assigné, le driver peut tout de même Submit des trajets (changement de statut d’approbation), mais aucun courriel n’est envoyé.
Via le TripLog web API, le back-office peut aussi modifier le approval status.
Approval Audit Process
Le processus d’approbation inclut une piste d’audit (audit trail) pour les enregistrements qui passent par le flux d’approbation.
Changements de Status
Created : Création initiale de l’enregistrement par l’utilisateur ou l’admin.
Updated : L’enregistrement est modifié ou ajusté; les éléments pertinents sont consignés (certains changements, comme Business Activities, Notes ou Tags, ne sont pas enregistrés). Les champs suivis incluent :
Start Time
End Time
Mileage
Location
Submitted : Horodatage lorsque l’utilisateur soumet l’enregistrement.
Rejected : Horodatage, Admin ayant rejeté, et Comment inclus.
Approved : Horodatage, Admin ayant approuvé, et Comment inclus.
Pay Scheduled : Horodatage et Admin ayant programmé le paiement.
Exemple
En cliquant dans la zone indiquée en vert, une fenêtre affiche le Trip History de l’enregistrement.
On peut voir la progression avec des champs supplémentaires à mesure que l’enregistrement est soumis.
L’enregistrement peut être rejected avec une Note.
L’utilisateur corrige l’entrée et la re-submit.
Cette piste d’audit offre une transparence complète sur toutes les étapes du processus d’approbation.