Introduction aux trajets avec l'application TripLog :
Dans notre vidéo précédente, nous avons abordé quelques conseils et bonnes pratiques pour que votre application TripLog fonctionne pour vous. Dans ce module, nous allons voir les bases de l'application et l'enregistrement de vos premiers trajets.

Suivi GPS manuel 

Avec tous nos démarrages automatiques disponibles, vous aurez toujours la possibilité de remplacer le suivi automatisé et de suivre manuellement un trajet. Gardez à l'esprit que la politique de votre entreprise peut ne pas vous autoriser à soumettre un kilométrage suivi ou saisi manuellement sans justification supplémentaire ; soyez donc attentif aux politiques de votre entreprise et vérifiez auprès de votre administrateur la politique spécifique de votre entreprise.

Lorsque vous démarrez un trajet GPS manuel, l'application vous rappellera que vous avez un démarrage automatique configuré. Le suivi manuel ne démarre et ne s'arrête que lorsque vous le lancez via l'application ou les widgets associés. Si vous démarrez un trajet, vous devrez penser à le terminer, sinon le suivi se poursuivra jusqu'à ce que vous le fassiez. Cela peut causer des problèmes avec votre suivi et la précision des rapports, gardez-le donc à l'esprit. De plus, en général, vous devriez éviter de suivre une journée complète de conduite comme un seul trajet, car il existe des outils d'audit qui peuvent le signaler, étant donné qu'il y a plus de kilométrage que la distance entre le début et la fin du trajet.

Créer une nouvelle saisie manuelle
Si vous devez ajouter un trajet passé, vous pouvez le faire avec le processus de saisie manuelle (Manual Entry). Gardez à l'esprit que votre organisation peut ne pas vous autoriser à être remboursé pour des trajets non suivis par GPS. Vérifiez auprès de votre administrateur pour confirmer votre politique.
Pour commencer à ajouter une saisie manuelle, vous accéderez à la page Trips et appuierez sur l'icône de démarrage circulaire verte, ce qui ouvrira l'option de trajet manuel. Sélectionnez Manual Entry ; l'application associera automatiquement le dernier lieu parcouru. Si vous devez modifier cela, vous pouvez ajouter un nouveau lieu ou sélectionner un lieu existant dans les champs Origin Location et Destination Location. Une fois les deux sélectionnés, l'outil de recherche de distance de conduite recommandera une distance et un temps de conduite. Cliquez sur apply pour confirmer si vous souhaitez accepter la distance et le temps de conduite, puis ajoutez tout détail supplémentaire dans la section Show More. Gardez à l'esprit que cela mettra à jour la valeur de l'odomètre en fonction de la dernière valeur enregistrée ; si vous ajoutez donc un trajet passé, assurez-vous de mettre à jour l'odomètre à la bonne valeur de départ.

Enregistrement d'un trajet
Lorsqu'un trajet est en cours d'enregistrement, une vue de carte en direct s'affiche si les données sont disponibles. Si vous avez un mauvais signal et que la carte ne peut pas se mettre à jour, ne vous inquiétez pas, car les positions GPS continuent d'être enregistrées et se mettront à jour une fois que vous aurez de nouveau une couverture. Une ligne de trajet rouge indiquera le trajet actif ou en cours. Cela se mettra à jour une fois que vous aurez terminé le trajet avec le démarrage automatique ou que vous l'aurez arrêté manuellement. N'oubliez pas d'enregistrer si vous arrêtez le trajet manuellement et d'ajouter toute information supplémentaire

Consultation des trajets
Pour consulter l'un de vos trajets, vous pouvez sélectionner la date en haut à droite en choisissant le mois. Les trajets sont ensuite triés par jour, puis par ordre croissant ou décroissant selon votre sélection dans le menu des paramètres ; lorsque vous développez le jour, vous verrez les trajets disponibles et pourrez cliquer sur la ligne entre les deux lieux pour sélectionner le trajet que vous souhaitez consulter et modifier. 

Modification des trajets
Lorsque vous cliquez sur le trajet pour le modifier, c'est ici que vous pouvez mettre à jour les informations relatives aux notes, aux tags et aux détails du trajet. Gardez à l'esprit que, selon les paramètres de votre organisation, vous ne pourrez peut-être pas modifier certaines de ces options. De plus, s'il y a des champs obligatoires, ils doivent être mis à jour sur l'écran de modification du trajet. Veillez à enregistrer une fois vos modifications terminées.

Gestion des lieux
L'application enregistrera automatiquement les lieux de vos trajets, et la mise à jour de vos lieux dans l'application est aussi simple que de cliquer sur un lieu utilisé ; il peut s'agir d'une adresse postale ou d'une adresse nommée, selon la façon dont elle a été précédemment enregistrée

Lorsque vous êtes sur l'écran de modification du lieu, vous pouvez ajouter un nom et simplement l'enregistrer, ce qui mettra à jour tous les lieux qui ont été utilisés avec cette adresse. Vous pouvez choisir de sélectionner un lieu différent si vous avez un autre lieu déjà corrigé pour cette adresse

L'ajustement des détails du lieu vous permettra d'affiner les lieux à la bonne adresse/numéro de rue. Le lieu est enregistré en fonction de la latitude et de la longitude de l'arrêt, sur la base de l'emplacement réel. Cela peut faire varier le numéro de rue enregistré selon le lieu géocodé inversé ; là encore, soyez prudent lorsque vous modifiez des lieux, car cela modifiera les trajets passés qui ont utilisé ce lieu

Soumission du kilométrage dans l'application TripLog :
Si votre entreprise a activé l'option de soumettre des enregistrements pour approbation, vous pouvez choisir ces éléments pour les soumettre dans le Submission Menu. Dans le menu principal, vous verrez cette option si elle est activée. Pour soumettre votre kilométrage, vos dépenses ou votre temps, vous voudrez examiner vos entrées dans le menu correspondant pour vous assurer qu'elles sont correctes et à jour.

Accéder au Submission Menu :
Lorsque vous ouvrez le menu de soumission, vous verrez qu'il existe des options pour filtrer votre vue des soumissions disponibles, des approbations en attente ou des éléments déjà approuvés. Vous pouvez soumettre des enregistrements une fois que vous les avez examinés en choisissant le bouton SUBMIT dans la section Not Submitted. Cela ouvrira une fenêtre permettant d'ajouter des notes pour votre superviseur ou responsable approbateur, qui seront incluses dans la notification de soumission qu'il recevra. Gardez à l'esprit qu'une fois vos trajets soumis, toute modification apportée aux trajets soumis ne sera pas reflétée car l'enregistrement est verrouillé ; assurez-vous donc que vos notes et informations sont à jour avant la soumission.