Approval Management et Batch Approval Management sont inclus dans notre offre Enterprise ; vous pouvez consulter et mettre à niveau votre forfait sur la page de facturation.

La fonctionnalité Batch Approval permet à votre organisation de personnaliser davantage le moment et la manière dont les utilisateurs soumettent leurs relevés de kilométrage et de dépenses pour approbation. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de regrouper des approbations avec des notes personnalisées, facilitant l'association de ces éléments à des enregistrements spécifiques. Ce flux de travail simplifié améliore l'efficacité de vos responsables dans le processus d'approbation.

Une fois Batch Submission configuré, vous devriez voir les boutons de lot dans la zone d'approbation. L'ancienne version du processus d'approbation affichera les statuts individuels, tandis que la nouvelle option affichera les boutons View Batches et Create Batch

Consultez le guide utilisateur ci-dessous pour connaître les étapes de création et de soumission d'un lot. Seul un utilisateur peut créer, ajouter des enregistrements ou soumettre/modifier un lot. La création d'un lot depuis la boîte de dialogue génère une soumission de lot pour l'utilisateur actuel. (L'administrateur principal peut créer un lot pour un utilisateur en le sélectionnant dans le filtre rapide pour l'afficher, et a accès aux lots existants de cet utilisateur)

Batch Approval - Guide utilisateur
Lien vers le guide utilisateur pour l'utilisation de Batch Submission sur l'application ou le web.

Lors de la consultation des lots, vous pouvez y accéder depuis n'importe quelle page contenant des enregistrements. Les pages Trips et Expense comporteront toutes le bouton View Batches ainsi que le menu déroulant Batches qui répertoriera vos lots.

Dans la vue des lots, vous pourrez voir le résumé de tous les lots en attente et ouverts. Ils afficheront le nom d'utilisateur, le nom du lot, un résumé des entrées, la période (date de début et de fin) des enregistrements inclus, ainsi que le montant total du lot.

En cliquant sur l'enregistrement, vous pourrez consulter et approuver ou rejeter le lot sélectionné. Le lot affichera les détails récapitulatifs de l'ensemble du lot ainsi que les lignes individuelles de dépenses et de kilométrage. Il inclura également l'historique des enregistrements, y compris toute note d'approbation ou de rejet associée au lot.

Si le lot contient des éléments devant être rejetés, vous pouvez les sélectionner et les marquer comme rejetés afin de les renvoyer à l'utilisateur pour correction. L'utilisateur pourra alors corriger les enregistrements et les soumettre à nouveau.

En choisissant Reject Entries, vous pourrez sélectionner les éléments à rejeter, ajouter une note, puis enregistrer l'entrée pour informer l'utilisateur des corrections nécessaires.

Une fois le lot validé et pouvant être approuvé, il suffit d'ouvrir le lot et de sélectionner approve. Le champ de note peut être mis à jour si nécessaire, puis le lot est approuvé. Cela fait passer le lot hors de l'état soumis et informe l'utilisateur que le lot a été approuvé et traité.

La dernière étape du processus d'approbation, si l'enregistrement est envoyé à la paie pour remboursement, consiste à marquer le lot comme Pay Scheduled, indiquant que l'enregistrement a été payé.