Gérer les utilisateurs
La gestion des utilisateurs peut être effectuée dans la
Ajouter des utilisateurs
Vous pouvez ajouter des utilisateurs individuellement au compte en cliquant sur le bouton Ajouter un utilisateur, ou vous pouvez importer des utilisateurs en masse à l'aide du modèle d'importation. Remarque : lors de l'ajout d'un utilisateur, celui-ci recevra un e-mail de bienvenue contenant les informations nécessaires pour télécharger l'application et se connecter à l'application ou au site web. Avec l'importation, vous pouvez choisir de ne pas envoyer l'e-mail de bienvenue immédiatement.
AJOUTER UN UTILISATEUR : ajoutez manuellement des utilisateurs en saisissant leur nom, leur adresse e-mail et toute autre information facultative
IMPORTER : ajoutez/modifiez massivement des utilisateurs via une importation CSV. Des options supplémentaires sont disponibles dans le menu d'importation.
Filtre rapide : filtrez rapidement les utilisateurs Activés/Désactivés
Filtres : filtrez vos utilisateurs pour trouver facilement une personne
Importer des utilisateurs
Pour ajouter un grand nombre d'utilisateurs, accédez à Gérer → Utilisateurs → Importer un utilisateur. Pour garantir un téléchargement correct des utilisateurs, modifiez le modèle CSV fourni via le bouton Télécharger le modèle CSV. L'importation de la liste peut également modifier les profils utilisateurs ; veuillez donc vous assurer que toutes les informations sont bien renseignées lors de l'importation.
Configuration et options utilisateur
Lors de l'ajout d'un utilisateur, veillez à définir les privilèges appropriés et à ajouter les services, superviseurs, etc.
Remarque : lorsque des utilisateurs sont désactivés, l'ensemble du compte utilisateur devient inactif, sans aucun accès.
Autorisations utilisateur
Admin
Permet à l'utilisateur de consulter et de modifier toutes les données utilisateur, d'exécuter des rapports et de gérer les comptes utilisateurs.
Admin principal
Il existe un « Admin principal » aux droits élevés ; seuls d'autres administrateurs principaux peuvent accorder/consulter cette autorisation.
A accès à la facturation et aux paramètres, sauf restriction par les paramètres du service
Peut être sélectionné comme superviseur approbateur dans le processus d'approbation
Gestionnaire d'utilisateurs
Si l'administrateur n'est pas sélectionné comme Admin principal, il peut gérer les utilisateurs avec cette autorisation sélectionnée.
Si l'autorisation n'est pas cochée, il peut tout de même être sélectionné comme superviseur approbateur dans le processus d'approbation.
Utilisateur de l'application
Accorde l'accès à la connexion sur l'application mobile, la possibilité de synchroniser les données, ainsi que la connexion et l'accès au tableau de bord web.
Accès limité : peut consulter et modifier uniquement ses propres rapports et données.
Comptable
Vue en lecture seule des données et rapports des utilisateurs.
Combiné à des autorisations d'administrateur supplémentaires, permet à l'utilisateur d'approuver les trajets de n'importe qui (y compris les siens) et de marquer les trajets comme « Payer selon calendrier » (ou approuvés).
Verrouillé
L'utilisateur ne peut pas supprimer de trajets ni modifier les données, l'heure, le lieu et le kilométrage du trajet une fois celui-ci enregistré.
Si cette option est sélectionnée, une sous-option Autoriser la suppression permet de réduire le besoin d'intervention des administrateurs.
Désactivé
Utilisateur inactif : aucun accès et exclu des totaux de facturation.
De plus, les administrateurs peuvent ajouter des paramètres spécifiques pour les utilisateurs, tels que :
Paramètres de rôle utilisateur
Numéro de téléphone
Sera utilisé pour l'envoi de l'e-mail/SMS de bienvenue
Également utilisé pour l'assistance téléphonique en direct des offres Teams et Enterprise afin de valider les abonnements. Le numéro de téléphone appelant doit correspondre à cette entrée.
Service/Bureau
Les administrateurs/gestionnaires ne verront que les utilisateurs de leur propre service/bureau.
Plusieurs services peuvent être attribués aux gestionnaires pour une visibilité accrue.
Superviseur approbateur
Sélection par l'admin du superviseur approbateur qui aura une visibilité et sera notifié lorsque l'utilisateur soumettra des enregistrements dans le processus d'approbation.
Ce paramètre s'applique si l'utilisateur nécessite l'approbation d'un superviseur désigné.
Les administrateurs peuvent définir des délégués pour transférer les demandes d'approbation en cas d'absence.
Paramètres des options de kilométrage
Déduction pour trajets domicile-travail
Le nombre de kilomètres exemptés des trajets quotidiens d'un utilisateur sera affiché et déduit des rapports lors du transfert vers QuickBooks, ADP ou d'autres outils comptables.
Peut être configuré dans l'outil d'importation
Taux kilométrique de l'utilisateur
Il s'agit du taux kilométrique pour les trajets non personnels. Ce taux remplace le taux kilométrique professionnel par défaut du système.
Verrouiller l'option de démarrage automatique
Définit le démarrage automatique pour un utilisateur spécifique. Peut être utile pour remplacer le paramètre de l'entreprise
Paramètres des options de temps (disponible avec le module complémentaire Time)
Mode de suivi du temps
Pointage entrée/sortie ou Durée, selon la méthode de saisie souhaitée.
Salaire
Définissez XX $/heure ou par an pour définir un taux horaire ou un salaire fixe et créer une base pour les rapports (n'affecte pas les intégrations, car la plupart nécessitent que le taux soit défini dans le logiciel de paie).
Calendrier des congés
Il s'agit d'un congé spécifique attribué à l'utilisateur, basé sur l'accumulation, le début/la fin de l'emploi, etc.
Solde de congés
Définissez les valeurs utilisateur pour les congés lors d'une demande de congé. Peut être dépassé, mais avec approbation. Import disponible pour la configuration.
Profil du conducteur
Informations facultatives à ajouter à des fins d'archivage. L'administrateur peut télécharger des documents pertinents pour pouvoir suivre les documents en cours, comme les certifications, l'immatriculation ou d'autres documents à durée limitée. Définissez la date d'expiration ; l'utilisateur et le superviseur seront alors notifiés lorsque le document aura expiré.
