Ces étapes sont communes au processus de soumission dans l'application TripLog pour le Kilométrage, les Dépenses et le Temps. Ce processus inclut la correction d'erreurs pour les Limites de dépenses ou les exigences de soumission définies par l'administrateur de votre entreprise.

Ouvrez le menu principal ( ≡ ) et sélectionnez Soumission

Sélectionnez votre TYPE de soumission (Kilométrage, Dépense ou Temps)

Sélectionnez votre période (Année, Mois, Période ou Plage de dates personnalisée)

Sélectionnez votre Activité (Toutes, Professionnelle, Personnelle ou Autres activités)

Une fois le filtre mis à jour, validez vos totaux et cliquez sur SOUMETTRE.

Ajoutez toute note pertinente à la soumission et cliquez sur OK

Si la soumission réussit, les éléments seront mis à jour pour afficher le statut Soumis. Une fois approuvé ou traité, ce statut sera mis à jour.

Si la soumission échoue en raison d'une Limite de dépenses ou d'une violation des exigences de reçus, le problème s'affichera pour indiquer à l'utilisateur comment le corriger.

Les Limites de dépenses TripLog incluent des contrôles pour les transactions basés sur les exigences de votre entreprise. Il peut s'agir de limites de totaux par transaction, période ou soumission. D'autres éléments peuvent être requis pour la soumission, par exemple des reçus joints, des étiquettes, des notes ou des champs personnalisés. L'activité peut également être requise selon les exigences de votre entreprise. Vous devrez contacter l'administrateur de votre entreprise si vous avez des questions spécifiques concernant votre politique ou vos erreurs.

Bien que ces exemples puissent s'appliquer à votre situation, cette liste n'est pas exhaustive et vous devrez vérifier auprès de l'administrateur ou du superviseur de votre entreprise la marche à suivre pour traiter les éléments comportant des violations.

Accédez à vos éléments de dépenses sur le tableau de bord web.

Vous pouvez choisir les éléments à soumettre en cochant la case à côté de l'enregistrement. Vous pouvez également filtrer l'ensemble d'éléments souhaité et choisir Tout sélectionner en haut à gauche du tableau. Ensuite, allez dans le menu Soumission et sélectionnez Soumettre.

Lorsque vous cliquez sur soumettre, une fenêtre de confirmation devrait s'ouvrir et vous permettre d'ajouter des commentaires à l'approbateur. Mettez à jour les notes et cliquez sur Soumettre.

Une fois la soumission effectuée, une fenêtre de confirmation s'affichera indiquant que les enregistrements ont été Soumis et qu'une notification par e-mail a été envoyée à l'approbateur.

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En consultant les erreurs ou violations sur le web, un résumé des violations dans la soumission apparaît en haut de la page, et les éléments concernés sont spécifiquement signalés par un indicateur jaune ou rouge. Le survol de l'icône indiquera la nature de la violation. Dans cet exemple, il s'agit d'un reçu manquant requis pour la soumission.

Ouvrez l'élément et joignez le reçu pour pouvoir soumettre à nouveau. S'il y a plusieurs problèmes avec la soumission, ils seront mis en évidence sur cette page. Si vous actualisez accidentellement cette page, il vous suffit de tenter à nouveau la soumission pour obtenir les détails de la violation. La soumission ne sera pas envoyée du tout. Une fois corrigés, sélectionnez les éléments souhaités et soumettez à nouveau le lot. Si des problèmes ou violations persistent et que vous ne savez pas comment les résoudre, veuillez contacter l'administrateur de votre entreprise ou le superviseur approbateur pour obtenir des instructions sur la manière de résoudre la violation.