TripLog Expense permet aux organisations et aux utilisateurs d'enregistrer des transactions professionnelles, personnelles et liées aux véhicules. Créez des catégories personnalisées, configurez des catégories personnalisées et importez les flux bancaires des banques prises en charge.

Les transactions sont le type de dépense créé par les saisies sur l'application ou le Web. Elles peuvent être identifiées par la catégorie de dépense et l'activité professionnelle saisies. Vous pouvez créer une nouvelle transaction sur l'application TripLog en utilisant la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour scanner ou importer votre reçu, ce qui complétera une partie de la saisie des données et joindra le reçu à la transaction. Vous pouvez également saisir la transaction manuellement sur l'application ou le Web, sans importer de reçu. Si la configuration vous intéresse, veuillez cliquer sur le [LIEN] pour accéder à la section de configuration ci-dessous.

En cliquant sur Ajouter un revenu/une dépense, vous ouvrirez la boîte de dialogue permettant de saisir vos informations. Une démonstration de la saisie d'une dépense et de l'utilisation de la fonction OCR figure dans l'article de formation des conducteurs ICI.

* Il s'agit d'une vue depuis une saisie Admin ; notez que le nom d'utilisateur ne s'affiche pas pour votre propre compte utilisateur unique.

Options de saisie :

Date : Toujours obligatoire

Montant : Toujours obligatoire

Catégorie : Toujours obligatoire

Activité : Sera renseignée en fonction de la catégorie. S'il s'agit d'une dépense liée au véhicule, il n'y aura pas d'activité, car la dépense est comptabilisée dans l'utilisation du véhicule.

Marchand :

Lieu : Peut être ajouté ou utiliser un lieu existant

Étiquettes : Utilisées pour les rapports, peuvent être une liste ou du texte libre

Notes :

Rappel : Utilisé pour les transactions récurrentes comme l'entretien du véhicule ou les frais d'immatriculation annuels.

Joindre un reçu : Sur l'application, le reçu peut être joint depuis l'appareil photo ou la bibliothèque de l'appareil et prend en charge la plupart des formats de photo. Sur le Web, les formats photo et PDF sont pris en charge. Les autres types de fichiers peuvent ne pas être pris en charge.

Exemple de transaction

Vue graphique Web

Vue Web détaillée de la transaction

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Dans le menu des dépenses, les transactions sont classées par date et par utilisateur (Teams et Enterprise), puis présentent la catégorie et toute autre information saisie avec la transaction.

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Les activités professionnelles sont le principal moyen de catégoriser les transactions professionnelles spécifiques pour les grandes catégories, comme deux opérations professionnelles différentes. Par exemple, pour les utilisateurs Premium, cela pourrait être Uber contre Doordash, ou activité d'agent immobilier contre activité d'entrepreneur. Pour Enterprise, cela peut concerner des unités commerciales spécifiques, et les étiquettes peuvent être utilisées pour des catégories plus petites

Les étiquettes sont universelles dans TripLog pour catégoriser les transactions et autres enregistrements pouvant être filtrés dans les rapports, et sont disponibles dans la plupart des filtres de TripLog.

La version Enterprise de TripLog propose des options d'étiquettes personnalisées ainsi que des champs personnalisés. Cela permettra aux utilisateurs de mieux définir les enregistrements associés à différentes activités, afin qu'ils puissent ensuite être rapportés selon les besoins de l'organisation. Veuillez consulter l'option Champs personnalisés dans le centre d'aide pour plus d'informations.

Sur le tableau de bord Web TripLog, l'utilisateur principal (individuel) ou l'administrateur principal (Teams et Enterprise) peut configurer certaines options sur la manière dont les transactions sont saisies.

Options disponibles à activer sur la page Personnalisation

Autres paramètres disponibles

Les catégories de dépenses sont fournies dans une liste pour la saisie des dépenses/transactions, afin de catégoriser et de coder la transaction spécifique avec la description correcte ainsi qu'un code de rapport. Vous êtes libre d'utiliser les catégories de dépenses préchargées dans le compte ; il s'agit d'une liste générale que vous pouvez compléter ou remplacer entièrement. Vous pouvez choisir l'option Masquer tous les préréglages pour masquer les catégories par défaut.

Les catégories de dépenses doivent avoir un code unique ; si vous essayez d'en créer une nouvelle et obtenez une erreur, il se peut qu'une catégorie désactivée/masquée puisse être réutilisée/renommée. Masquer une catégorie la rend indisponible lors de la création de transactions.

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Revenu : Catégories permettant de documenter les revenus

Dépense liée au véhicule : Dépenses liées au véhicule qui doivent être associées au véhicule et au coût de son utilisation.

Dépense professionnelle : Dépenses liées aux achats ou transactions nécessaires pour documenter les dépenses ou frais professionnels

Transfert : Catégories pour les transferts internes afin d'éviter de dupliquer les montants dans les rapports

Éléments de dépense liés au véhicule : Les éléments de dépense liés au véhicule sont associés à un utilisateur et à un véhicule spécifiques. Les dépenses liées au véhicule n'auront pas d'activité professionnelle associée ; si elles doivent donc être remboursables, l'administrateur devra créer une dépense professionnelle similaire non associée à un véhicule. Pour un utilisateur unique, l'association au véhicule concernera son utilisation et sera applicable aux déductions fiscales disponibles.

Les limites de dépenses sont disponibles pour les clients Enterprise et s'intègrent directement au processus de gestion des approbations. Nous proposons une vidéo destinée aux utilisateurs expliquant comment soumettre et résoudre les erreurs liées aux limites de dépenses. [Soumettre des dépenses]

La configuration d'une limite de dépenses s'appliquera aux transactions définies par la règle et peut chevaucher d'autres limites de dépenses. Bien qu'il puisse y avoir plusieurs limites de dépenses, seule la gravité la plus élevée devra être résolue pour que l'élément puisse passer le processus. Un exemple pourrait être qu'un reçu est requis pour toutes les transactions, mais qu'aucune transaction supérieure à 100 $ n'est autorisée, de sorte qu'une transaction de 150 $ pourrait nécessiter un reçu, mais ne pourrait pas être soumise, car le seuil de 100 $ dépassé ne permettra pas sa soumission.

Ajout d'une règle de limite de dépenses

Portée : Obligatoire :

Par défaut : Par transaction

Que doit mesurer la limite (Par transaction, par jour, par semaine (7 jours), par mois ou par an)

Catégorie :

Par défaut : Toute catégorie

Associez la limite de dépenses à toutes les catégories ou à une catégorie spécifique

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Service :

Par défaut : Aucun

Associez des règles spécifiques à des services spécifiques ; cela permettra des configurations différentes par groupe. Les services sont configurables dans Gérer les utilisateurs

Étiquettes :

Par défaut : Aucune

Associez des règles de limite de dépenses aux transactions comportant des étiquettes spécifiques. Les étiquettes peuvent être obligatoires et configurées dans une liste sélectionnable pour garantir la bonne utilisation et le déclenchement de la limite de dépenses.

Banque/Carte :

Par défaut : N'importe laquelle

Choisir Oui ou Non déterminera si la transaction provient d'un flux bancaire. Exemple : certains utilisateurs peuvent avoir besoin d'informations supplémentaires, comme des reçus, pour les cartes d'entreprise importées via les flux bancaires.

Seuil :

Montant lié à la règle de limite de dépenses (le montant doit être égal ou supérieur à 1 $)

Action : L'exigence si la transaction ou la plage respecte la règle de limite de dépenses.

Reçus requis : Une pièce jointe est présente sur la transaction (aucune validation automatisée de la qualité ou du contenu)

Étiquettes ou notes requises : Une étiquette ou une note est présente (aucune validation automatisée de la qualité ou du contenu). L'élément affichera un indicateur d'avertissement rouge.

Catégorie de dépense valide requise : Une importation/un flux bancaire peut générer une transaction avec une catégorie invalide ou obsolète/désactivée ; cette règle vérifiera qu'une catégorie valide est utilisée.

Ne peut pas être soumise : Cette action empêchera totalement l'utilisateur de soumettre la saisie

Générera un avertissement : Indique qu'un élément enfreint la règle, mais n'empêche pas la soumission ni l'approbation. Cela peut concerner des utilisateurs disposant de niveaux d'approbation élevés, sans que cela ne les empêche de traiter la soumission ou l'approbation. L'élément affichera un indicateur d'avertissement jaune.

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Référence :

Liste des catégories de dépenses préréglées