Dois-je téléverser mon kilométrage vers QuickBooks ?
Entreprise individuelle ou société à responsabilité limitée à membre unique (LLC)
Si vous n'avez aucun employé autre que vous-même, vous devez probablement simplement déclarer les déductions kilométriques sur votre déclaration de revenus personnelle. Aux États-Unis, cela se fait sur le Formulaire 1040 Schedule C. Dans ce cas, vous n'avez pas besoin de téléverser le kilométrage vers QuickBooks. Il vous suffit d'exécuter les rapports TripLog pour l'année et de recopier quelques chiffres dans TurboTax, ou un logiciel fiscal équivalent, ou de remettre les rapports à votre comptable. Vous devrez tout de même conserver les rapports TripLog comme pièces justificatives pour cet enregistrement.
Petite entreprise avec des employés
Si vous avez des employés et que vous les remboursez pour l'utilisation professionnelle de leur véhicule personnel, vous devrez téléverser les données TripLog vers QuickBooks sous forme de dépenses (Expenses) ou de factures fournisseurs (Bills). Ou, si vous facturez le kilométrage à vos clients, vous devrez le téléverser sous forme de factures (Invoices). Voir ci-dessous pour plus de détails.
Se connecter à QuickBooks Online
Depuis le tableau de bord web TripLog, vous pouvez vous connecter et téléverser des données vers Intuit QuickBooks Online. Vous aurez besoin de :
Un compte QuickBooks Online Plus
Un forfait TripLog Premium ou Enterprise
Pour vous connecter à QuickBooks Online, veuillez suivre ces instructions :
Connexion à QuickBooks Online
Accédez à la section Intégrations et cliquez sur les points de suspension
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Une fois ouvert, complétez la connexion à QuickBooks Online
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Choisissez votre type de connexion
Sur le tableau de bord web TripLog, accédez au lien Intégrations pour QuickBooks Online. Choisissez Expenses (dépenses), Bills (factures fournisseurs) ou Invoices (factures). Ces options sont expliquées dans la section spécifique sur la configuration des catégories de kilométrage et de dépenses.
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Sélectionnez la manière dont vous souhaitez connecter votre kilométrage et vos dépenses, puis terminez la configuration QuickBooks comme indiqué ci-dessous.
Téléverser les trajets vers QuickBooks comme dépenses de remboursement kilométrique
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Connectez-vous à votre compte web TripLog, cliquez sur « Expenses » sous l'onglet QuickBooks dans la barre de menu, puis filtrez les trajets par plage de dates, activité et/ou conducteur.
Si c'est la première fois, cliquez sur le bouton « Connect to QuickBooks » puis connectez-vous à votre compte QuickBooks (voir « Se connecter à QuickBooks Online » ci-dessus).
Vous devrez également établir la correspondance entre vos employés sur QuickBooks et vos employés sur TripLog. Pour ce faire, cliquez sur « Link TripLog Users to QuickBooks Employees » en bas de page pour examiner et lier les utilisateurs TripLog existants aux employés QuickBooks. Une fois chaque utilisateur TripLog associé à l'employé QuickBooks correspondant, cliquez sur « close ».
Créez un compte bancaire/de crédit « Mileage » sur QuickBooks Online si vous n'en avez pas encore créé un.
Créez un compte de dépenses « Mileage » sur QuickBooks Online si vous n'en avez pas encore créé un.
Créez une dépense de remboursement pour chaque ligne de kilométrage et chaque ligne de compte de dépense indiquée ci-dessus, payable à l'employé (uniquement si cet utilisateur TripLog a déjà été lié à un employé QuickBooks).
Sur la page QuickBooks Expense de TripLog, veuillez faire défiler vers le bas et cliquer sur « Upload to QuickBooks » > Upload. Cela téléversera le kilométrage vers QuickBooks en tant que dépense de remboursement.
Vous pouvez ensuite vous connecter à QuickBooks Online pour vérifier les dépenses.
Téléverser des dépenses vers QuickBooks comme dépenses de remboursement
Sélectionnez les paramètres QuickBooks sous QuickBooks Online > Expenses
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Sélectionnez Link Vehicle Expenses Categories ou Link Business Categories pour ouvrir le menu permettant de sélectionner les catégories TripLog et de les faire correspondre aux catégories QuickBooks Online correspondantes. Notez que vous devrez lier séparément les dépenses liées aux véhicules et les dépenses professionnelles.
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Téléverser les trajets vers QuickBooks comme factures de remboursement kilométrique
TripLog téléverse les trajets sous forme de factures fournisseurs de remboursement kilométrique payables à vos employés via QuickBooks. Voici le processus :
Connectez-vous à votre compte web TripLog, cliquez sur « Bills » sous l'onglet QuickBooks dans la barre de menu, puis filtrez les trajets par plage de dates, activité et/ou conducteur.
Si c'est la première fois, cliquez sur le bouton « Connect to QuickBooks » puis connectez-vous à votre compte QuickBooks (voir « Se connecter à QuickBooks Online » ci-dessus).
Vérifiez le kilométrage, le taux et le montant total du paiement, puis cliquez sur « Upload to QuickBooks ».
TripLog crée un compte de dépenses « Mileage Reimbursement » dans le plan comptable, un article « Mileage » dans Products and Services, et un compte fournisseur pour chaque conducteur/employé recevant un remboursement.
TripLog crée ensuite une facture fournisseur pour chaque conducteur (en tant que fournisseur) avec les lignes de kilométrage, de taux et de montant total.
Vous pouvez ensuite vous connecter à QuickBooks Online pour vérifier les factures et effectuer le paiement.
Téléverser des dépenses vers QuickBooks comme factures de remboursement
Sélectionnez les paramètres QuickBooks sous Connect > Bills
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Sélectionnez Link Vehicle Expenses Categories ou Link Business Categories pour ouvrir le menu permettant de sélectionner les catégories TripLog et de les faire correspondre aux catégories QuickBooks Online correspondantes. Notez que vous devrez lier séparément les dépenses liées aux véhicules et les dépenses professionnelles.
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Téléverser les trajets vers QuickBooks comme factures clients et/ou dépenses facturables
Connectez-vous à votre compte web TripLog, cliquez sur « Invoices » sous l'onglet QuickBooks dans la barre de menu, puis filtrez les trajets par plage de dates, activité et/ou conducteur.
Si c'est la première fois, cliquez sur le bouton « Connect to QuickBooks » puis connectez-vous à votre compte QuickBooks (voir « Se connecter à QuickBooks Online » ci-dessus).
Vous devez également configurer les comptes. Étape 1 : importez les clients QuickBooks dans TripLog en tant qu'activités professionnelles. Étape 2 : vérifiez et liez les activités existantes aux clients QuickBooks.
Vérifiez le kilométrage, le taux et le montant total du paiement, puis cliquez sur « Create Invoices », « Create Billable Expenses », ou « Create Both ».
TripLog crée alors un compte « Mileage Service Income » et/ou un article Produit/Service « Mileage Invoice » pour le compte, s'ils n'existent pas encore.
TripLog crée ensuite une facture de kilométrage pour chaque client.
Vous pouvez ensuite vous connecter à QuickBooks Online pour vérifier les factures.
Dépannage
Retéléverser vers QuickBooks
Lors du téléversement d'enregistrements vers QuickBooks, un mécanisme de sécurité empêche l'envoi accidentel du même enregistrement deux fois. Si vous devez retéléverser un enregistrement déjà téléversé vers votre intégration QuickBooks, vous pouvez filtrer sur « Uploaded » sur la page de téléversement du site web. Vous pouvez survoler les lignes téléversées, les cocher et choisir CLEAR. Cela permettra de téléverser à nouveau l'enregistrement. Cela peut se produire s'il y a eu une erreur dans votre configuration. Vous devrez corriger cette configuration et retéléverser.