Intégration avec SAP Concur®
Connexion de votre compte Concur
Ce processus doit être effectué avant votre premier téléversement. Pour vous assurer que votre application reçoive les bons paramètres, pensez à effectuer une synchronisation manuelle.
(Synchronisation manuelle : Application TripLog > Menu principal (icône à trois lignes ≡) > Votre forfait (cliquez sur l'e-mail) > Sauvegarde des données > Synchroniser entre l'appareil et le cloud > Fusionner les données)
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Se connecter à Concur
Lorsque vous cliquez sur Se connecter à SAP Concur, vous serez redirigé vers le site de connexion de Concur. Saisissez l'e-mail associé à votre compte Concur.
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Après avoir saisi votre e-mail et cliqué sur Suivant, vous pourrez choisir votre option de connexion.
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Se connecter avec le mot de passe SAP Concur
Vous pouvez choisir de vous connecter à votre compte Concur en saisissant le mot de passe de votre compte SAP Concur
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Se connecter avec le lien e-mail SAP
Vous pouvez choisir de recevoir un e-mail de validation de la part de Concur pour lier votre compte par e-mail.
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Téléverser des trajets et des dépenses vers Concur
Connectez-vous à votre compte web TripLog, cliquez sur « Connecter > Concur > Téléverser » dans la barre de menu, puis filtrez les trajets et les dépenses par plage de dates et/ou activité.
Si c'est la première fois, cliquez sur le bouton vert « Se connecter à Concur » (en haut à droite de la page), puis connectez-vous à votre compte Concur avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Concur pour autoriser l'accès de TripLog.
Affinez les critères de recherche à l'aide de la zone de recherche située à gauche de la page pour sélectionner les paramètres relatifs au kilométrage, aux péages, au stationnement, aux dépenses, etc. que vous souhaitez téléverser vers Concur. Notez que seuls le kilométrage et les dépenses qui apparaissent à l'écran seront téléversés vers Concur.
Une fois que vous êtes satisfait du kilométrage et des dépenses qui apparaissent à l'écran, cliquez sur « Téléverser vers Concur ».
Sélectionnez le rapport Concur vers lequel vous souhaitez téléverser les trajets et les dépenses, puis cliquez sur le bouton « Téléverser ».
TripLog téléversera les trajets en tant que Kilométrage de véhicule personnel, ainsi que les péages, le stationnement et les autres dépenses en tant que QuickExpense. TripLog téléversera également les images de reçus associées.
Connectez-vous ensuite à votre compte Concur, accédez au rapport et vérifiez les entrées de kilométrage. Cliquez sur le bouton « Importer » pour vérifier les autres entrées de dépenses et les importer dans le rapport.
Téléverser depuis le tableau de bord web
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Une fois connecté, vous pourrez téléverser des trajets existants vers Concur.
Sélectionnez les éléments dans le filtre – Année fiscale – Mois – Activités
Cliquez sur Téléverser vers Concur
Sélectionnez un rapport de dépenses ou créez un nouveau rapport
Cliquez sur le bouton Téléverser
Téléverser depuis l'application
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Lors du téléversement depuis l'application, vous verrez à la fois les éléments téléversés et non téléversés. Vous pouvez alors choisir de les téléverser vers le rapport de dépenses existant ou de créer un nouveau rapport.
Menu principal de l'application TripLog ( ≡ )
Sélectionnez le menu Concur
Sélectionnez le mois
Sélectionnez Professionnel
Vérifiez le résumé
Créer un nouveau rapport
Nommez le rapport
Cliquez sur Ok
Vous recevrez un message vous rappelant que les trajets déjà téléversés ne seront pas traités à nouveau, mais que les nouveaux téléversements seront ajoutés au rapport.
Consulter vos trajets dans Concur
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Retrouvez le rapport que vous venez de créer dans votre liste des dépenses. Il devrait s'agir de l'élément le plus récent, sauf s'il a été ajouté à un rapport existant.
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Que reçoit Concur lors du téléversement ?
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Vous pouvez consulter un résumé du trajet ainsi qu'un lien vers l'itinéraire de conduite s'il est enregistré dans le commentaire.
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Renseigné par TripLog dans l'élément de dépense :
Type de dépense comme Kilométrage de véhicule personnel, sauf si défini comme catégorie de kilométrage
Date de transaction : date de l'événement TripLog
Objet professionnel : contiendra l'activité, les notes et les étiquettes du trajet
Lieu de départ : lieu nommé avec l'adresse entre parenthèses.
Lieu d'arrivée : lieu nommé avec l'adresse entre parenthèses
Distance : dans les unités enregistrées
Montant : basé sur les unités multipliées par le taux défini dans Concur
Remarque : lors du téléversement de vos dépenses, si votre organisation utilise le kilométrage de trajet domicile-travail, il se peut qu'un seul téléversement du total après déduction soit effectué. Vous devrez vous assurer de téléverser en un seul jour comme lot le plus petit. (1 jour sélectionné ou une période de plusieurs jours, car l'application utilise la journée complète pour calculer la déduction du trajet domicile-travail au moment du téléversement. Si vous sélectionnez une journée partielle, le calcul du trajet domicile-travail se fera à chaque téléversement.)
Soumettre votre rapport de dépenses
Vérifiez vos éléments et soumettez-les selon votre processus habituel. En cas de problème côté Concur, veuillez contacter votre administrateur Concur interne, car le support TripLog ne peut pas vous aider avec ces problèmes.
Erreurs possibles et comment les corriger
Erreur 500 : jeton expiré
Si vous recevez un message de JETON EXPIRÉ lors d'un téléversement, veuillez déconnecter puis reconnecter votre compte Concur, car l'authentification a expiré. Nous essayons de maintenir cela à jour, mais des modifications du système peuvent provoquer ce problème.
Mauvais mappage : si vous êtes situé en dehors des États-Unis, le comportement par défaut peut être différent. Des taux échelonnés peuvent être associés à une seule dépense lors du téléversement en raison du calcul supplémentaire. Si cela se produit, l'élément sera tout de même associé au compte de dépenses de kilométrage ou un nouveau compte sera créé, car ce cas de figure est peu courant.
Si votre organisation utilise Concur Drive, il ne sera pas possible d'intégrer directement Concur.
Re-téléverser vers Concur
Si vous devez téléverser à nouveau du kilométrage déjà téléversé vers votre intégration Concur, vous pouvez filtrer par « Téléversé » sur la page de téléversement du site web. Vous pouvez survoler la coche « téléversé » et choisir EFFACER. Cela permettra de téléverser à nouveau l'enregistrement. Cela peut se produire si vous avez sélectionné un rapport de dépenses déjà clôturé. Dans ce cas, il est recommandé de créer un nouveau rapport dans le menu déroulant afin que seuls les éléments TripLog soient traités.
Erreur 400 :
Si vous recevez cette erreur, il peut y avoir un problème avec votre configuration Concur.
Le type de dépense Kilométrage de véhicule personnel (MILEG) doit être disponible. S'il ne l'est pas, vous devrez l'activer ou demander à votre administrateur Concur de l'activer.
Si vous utilisez une version plus récente de la base de données Concur ou si le type de dépense MILEG n'est pas disponible, vous devrez activer le type de dépense divers (MISCL). Cela téléversera votre kilométrage total sous la forme d'un seul montant, sans le détail des trajets. Cela utilise également les taux de kilométrage de TripLog pour le calcul.
Il est possible que quelqu'un dans votre organisation utilise ou ait utilisé Concur Drive, rendant le compte incompatible avec notre capacité à envoyer le kilométrage vers Concur.