Abonnez-vous à TripLog Mileage pour ADP Workforce Now® ou RUN Powered by ADP®
AVIS : Pour utiliser correctement ADP avec TripLog, il est important de savoir que les connecteurs ADP sont destinés aux personnes qui n'étaient pas déjà clientes ADP. En revanche, l'intégration complète ADP est destinée aux clients déjà intégrés à ADP. Pour distinguer les deux types de connexion, le terme « connector » apparaîtra dans l'ADP Marketplace pour ceux qui ont besoin d'un connecteur ADP pour leur compte. Cela s'applique à toutes les connexions telles que ADP WFN et RUN.
Avant que votre organisation puisse utiliser TripLog pour le remboursement du kilométrage et des dépenses, vous devez vous abonner à l'application TripLog sur l'ADP Marketplace. Vous pouvez trouver la fiche de l'application TripLog en recherchant « TripLog » sur l'ADP Marketplace, ou utiliser ce lien pour
RUN Powered by ADP® https://apps.adp.com/en-US/apps/320104
ADP Workforce Now® https://apps.adp.com/en-US/apps/300787
ADP Workforce Now® Next Generation https://apps.adp.com/en-US/apps/334747
Choisissez un abonnement mensuel ou annuel, puis confirmez la commande. Vous serez facturé par ADP, et vous pourrez modifier le type d'abonnement et le nombre d'utilisateurs ultérieurement.
Connexion au tableau de bord web TripLog
TripLog est entièrement intégré à ADP via l'authentification unique (Single Sign-On, SSO). Sur votre compte ADP Marketplace, vous trouverez toutes les applications auxquelles vous êtes abonné. Rendez-vous sur la page « My Apps », cliquez sur le logo TripLog, et vous serez connecté à votre compte TripLog.
Si c'est la première fois, un écran de consentement s'affichera. Veuillez cliquer sur « AUTORISER » l'accès.
Vous arriverez sur l'écran de configuration initiale de TripLog. Veuillez suivre le processus de configuration.
Importer les utilisateurs depuis ADP
L'étape suivante consiste à créer les comptes utilisateurs en les important depuis ADP. Veuillez accéder au menu Gérer > Utilisateurs, et cliquer sur le bouton « Importer les utilisateurs ADP ».
Si c'est la première fois, un autre écran de consentement s'affichera. Veuillez cliquer sur « AUTORISER ».
Ensuite, le système récupérera toutes les données des employés depuis ADP. Cela peut prendre quelques minutes. Vous pouvez sélectionner les utilisateurs que vous souhaitez ajouter à TripLog puis cliquer sur « Importer les employés ». Vous pouvez également affiner la sélection en recherchant tout type de donnée utilisateur dans la zone de recherche en haut, par ex. nom, intitulé de poste, service, etc. Si vous n'avez besoin d'ajouter aucun utilisateur, vous pouvez cliquer sur le bouton « Terminé ». Lorsque vous ouvrez ce menu, tous les utilisateurs ayant déjà été ajoutés avant la recherche seront automatiquement liés.
Configurer les paramètres de paie ADP
En tant que praticien ADP, vous seul pouvez téléverser les données de kilométrage et de dépenses vers la paie ADP. Mais vous devez d'abord configurer TripLog pour qu'il corresponde aux codes ADP. Dans la barre de menu supérieure, sélectionnez ADP dans le menu Intégrations. Puis cliquez sur « Paramètres ADP ».
Vous devez choisir :
Quel type de code de dépense souhaitez-vous utiliser pour le remboursement ? Choisissez l'option « Earnings » (gains) : le montant du remboursement de kilométrage et de dépenses sera téléversé sous forme de nombres positifs, et ce sera le montant que les employés « gagneront » pendant le cycle de paie. Choisissez l'option « Deduction » (déduction) : le montant sera téléversé sous forme de nombres négatifs, et un montant négatif sera déduit des employés, ce qui équivaut en fait à des gains. La sélection des codes de dépenses ADP changera également en fonction du choix « earning » ou « deduction ».
Faites correspondre les catégories de dépenses TripLog avec les codes de dépenses ADP. Ne faites correspondre que celles dont vous avez besoin, principalement « Mileage » (kilométrage), et éventuellement « Toll » (péage), « Parking » (stationnement), et d'autres catégories de dépenses. Les dépenses non associées ne pourront pas être téléversées.
Téléverser le kilométrage et les dépenses vers ADP
Une fois que vos employés ont collecté des données de kilométrage ou de dépenses à l'aide de l'application mobile TripLog, et que vous êtes prêt à les téléverser vers ADP, vous pouvez accéder à la page TripLog ADP.
Il existe quelques prérequis :
Un cycle de paie au statut « Entering Payroll Information » (saisie des informations de paie) ou « Correcting Input » (correction des saisies).
Le kilométrage et les autres types de dépenses sont associés aux codes de dépenses ADP.
Sélectionnez les dates, activités de trajet et/ou catégories de dépenses correctes.
Vérifiez les éléments et les montants de remboursement, une ligne par employé.
Cliquez sur « Upload to ADP » (téléverser vers ADP). Vous devrez également saisir le numéro de paie à chaque téléversement. Le numéro par défaut est 1.
Une fois que tout a été téléversé avec succès, vous pouvez vous connecter à votre compte administrateur ADP Workforce Now. Dans la barre de menu, sélectionnez Process > Payroll > Paydata. Vous verrez les données de remboursement téléversées par TripLog sous « Other Earnings » ou « Other Deduction » avec le code et le montant du kilométrage.
Pour RUN Powered by ADP®, le menu se trouve dans Home > Time Sheet Import. Vous devrez sélectionner le cycle de paie et trouver le montant du kilométrage téléversé.
Gérer la facturation et l'abonnement ADP
Une fois la connexion ADP configurée, si vous avez besoin de modifier le nombre d'utilisateurs de votre abonnement, vous pouvez modifier vos licences TripLog sur ADP Marketplace > Votre nom > My Apps > recherchez l'application TripLog > Manage App.
Lors de l'ajout d'utilisateurs (licences supplémentaires), vous devrez sélectionner le nombre total d'utilisateurs.
Exemple : Passer de 30 à 40 licences. Pour ce faire, saisissez 40 comme nombre total d'utilisateurs. (ADP traitera la différence en remboursant la portion inutilisée et en facturant la différence.)
Une fois le nombre correct sélectionné, suivez les écrans pour finaliser votre achat.
Problèmes connus :
ADP en général
S'il y a une limite sur vos abonnés, vous devrez corriger les postes disponibles dans ADP pour pouvoir ajouter des utilisateurs avec l'intégration complète et l'intégration par connecteur
Si vous transférez un employé entre des codes d'entreprise (Company Codes), vous devrez peut-être accéder à Importer les employés pour mettre à jour cette connexion. Vous pouvez également mettre à jour le profil utilisateur dans Gérer les utilisateurs afin d'utiliser le bon code d'entreprise/ID de fichier
Les annulations sont également gérées via ADP. Si vous devez supprimer la connexion à ADP, veuillez contacter le support TripLog une fois que vous avez annulé l'abonnement dans ADP.