Introduction :
Dans les vidéos précédentes, nous avons expliqué comment enregistrer le kilométrage et utiliser l'application. Dans cette vidéo, nous allons examiner le suivi et la déclaration des dépenses.
 
Pour commencer
Si votre organisation a activé la fonctionnalité Expenses, vous pourrez accéder à l'onglet des transactions dans l'application. Si vous ne le voyez pas immédiatement, il se peut qu'il se trouve dans la section « Show more ». Vous devriez voir les options Transaction et/ou Fuel dans votre application, selon les options activées par votre entreprise. Si vous ne les voyez pas, il se peut que vous deviez effectuer une synchronisation complète des données ou vérifier que vous êtes connecté au bon compte. Si vous pensez qu'une option est manquante, contactez votre administrateur pour vérifier si le module de saisie des dépenses TripLog a été activé.
 
Pour passer brièvement en revue quelques paramètres de base, si vous n'avez pas accordé les autorisations nécessaires pour l'appareil photo ou le stockage, il se peut que vous deviez les activer pour utiliser correctement des fonctionnalités telles que la capture automatique des reçus. Pour plus d'informations, consultez les vidéos précédentes sur les autorisations requises.
 
Transaction
Pour commencer à saisir une transaction, vous pouvez cliquer sur le symbole plus bleu pour ajouter une nouvelle transaction. Vous pouvez saisir les informations manuellement ou importer un reçu.  Lors de l'utilisation de la capture automatique des reçus, vous avez la possibilité de prendre une photo en direct ou d'utiliser une photo de la galerie de votre appareil.  Si vous n'avez pas accordé l'accès à l'appareil photo ou au stockage, vous serez invité à le faire.  Acceptez et continuez. La capture de reçus est un service facultatif, il se peut donc que vous ne voyiez pas cette option si votre entreprise ne l'a pas activée.
Lorsque vous accédez à votre galerie, il se peut que vous deviez naviguer jusqu'à l'emplacement où la photo est enregistrée ; cela peut varier selon votre appareil et votre système d'exploitation.
 
Saisie de la transaction
Lors de l'utilisation de la capture en direct, assurez-vous que la surface est bien éclairée et que le reçu est idéalement plat et net.  L'application vous invitera à recadrer l'image et à la soumettre.  Une fois soumise, elle tentera d'importer les données de l'image à l'aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR).  Validez les données importées avant d'enregistrer, car des variations de qualité d'impression sur certains reçus pourraient entraîner des informations incorrectes.
 
Une fois enregistrées, vous pouvez mettre à jour les informations de dépense correctes ou supplémentaires et les enregistrer.  L'application ne permet d'importer que des images standard depuis la galerie.  Si vous devez joindre d'autres documents, tels que des reçus au format PDF, vous devrez utiliser le tableau de bord web pour les téléverser tels quels.  Une astuce, si vous utilisez uniquement l'application, consiste à prendre une capture d'écran du document à joindre afin de pouvoir l'utiliser dans l'application.
  
Pour la soumission des dépenses, consultez la vidéo précédente sur la soumission. Notez que si votre organisation a des limites de dépenses ou des exigences en matière de dépenses, telles que des reçus ou des tags, vous recevrez une erreur et une note pour corriger la dépense concernée.  Si vous avez d'autres questions, contactez votre administrateur TripLog pour obtenir de l'aide.