Avec la version Enterprise de TripLog, vous avez accès au processus Approval Management. Ce guide couvrira le flux de travail administrateur sur le tableau de bord Web.

Veuillez consulter l'article sur le processus d'approbation pour plus de détails sur les changements de statut et le déroulement du processus.

Si un administrateur est défini comme superviseur de l'utilisateur sur la page Manage Users, il recevra une notification pour tout trajet, toute dépense ou toute entrée de temps soumis, accompagnée d'une note de l'utilisateur.

Remarque sur la modification et la correction des enregistrements dans le processus d'approbation : si un enregistrement est au statut Submitted, l'utilisateur ne peut pas le modifier, mais l'administrateur peut mettre à jour les informations de l'enregistrement. Cette action sera suivie dans l'Audit log. Pour qu'un utilisateur puisse ajuster un enregistrement soumis, il doit effectuer un Unsubmit, ou l'administrateur doit le passer en Reject pour que l'élément redevienne modifiable. Une fois qu'un enregistrement est au statut Pay Scheduled ou qu'il a été téléversé vers une intégration de paie, il ne peut plus être modifié.

Accédez à la page Dashboard > Overview, sous Approvals Pending.

Cliquer sur REVIEW affichera les trajets, dépenses ou entrées de temps de l'utilisateur actuellement au statut Submitted.

Cliquer sur REVIEW vous amènera aux enregistrements à examiner.

Vous pouvez rechercher les éléments Approval en attente ou terminés à l'aide du filtre par utilisateur et du statut Submitted, dans les Quick Filters ou l'Advanced Filter.

Vous pouvez Approve ou Reject les entrées soumises. Pour modifier le statut, sélectionnez les enregistrements à mettre à jour en cochant la case à gauche de l'entrée, puis choisissez le changement de statut approprié dans l'Approval Menu.

Dans l'enregistrement, selon vos autorisations, vous verrez les options Approve ou Reject ; d'autres autorisations ajoutent des statuts supplémentaires, notamment (Submit, Unsubmit et Pay Schedule). Nous allons nous concentrer sur le statut Approve ou Reject.

Après avoir sélectionné les enregistrements et cliqué sur Approve, une fenêtre de confirmation s'affichera avec la possibilité d'ajouter une note. En cas de Reject, il est recommandé d'indiquer à l'utilisateur ce qui doit être corrigé. Cela peut être effectué individuellement ou par lot. L'utilisateur recevra un e-mail de notification indiquant que les enregistrements sont Approved ou Rejected, avec la note et un lien pour consulter les enregistrements.

Voici un exemple rapide d'utilisation du Quick Filter pour confirmer que l'Approval est terminée.

Vous pouvez consulter l'Audit Trail d'un élément en survolant le Status de l'enregistrement. Vous pouvez cliquer sur cet enregistrement pour obtenir un historique horodaté des étapes du processus. Ces enregistrements sont également disponibles dans les rapports et les exports.

Sur la Reports Page, vous pouvez filtrer les enregistrements selon leur statut actuel.

Il existe un statut final permettant de faire passer les enregistrements à Pay Scheduled ; cela indique que l'élément a été remboursé et ne peut plus être

Des fonctionnalités supplémentaires sont ajoutées pour les administrateurs disposant de l'autorisation Accountant.

Vous pouvez générer des rapports pour les éléments actuellement Approved sur une période donnée

Une fois les rapports chargés et extraits pour être envoyés à la paie, l'administrateur disposant de l'autorisation Accountant peut cliquer sur Schedule Pay All pour indiquer que les éléments sont programmés pour paiement ou ont déjà été payés, afin de les retirer de la liste des Pending Approval à payer. Cela marquera tous les éléments du filtre actuel avec le statut Pay Scheduled.

Cliquez sur un utilisateur pour consulter les soumissions en attente. Vous pouvez examiner les détails du trajet, de la dépense ou de l'entrée de temps, puis Approve ou Reject individuellement.

Lors de l'examen d'une entrée unique, vous pouvez l'approuver ou la rejeter. Un champ de notes s'affichera et vous pourrez le remplir. Cette note sera envoyée à l'utilisateur avec l'e-mail de notification d'approbation ou de rejet.

Vous pouvez choisir d'approuver ou de rejeter plusieurs entrées en cochant les cases individuelles des éléments à mettre à jour, ou en cochant la case tout en haut à gauche pour tout sélectionner. Lors de l'approbation ou du rejet des entrées, le champ de notes s'affichera et vous permettra d'ajouter un message à la notification.

Vous pouvez consulter les entrées de tous les utilisateurs ou d'utilisateurs spécifiques par Status et par période. Cela vous permet de visualiser les approbations passées, les soumissions en attente ou les rejets en attente pouvant nécessiter un suivi. Selon l'étendue de la consultation, il peut être recommandé de visualiser ces enregistrements sur le web.

Le composant web Approval Management de TripLog permet aux employés de soumettre des trajets et/ou des dépenses, et aux superviseurs d'examiner, d'approuver ou de rejeter ces éléments. Les comptables peuvent ensuite programmer le paiement. Les notifications par e-mail, le statut du flux de travail, les notes et les fonctionnalités d'absence du bureau sont intuitifs et simples à utiliser. Pour activer le composant pour l'organisation, l'administrateur doit se rendre dans le compte web > Manage > Settings, puis sélectionner Approval Management > Save Settings.

Remarque : quel que soit l'ensemble d'autorisations, un utilisateur ne peut pas approuver ses propres enregistrements.

Le processus d'approbation inclut une piste d'audit disponible pour les enregistrements soumis via ce processus.

Created : création initiale de l'enregistrement par l'utilisateur ou l'administrateur

Updated : l'enregistrement est modifié ou ajusté, avec les éléments concernés suivis et indiqués. (certaines modifications ne sont pas enregistrées, comme la modification des Business Activities, des Notes ou des Tags)

Submitted : horodatage du moment où l'utilisateur soumet l'enregistrement.

Rejected : horodatage et administrateur ayant rejeté l'enregistrement, avec le commentaire inclus

Approved : horodatage et administrateur ayant approuvé l'enregistrement, avec le commentaire inclus

Pay Scheduled : horodatage et administrateur

Exemple :

Cliquer dans la zone verte indiquée fera apparaître le Trip History de l'enregistrement

Progression avec des champs supplémentaires à mesure que l'enregistrement est soumis.

L'enregistrement est rejeté avec une note.

L'utilisateur a corrigé et resoumis l'enregistrement.