Vous pouvez définir des balises personnalisées à utiliser avec les saisies de kilométrage, de frais et de temps des utilisateurs. Vous pouvez personnaliser les balises utilisées pour affiner davantage vos rapports, tout en gardant le contrôle sur la cohérence et le format de ces balises et champs.
Configuration des balises personnalisées et des champs personnalisés
Balises personnalisées
Vous pouvez trouver et configurer les balises personnalisées dans Paramètres de gestion, puis Balises personnalisées dans le menu de gauche. Les balises personnalisées vous permettent de définir les valeurs des balises disponibles pour les utilisateurs.
Vous pouvez choisir de les afficher sous forme de liste de contrôle ou de permettre aux utilisateurs de les rechercher par nom. Vous pouvez également activer la fonctionnalité permettant de n'autoriser que les balises gérées, ce qui signifie que seules les balises prédéfinies peuvent être ajoutées.
Dans l'exemple, les balises ajoutées sont Maintenance Check, Sales Meeting et Shipment Process. Pour l'utilisateur dans l'application, il lui suffit de cliquer sur le bouton vert Plus et de sélectionner les balises pertinentes pour l'entrée.
Champs personnalisés
Les champs personnalisés font partie de l'abonnement Enterprise et permettent à l'administrateur de configurer et d'autoriser des champs supplémentaires qui personnaliseront davantage les informations autorisées dans les entrées. Cela permet une tenue de dossiers supplémentaire, comme des codes GL ou d'autres entrées prédéfinies. Les options permettent de créer de nouvelles étiquettes et d'ajouter un commentaire pour communiquer avec l'utilisateur, de définir l'ordre d'affichage dans l'application et sur le web si vous en créez plusieurs, de définir si le champ est obligatoire, si l'utilisateur peut ou non ajouter ses propres entrées, et d'activer ou de désactiver le champ.
Les options disponibles permettent de configurer plusieurs paramètres pour les champs personnalisés :
Obligatoire : doit être rempli avant l'enregistrement ou la soumission pour approbation
N'autoriser que les valeurs prédéfinies : saisissez les valeurs disponibles dans le tableau ci-dessous. (les options apparaîtront dans une liste déroulante)
Visible sur Kilométrage : peut être utilisé dans les entrées de kilométrage
Visible sur Frais : peut être utilisé dans les entrées de frais
Service/Bureau : limite la visibilité au service assigné
Visible aux administrateurs uniquement : rend le champ utilisable uniquement par les administrateurs, généralement un champ de comptabilité, non recommandé comme champ obligatoire.
Agréger le code dans un résumé : si plusieurs champs ont cette option sélectionnée, ils seront concaténés dans les rapports.
Pour ajouter des valeurs de champ personnalisé, sélectionnez le champ que vous souhaitez mettre à jour et saisissez la valeur (celle-ci sera disponible dans la liste ou consultable selon la façon dont vous avez défini la valeur du champ)
Vue de l'application - Champ personnalisé
Dans cet exemple, le champ Hardware est ajouté avec 3 entrées qui seront autorisées dans la
Sur l'application, l'utilisateur verra le champ "Hardware" et pourra cliquer sur le bouton vert Plus pour ouvrir la sélection. Dans ce cas, les 3 champs prédéfinis s'affichent pour être sélectionnés.
Remarque : le statut « Obligatoire » s'applique aux entrées manuelles. En raison de la vocation de ce champ à être utilisé dans les entrées de frais, il permettra d'enregistrer les entrées de kilométrage (trajets) enregistrées par AutoStart sans nécessiter de saisie.