Véhicules

Dans TripLog, tous vos trajets et dépenses liées aux véhicules sont associés à des véhicules.

Vous pouvez créer des véhicules dans l'application ou sur le web. Vous pouvez gérer votre kilométrage dans l'application et sur le web, ainsi que configurer des fonctionnalités spécifiques pour ceux-ci.

Lors de la configuration initiale de l'application mobile TripLog, elle devrait automatiquement vous inviter à créer un véhicule. Si vous avez manqué cette invite ou devez ajouter un véhicule, vous pouvez y revenir et l'ajouter manuellement.

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Application TripLog > Menu principal ( ≡ icône à trois lignes ) > Véhicules

Détails du véhicule :

Année / Marque / Modèle

Relevé du compteur kilométrique actuel : Si vous connaissez votre relevé de compteur, saisissez-le. Sinon, il pourra être mis à jour lors de votre premier trajet. Plus d'informations sur l'ajustement du compteur kilométrique de votre véhicule dans l'application se trouvent ci-dessous.

AFFICHER PLUS : des champs supplémentaires sont disponibles sous le bouton Afficher plus.

Kilométrage État par État pour tracteur/remorque : activez cette option pour suivre le kilométrage par État ; cela ouvre également des champs supplémentaires de suivi des coûts liés au transport routier.

Autres informations facultatives

Plaque / État / VIN

Les options et les champs sont identiques sur le web. Accédez-y sous KILOMÉTRAGE > VÉHICULES

Remarque : dans une organisation multi-utilisateurs, les administrateurs créent et attribuent les véhicules.

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Activités par défaut : Web et application : vous pouvez mettre à jour les champs existants ainsi que définir l'activité professionnelle par défaut du véhicule. Cela remplacera l'activité définie par vos paramètres par défaut de plage horaire et de lieu. Par exemple, prenons un véhicule utilisé uniquement à des fins professionnelles et pour lequel tous les kilomètres parcourus doivent être documentés comme « Professionnel ». Ces trajets pourront être classés ultérieurement, mais il s'agirait de la valeur par défaut initiale enregistrée.

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Désactiver : cela empêchera la sélection du véhicule dans les Trajets ou les Dépenses. Vous pourrez toujours générer des rapports le concernant pour la période où il était actif. Vous pouvez continuer à obtenir des rapports le concernant tant que l'abonnement est actif.

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Vous pouvez consulter les véhicules désactivés en sélectionnant Véhicules désactivés ou Tous les véhicules dans les filtres rapides.

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Fusionner avec un autre véhicule : application mobile uniquement : si vous avez deux véhicules entre lesquels des trajets sont répartis alors qu'il devrait s'agir du même véhicule, vous pouvez fusionner les deux véhicules afin qu'il n'y ait plus qu'un seul enregistrement de véhicule associé aux trajets. Sélectionnez l'option du menu à trois points à côté du véhicule à fusionner, choisissez Fusionner avec un autre véhicule, puis sélectionnez le véhicule cible sur l'écran suivant.

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Définir par défaut : web ou application : vous pouvez également définir un véhicule comme Véhicule par défaut, ce qui s'appliquera à MagicTrip, Plug-N-Go, aux applications Gig (Android), au suivi GPS manuel et à la saisie manuelle. Si vous avez plusieurs véhicules et ne définissez pas de véhicule par défaut, l'application vous demandera à chaque fois quel véhicule utiliser. Cela n'affecte pas le suivi automatique configuré comme le Bluetooth du véhicule, TripLog Drive et TripLog Beacon.

Supprimer : web ou application : si aucun enregistrement n'est associé au véhicule, vous pourrez le supprimer. S'il existe des enregistrements associés au véhicule, vous devrez les supprimer ou les réattribuer à un autre véhicule. Vous pouvez également utiliser l'option Fusionner les véhicules dans l'application.

Ajuster le compteur kilométrique du véhicule : application uniquement : ce menu vous permet de mettre à jour rapidement la valeur actuelle du compteur kilométrique d'un véhicule. Cela définira le kilométrage de départ pour le prochain trajet ou la prochaine dépense associée à ce véhicule. Cela ne corrigera pas les entrées passées ; veuillez consulter la section web sur l'ajustement du compteur kilométrique.

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Option 1 : Application TripLog > Menu principal ( ≡ ) > Afficher les options avancées > Ajuster le compteur kilométrique du véhicule

Option 2 : Application TripLog > Menu principal ( ≡ ) > Véhicules > Cliquez sur le relevé du compteur kilométrique pour l'ajuster

Saisissez la nouvelle valeur du compteur kilométrique et validez avec Ok

Cliquer sur l'option Appareil photo vous permet de photographier le relevé du compteur kilométrique afin que l'entrée soit reconnue par OCR pour vous.

Dans Kilométrage > Véhicules se trouve le menu Véhicules

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Cet outil vous permet de modifier ou de corriger les relevés du compteur kilométrique sur tous les trajets enregistrés à partir d'une seule mise à jour du compteur.

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Dans un compte à utilisateur unique, veillez à donner des noms uniques à vos véhicules si vous avez des véhicules similaires, en ajoutant des éléments distinctifs dans le nom comme le numéro de plaque d'immatriculation. Pour les comptes à plusieurs utilisateurs avec des véhicules aux noms similaires, vous pouvez identifier le véhicule par l'utilisateur qui lui est associé.

Il existe deux façons d'effectuer l'ajustement.

Option Compteur de début :

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DÉFINISSEZ UNIQUEMENT LA DATE DE DÉBUT ET LE COMPTEUR DE DÉBUT

Si vous connaissez la valeur du compteur kilométrique à une période donnée, comme le début de l'année ou un entretien récent, vous pouvez ajouter une date et une valeur de compteur de début. Le calcul commencera avec cette valeur et incrémentera les trajets à partir de cette valeur de départ jusqu'aux trajets actuels. L'option recommandée est de laisser les écarts de compteur sur « oui » afin de conserver les écarts actuels du compteur pour les trajets non suivis.

Option Compteur de fin

DÉFINISSEZ UNIQUEMENT LA DATE DE FIN ET LE COMPTEUR DE FIN

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Supposons que vous connaissiez votre relevé du compteur actuel et deviez corriger des trajets précédents. Cela définira la valeur de fin actuelle du dernier trajet et incrémentera vers l'arrière en fonction du kilométrage des trajets. L'option recommandée est de définir les écarts de compteur sur « non » afin de supprimer toute valeur de compteur manquante sur la période. Veuillez vérifier la section suivante si c'est l'option que vous choisissez.

Laisser des écarts entre les relevés actuels du compteur

S'il existe des trajets présentant actuellement des écarts entre eux, définir cette valeur sur « oui » laissera les écarts et incrémentera en conséquence. Si cette valeur est définie sur « non », les trajets seront alors consécutifs, ce qui signifie que le compteur indiqué correspondra au compteur de fin du trajet précédent.

Astuce : si vous avez récemment ajouté des trajets passés, il est recommandé de lisser les écarts dus aux chevauchements de compteur, en définissant donc l'option de conservation des écarts sur NON. Si vous supprimez régulièrement les trajets personnels ou ne les suivez pas, mais devez tout de même rendre compte du kilométrage « non suivi », l'option de conservation des écarts doit être définie sur OUI.