TripLog Time, TripLog App

TripLog Time est une application de Time Tracking basée sur des feuilles de temps ou des projets, qui permet aux utilisateurs d'enregistrer leur temps à l'aide d'une feuille de temps ou d'un système de durée par projet. L'interface se synchronise avec le cloud afin que les utilisateurs et les administrateurs puissent générer des rapports et suivre les feuilles de temps. L'intégration de l'approval management est disponible avec notre version Enterprise pour simplifier l'approbation des feuilles de temps. Disponible sur iOS version 9.0 et Android version 4.0 ou ultérieure.

Activez le Time Tracking sur votre tableau de bord web, dans les options de facturation, pour ajouter Time à votre compte. Vous pouvez ensuite activer Time sur la page des composants, sous Manage Settings.

Vous aurez le choix entre le suivi par feuille de temps ou par durée. Ce choix déterminera la façon dont vous suivez votre temps. Vous pouvez modifier cette option ultérieurement dans les paramètres.

Vous pouvez choisir de placer le menu Time sur l'écran d'accueil via les options. Cela remplacera Fuel sur l'écran principal. Si vous avez désactivé le suivi du carburant, le module Time y sera disponible par défaut.

Go to the TripLog app > Main Menu (three line icon ≡) > General Settings > Time Settings > Show on Home Screen

Sélectionnez Time comme option principale (vous pourrez toujours revenir à l'option Fuel plus tard)

Vous pouvez ajouter une activité professionnelle qui permet à l'utilisateur de catégoriser le travail effectué, avec un nom et, le cas échéant, un taux horaire. Les utilisateurs peuvent ajouter des activités professionnelles dans l'application, et les administrateurs peuvent rendre des activités professionnelles disponibles pour les utilisateurs dans l'application depuis le tableau de bord web.

Activités professionnelles : lors de la création d'une nouvelle activité professionnelle, vous devez indiquer le nom, choisir une couleur de catégorie, le taux horaire et le rappel de pointage par défaut. (Cet écran de modification vous permet également de désactiver les activités professionnelles qui ne sont plus nécessaires)

Taux horaire : il s'agit d'une valeur qui peut être associée à l'activité professionnelle concernée et qui permet de calculer automatiquement le coût total de l'entrée horaire sur l'écran des rapports.

Rappel de fin de pointage : lorsqu'un utilisateur utilise l'activité professionnelle et dispose d'une entrée horaire active en cours de pointage, il recevra un rappel indiquant qu'il est toujours pointé dans l'application. Cette valeur peut être modifiée, mais la valeur par défaut est de 8 heures.

Un utilisateur peut pointer son entrée avec Time dans l'application en accédant à la page de suivi du temps et en sélectionnant le bouton vert en bas de l'écran.

Pointage d’entrée

Vous accédez ainsi à un écran de saisie horaire où vous pouvez sélectionner l'activité professionnelle correcte et ajouter le lieu, des étiquettes ou des notes, puis cliquer sur le bouton Pointage d’entrée. Vous revenez ensuite à l'écran de suivi du temps pour voir l'entrée avec un minuteur en cours.

Pointage de sortie / Modifier l’entrée horaire

Vous pouvez cliquer sur le bouton rouge Stop pour revenir à l'écran de modification de l'entrée horaire. À partir de là, l'heure de fin et la durée seront renseignées automatiquement, et vous pouvez ajouter des étiquettes ou des notes supplémentaires, puis cliquer sur Enregistrer.

Remarque : en cas de problème de connexion lors de l'utilisation du module Time, la collecte du temps continuera de fonctionner en arrière-plan. Les informations resteront exactes une fois la connexion rétablie.

Vous pouvez revenir à une entrée horaire pour mettre à jour ses champs. Vous pouvez ajouter un lieu, des étiquettes, des notes, joindre une photo ou modifier l'activité professionnelle. Pensez à cliquer sur Enregistrer pour mettre à jour l'entrée horaire. Si vous souhaitez finaliser l'entrée horaire et pointer votre sortie, veillez à mettre à jour l'heure de fin. La durée sera mise à jour en fonction de cette heure de fin

Vous pouvez créer manuellement une entrée si votre compte n'est pas verrouillé. Vous pouvez cliquer sur le bouton vert Démarrer et mettre à jour les champs Date, Heure de début/Heure de fin et Durée pour corriger manuellement un pointage manqué ou un autre temps antérieur qui n'a pas été enregistré.

Si vous avez choisi d'utiliser l'option de suivi par durée, vous sélectionnez l'activité professionnelle et la durée pour créer des blocs de temps pour les tâches enregistrées. Vous pouvez toujours mettre à jour l'entrée horaire avec des lieux, des étiquettes et des notes, ainsi que joindre une photo.

TripLog Time est une application de Time Tracking basée sur des feuilles de temps ou des projets, qui permet aux utilisateurs d'enregistrer leur temps à l'aide d'une feuille de temps ou d'un système de durée par projet. L'interface se synchronise avec le cloud afin que les utilisateurs et les administrateurs puissent générer des rapports et suivre les feuilles de temps. L'intégration de l'approval management est disponible avec notre version Enterprise pour simplifier l'approbation des feuilles de temps. Disponible sur iOS version 9.0 et Android version 4.0 ou ultérieure.

Configurer le Time Tracking est aussi simple que d'ouvrir le menu dans l'application et d'activer l'essai Time Tracking pour les clients existants. Si vous êtes un nouveau client, le module Time Tracking est activé pendant votre période d'essai.

Ouvrez le menu Time dans l'application ou sur le web pour activer le Time Tracking. L'utilisation du mode Time Tracking peut entraîner un coût supplémentaire, selon le service auquel vous êtes actuellement abonné. Consultez la page des tarifs actuelle pour plus d'informations (Page des tarifs)

Vous aurez le choix entre le suivi par feuille de temps ou par durée. Ce choix déterminera la façon dont vous suivez votre temps. Vous pouvez modifier cette option ultérieurement dans les paramètres.

Une vue graphique des feuilles de temps. Un seul utilisateur peut être affiché à la fois. Elle vous permet de consulter les entrées horaires et d'approuver les entrées par utilisateur.

Une vue détaillée de toutes les entrées horaires avec un filtre de recherche conçu pour trouver rapidement l'entrée recherchée. Cette vue vous permet de voir les entrées horaires de l'ensemble de l'organisation et d'afficher tous les utilisateurs en même temps.

Des filtres avancés sont disponibles pour explorer plus en détail une activité ou un lieu spécifique.

Vous pouvez ajouter une activité professionnelle qui permet à l'utilisateur de catégoriser le travail effectué, avec un nom et, le cas échéant, un taux horaire. Les utilisateurs peuvent ajouter des activités professionnelles dans l'application, et les administrateurs peuvent rendre des activités professionnelles disponibles pour les utilisateurs dans l'application depuis le tableau de bord web.

Activités professionnelles : lors de la création d'une nouvelle activité professionnelle, vous devez indiquer le nom, choisir une couleur de catégorie, le taux horaire et le rappel de pointage par défaut. (Cet écran de modification vous permet également de désactiver les activités professionnelles qui ne sont plus nécessaires)

Taux horaire : il s'agit d'une valeur qui peut être associée à l'activité professionnelle concernée et qui permet de calculer automatiquement le coût total de l'entrée horaire sur l'écran des rapports.

Rappel de fin de pointage : lorsqu'un utilisateur utilise l'activité professionnelle et dispose d'une entrée horaire active en cours de pointage, il recevra un rappel indiquant qu'il est toujours pointé dans l'application. Cette valeur peut être modifiée, mais la valeur par défaut est de 8 heures.

Lorsque le Time Tracking est activé, les rapports sont disponibles sous Reports > Time Clock

Le rapport Time Clock affiche le total des heures par activité professionnelle. Il totalise les heures ainsi que le taux horaire, si celui-ci a été renseigné, en fonction du montant enregistré. Si aucune activité professionnelle n'a été sélectionnée, l'entrée sera classée sous l'activité professionnelle par défaut

Le filtre situé en haut vous permet de personnaliser la vue récapitulative du rapport par utilisateurs ou activités professionnelles spécifiques.

Le rapport d'heures supplémentaires est basé sur le total de l'utilisateur pour la période et sur le taux des heures supplémentaires.

Avec Time, des paramètres supplémentaires vous permettent de personnaliser votre configuration. Vous trouverez ces paramètres sous Manage Settings > Time Policies.

Mode Time Tracking à l'échelle de l'entreprise : Laisser les utilisateurs choisir, Pointage d’entrée/sortie ou Durée

Arrondi du pointage

Configurez tous les paramètres afin que les entrées horaires soient conformes aux politiques de votre entreprise.

Premier jour de la semaine

Option permettant de configurer le jour de début de votre semaine pour la vue calendrier, également pris en compte dans les calculs des heures supplémentaires.

Verrouiller l'heure de début/fin et le lieu de l'entrée horaire

Lorsque les utilisateurs pointent leur entrée ou leur sortie, l'application applique automatiquement l'heure actuelle et recherche la position actuelle pour l'appliquer à l'entrée horaire. Les utilisateurs ne pourront pas modifier l'heure ou le lieu de pointage.

Le champ Lieu est obligatoire

Le lieu sera automatiquement recherché lors de la création de l'entrée horaire et celle-ci ne pourra pas être enregistrée tant qu'il n'aura pas été mis à jour. Sans le verrouillage de l'heure et du lieu sur l'entrée, ce champ peut être mis à jour manuellement par l'utilisateur.

Activer le démarrage automatique après le pointage d’entrée

Avec ce paramètre, le démarrage automatique passera en mode veille dès que l'utilisateur aura pointé son entrée. Lorsque l'utilisateur pointe sa sortie, l'application ne suit plus automatiquement les trajets. Le comportement actuel de l'application est d'indiquer que le démarrage automatique est désactivé.

Classer automatiquement les trajets en fonction du statut de pointage

Classe automatiquement les trajets (Professionnel/Hors service) en fonction du statut de pointage, indépendamment de toute autre règle de classification automatique.

Avertir le responsable/administrateur lors du pointage d’entrée/sortie

Une option configurable permettant d'avertir les responsables ou les administrateurs de l'entreprise lorsqu'un utilisateur pointe son entrée ou sa sortie.

Calculer les heures supplémentaires

L'activation des options d'heures supplémentaires vous donne des paramètres configurables pour calculer les heures supplémentaires selon vos exigences locales ou celles de votre entreprise.