TripLog Time Tracking est une application de suivi du temps basée sur une feuille de temps ou sur la durée du projet, qui permet aux utilisateurs de comptabiliser leur temps à l'aide d'un système de feuille de temps ou d'un système basé sur la durée du projet. L'interface se synchronise avec le cloud afin que les utilisateurs et les administrateurs puissent générer des rapports et suivre les feuilles de temps.

Avec notre plan Enterprise, une intégration de gestion des approbations est disponible pour simplifier davantage l'approbation des feuilles de temps. Disponible sur iOS version 9.0 et Android version 4.0 ou ultérieure.

La configuration de Time Tracking est aussi simple que d'ouvrir le menu de l'application et d'activer l'essai de Time Tracking pour les clients existants. Si vous êtes un nouveau client, le module Time Tracking est activé pendant votre période d'essai.

Ouvrez le menu Time dans l'application ou sur le web pour activer Time Tracking. Des frais supplémentaires peuvent s'appliquer pour utiliser les fonctionnalités de Time Tracking, selon le plan TripLog auquel vous êtes actuellement abonné. Consultez notre page de tarification pour plus d'informations.

Vous aurez le choix entre Timesheet et Duration Tracking. Cette sélection déterminera la façon dont vous enregistrez votre temps. Vous pourrez modifier cette option ultérieurement dans les paramètres.

Vous pouvez placer le menu Time sur l'écran d'accueil à l'aide des options. Il prendra la place de Fuel sur l'écran principal. Si vous avez désactivé le suivi du carburant, le module Time apparaîtra à cet endroit par défaut.

Accédez à TripLog App > Main Menu (≡ three line icon) > General Settings > Time Settings > Show on Home Screen. Sélectionnez Time comme option principale (vous pourrez toujours revenir à l'option Fuel ultérieurement).

Vous pouvez ajouter une Job Activity qui permet à l'utilisateur de classer le travail effectué avec un nom et un taux horaire, le cas échéant. Les utilisateurs peuvent ajouter des Job Activities dans l'application, et les administrateurs peuvent rendre les Job Activities disponibles aux utilisateurs de l'application depuis le tableau de bord web.

Job Activities : lors de la création d'une nouvelle Job Activity, vous indiquez le nom, choisissez une couleur de catégorie, un taux horaire et un rappel de pointage par défaut. Sur cet écran de modification, vous pouvez également désactiver les Job Activities qui ne sont plus nécessaires.

Hourly Rate : il s'agit d'une valeur pouvant être associée à une Job Activity spécifique, qui calculera automatiquement le coût total de l'entrée de temps sur l'écran des rapports.

Clock-Out Reminder : lorsqu'un utilisateur utilise une Job Activity et est pointé sur une entrée de temps active, un rappel lui indique qu'il est toujours pointé dans l'application. Cette valeur peut être modifiée, mais la valeur par défaut est de 8 heures.

Un utilisateur peut pointer son entrée dans Time Tracking en accédant à la page Time Tracking et en sélectionnant le bouton vert en bas de l'écran.

Clock In

Cela vous amène à un écran de saisie de temps où vous pouvez sélectionner la bonne Job Activity, ajouter l'emplacement, des Tags ou des Notes, puis cliquer sur le bouton de pointage d'entrée. Vous revenez ensuite à l'écran Time Tracking pour voir l'entrée avec un chronomètre en cours.

Clock Out / Edit Time Entry

Vous pouvez cliquer sur le bouton rouge d'arrêt pour revenir à l'écran Edit Time Entry. À partir de là, l'End Time et la Duration sont renseignés automatiquement, et vous pouvez ajouter des Tags ou des Notes supplémentaires avant de cliquer sur Save.

Vous pouvez revenir à une entrée de temps pour mettre à jour n'importe quel champ. Vous pouvez ajouter un Location, des Tags, des Notes, joindre une photo ou modifier la Job Activity. N'oubliez pas de cliquer sur Save pour mettre à jour l'entrée de temps. Si vous souhaitez terminer l'entrée de temps et pointer votre sortie, veillez à mettre à jour l'End Time. La Duration sera mise à jour en fonction de cette heure de fin.

Vous pouvez créer manuellement une entrée si votre compte n'est pas verrouillé. Vous pourrez cliquer sur le bouton vert de démarrage et mettre à jour la date, l'heure de début/fin et les champs de durée pour compléter manuellement un pointage manqué ou tout autre temps passé non enregistré.

Si vous choisissez d'utiliser l'option de suivi par durée, vous sélectionnez la Job Activity et la durée pour créer des blocs de temps correspondant au travail effectué. Vous pouvez toujours mettre à jour l'entrée de temps avec des emplacements, des tags et des notes, ainsi que joindre une photo.

Connectez-vous d'abord à votre compte sur le tableau de bord web de TripLog.

1. Choisissez votre vue temporelle : accédez à l'écran Time Tracking que vous souhaitez consulter (Calendar View ou List View).
2. Sélectionnez votre vue : modifiez la plage affichée sur Day / Week / Month
3. Ajouter une entrée de temps : ajoutez manuellement une entrée de temps
4. Filtre de la vue : un seul utilisateur peut être sélectionné à la fois
5. Notre plan Enterprise inclut une interface de gestion des approbations facultative pour soumettre et approuver les entrées de temps. Notez que les approbations sont basées sur la vue actuelle.

Une vue détaillée de toutes les entrées de temps avec un filtre de recherche conçu pour trouver rapidement l'entrée que vous recherchez.

Vous pouvez ajouter une Job Activity qui permet à l'utilisateur de classer le travail effectué avec un Name et un Hourly Rate, le cas échéant. Les utilisateurs peuvent ajouter des Job Activities dans l'application, et les administrateurs peuvent rendre les Job Activities disponibles aux utilisateurs de l'application depuis le tableau de bord web.

Job Activities : lors de la création d'une nouvelle Job Activity, vous indiquez le nom, choisissez une couleur de catégorie, un taux horaire et un rappel de pointage par défaut. Sur cet écran de modification, vous pouvez également désactiver les Job Activities qui ne sont plus nécessaires.

Hourly Rate : il s'agit d'une valeur pouvant être associée à une Job Activity spécifique, qui calculera automatiquement le coût total de l'entrée de temps sur l'écran des rapports.

Clock-Out Reminder : lorsqu'un utilisateur utilise une Job Activity et est pointé sur une entrée de temps active, un rappel lui indique qu'il est toujours pointé dans l'application. Cette valeur peut être modifiée, mais la valeur par défaut est de 8 heures.

Lorsque Time Tracking est activé, les rapports deviennent disponibles sous Reports > Time Clock.

Le rapport Time Clock affiche le total des heures par Job Activity. Il totalise les heures, ainsi que le taux horaire, s'il est renseigné, en fonction du montant enregistré. Si aucune Job Activity n'a été sélectionnée, l'entrée est classée sous la Job Activity par défaut

Le filtre en haut vous permet de personnaliser la vue de synthèse du rapport par utilisateur ou Job Activity spécifique.