Ce guide explique aux administrateurs comment désactiver correctement le compte TripLog d'un employé licencié, conserver ses données et éviter des frais de facturation imprévus.
Avant de désactiver le compte
Remarque : lorsque vous désactivez le compte d'un utilisateur, celui-ci reçoit une notification par e-mail l'informant que son compte a été désactivé par un administrateur. Il perd l'accès au tableau de bord web et à l'application mobile.
Effectuez d'abord ces étapes, par bonne pratique, afin de régler toute question en suspens avec l'utilisateur.
Étape 1 : régler les approbations en attente
Si votre organisation utilise le flux d'approbation, vérifiez si l'employé a des trajets ou des dépenses en attente d'approbation ou toujours au statut soumis.
Connectez-vous à votre tableau de bord web TripLog sur app.triplog.net
Accédez à Reports et filtrez par le nom de l'employé
Filtrez par Approval Status: Pending ou Submitted
Approuvez, rejetez ou planifiez le paiement des éléments en attente avant de désactiver le compte
Remarque : les trajets qui sont au statut soumis au moment de la désactivation d'un compte conservent ce statut. Ils continuent d'apparaître dans les rapports, mais ne peuvent pas être modifiés ni resoumis sans réactiver temporairement le compte.
Nous vous recommandons de régler la paie, car elle peut être hors cycle. Si vous disposez actuellement d'une intégration avec un système de paie et devez émettre un chèque hors cycle pour un remboursement, vous pouvez marquer les éléments comme chargés afin d'éviter de les inclure dans le prochain cycle de paie.
Étape 2 : exporter les données de l'employé (recommandé)
Bien que les données de trajets, de dépenses et de temps de l'employé restent accessibles aux administrateurs via les rapports après la désactivation du compte, nous recommandons d'effectuer une exportation finale par bonne pratique, pour vos propres archives.
Accédez à Reports sur le tableau de bord web
Définissez la période pour couvrir toute la durée d'emploi de l'employé (ou au moins l'année en cours)
Filtrez par le nom de l'employé
Téléchargez le rapport au format CSV et/ou PDF
Partagez-le avec votre équipe comptable ou RH selon les besoins de conservation des documents
Remarque : l'exportation avant la désactivation du compte n'est pas obligatoire ; les données ne sont pas perdues lors de la désactivation d'un compte. Cette étape sert uniquement à votre propre documentation.
Désactivation du compte
Une fois les étapes précédentes terminées, désactivez le compte de l'employé.
Connectez-vous au tableau de bord web TripLog
Accédez à Manage → Users
Recherchez le nom ou l'adresse e-mail de l'employé
Ouvrez son profil utilisateur
Cochez la case Disabled
Enregistrez vos modifications
L'employé perd immédiatement l'accès à l'application TripLog et au tableau de bord web. Ses données historiques (trajets, dépenses et relevés de temps) restent intactes et accessibles aux administrateurs via les rapports.
Important : les utilisateurs désactivés sont retirés de votre nombre de licences facturées. Vous ne serez pas facturé pour les comptes désactivés lors des cycles de facturation suivants. En facturation annuelle, le siège devient disponible pour être attribué à un nouvel utilisateur.
Accéder aux données d'un employé désactivé
Après avoir désactivé un compte, vous pouvez toujours consulter et exécuter des rapports sur les données historiques de l'employé.
Accédez à Reports et utilisez Advanced Filters (Filters) pour rechercher par le nom de l'employé
Les utilisateurs désactivés n'apparaissent pas dans les menus déroulants de sélection rapide, mais restent accessibles via la recherche par filtres avancés
Si vous devez créer ou modifier des données sur un compte désactivé (par exemple, pour ajouter un trajet manquant ou corriger un enregistrement), vous devrez le réactiver temporairement ; voir ci-dessous.
Réactiver temporairement un compte
Si vous devez modifier les enregistrements d'un employé licencié après l'avoir désactivé :
Accédez à Manage → Users
Repérez le profil de l'employé (utilisez la recherche ; les utilisateurs désactivés peuvent être masqués par défaut)
Décochez la case Disabled et enregistrez
Effectuez les modifications nécessaires
Désactivez à nouveau le compte immédiatement une fois terminé afin d'éviter une facturation supplémentaire
Avertissement : un compte réactivé compte comme une licence active et sera inclus dans votre prochain cycle de facturation s'il reste activé. Désactivez toujours le compte dès que vous avez terminé vos modifications.
Implications sur la facturation
Statut du compte | Facturé ? |
Actif | Oui |
Désactivé | Non |
Réactivé temporairement | Oui (pour cette période de facturation) |
Si vous avez des questions concernant des frais spécifiques, consultez Tableau de bord web - Gérer la facturation ou contactez le support TripLog.
Liste de contrôle récapitulative
Approbations en attente résolues pour l'employé
Rapport de données final exporté (recommandé)
Compte désactivé sous Manage → Users
Confirmation que l'employé n'a plus accès à l'application ou au web