TripLog pour comptables est un ensemble de fonctionnalités du tableau de bord Web TripLog conçu pour permettre aux comptables de suivre facilement le kilométrage professionnel et les transactions de leurs clients. L'objectif de cet article est de fournir un guide étape par étape pour configurer et maîtriser les fonctionnalités TripLog pour comptables.
Remarque : pour la plupart des applications courantes, vous voudrez ajouter des utilisateurs supplémentaires pour les fonctionnalités normales Teams et Enterprise. Vous ne pourrez pas inviter un utilisateur qui fait partie d'un compte Multi-User Teams ou Enterprise, pour des raisons de confidentialité et de sécurité. S'il existe un besoin légitime d'accès avec des autorisations de comptable, veuillez ajouter l'utilisateur dans l'interface Gérer les utilisateurs avec les autorisations correctes.
Configuration initiale
Pour configurer votre compte comptable Triplog, vous devrez vous inscrire pour un compte TripLog. Si vous avez reçu une invitation pour être comptable, suivez ce processus pour configurer et enregistrer votre compte ; le lien sera automatiquement créé.
Accédez à la page Parrainage sous le lien Profil utilisateur.
Configuration pour comptables (inviter des clients)
Si vous êtes comptable et souhaitez suivre le kilométrage professionnel et les transactions de vos clients à l'aide de TripLog, veuillez d'abord enregistrer un compte avec TripLog si ce n'est pas déjà fait, puis suivez ces instructions :
Accédez à votre tableau de bord Web TripLog et rendez-vous sur la page Parrainage
Sur la page Parrainage, sélectionnez Inviter des clients
Saisissez le prénom, le nom et l'adresse e-mail de votre client dans les champs appropriés. Si vous souhaitez envoyer un objet et un contenu d'e-mail personnalisés à votre client pour expliquer pourquoi vous souhaitez qu'il utilise TripLog pour comptables, vous pouvez le faire en saisissant l'objet et le contenu dans les champs entourés ci-dessous :
Cochez la case si vous avez l'intention de payer pour l'accès de votre client au produit TripLog. Laissez-la décochée si l'utilisateur paiera lui-même.
Cliquez sur Envoyer l'invitation une fois terminé, et le client recevra une invitation à s'inscrire à TripLog.
À la réception de l'e-mail, le client se verra proposer un lien pour créer un nouveau compte TripLog (ou se connecter à TripLog s'il possède déjà un compte)
Comptable TripLog (inviter un comptable)
Ce processus permet d'inviter votre comptable à accéder à votre compte et à vos données TripLog afin de pouvoir consulter et exécuter des rapports à la demande. (Remarque : vous ne pourrez pas restreindre la vue des données du compte auquel il a accès. Veuillez continuer si c'est ce que vous souhaitez.)
Accédez à votre tableau de bord Web TripLog et rendez-vous sur la page Parrainage
Sur la page Parrainage, sélectionnez Inviter des clients
Saisissez le prénom, le nom et l'adresse e-mail de votre comptable dans les champs appropriés. Si vous souhaitez envoyer un objet et un contenu d'e-mail personnalisés à votre comptable pour expliquer pourquoi vous souhaitez qu'il utilise TripLog pour comptables, vous pouvez le faire en saisissant l'objet et le contenu dans les champs entourés ci-dessous :
Cliquez sur Envoyer l'invitation une fois terminé, et le comptable recevra une invitation à s'inscrire à TripLog.
Facturation
TripLog pour comptables offrira un accès gratuit pour exécuter des rapports pour le comptable s'il y a deux clients payants actifs ou plus connectés au compte. Selon l'accord que vous concluez avec votre client, vous pouvez choisir de payer pour le compte TripLog du client, ou le client peut payer pour son propre compte.
Pour définir quel compte paiera l'abonnement TripLog du client, veuillez vous connecter sur le web puis accéder à la page de facturation sous Gérer > Facturation. En accédant à la page, vous verrez une page similaire à celle-ci :
Si vous souhaitez payer pour le compte de votre client (exemple : un forfait à valeur ajoutée avec Suivi du kilométrage), veuillez alors définir « Payé par moi » sur « OUI » pour le client. Cela contribuera au total de la zone Payer la prochaine facture
Si le client paiera lui-même le service, veuillez définir « Payé par moi » sur « NON ». Cela activera sa page de facturation pour consulter et payer sa propre facture.
Veuillez noter que la période de facturation en cours devra être à jour pour que le compte parent comptable puisse accéder aux rapports. Cela peut indiquer une facture de 0 $, mais celle-ci doit tout de même être au statut « payé » pour que l'utilisateur comptable puisse accéder au compte. Il suffit de payer la facture de 0 $ pour renouveler l'accès au compte. Cela ne donne pas accès à l'application TripLog pour le suivi du kilométrage.