Con nuestra versión Enterprise de TripLog, tiene acceso al proceso Approval Management. Esta guía se centrará en el flujo de trabajo del administrador en el panel web.

Consulte el Proceso de aprobación para obtener más información sobre el cambio de estado y el flujo del proceso.

Si un administrador está definido como supervisor del usuario en la página de gestión de usuarios, recibirá una notificación por cualquier viaje, gasto o entrada de tiempo enviados, junto con una nota del usuario.

Nota sobre la edición y corrección de registros en el proceso de aprobación: si un registro está enviado, el usuario no puede modificarlo, pero el administrador puede actualizar la información del registro. Esto quedará registrado en el registro de auditoría. Para que un usuario pueda ajustar un registro enviado, deberá anular el envío, o el administrador deberá rechazarlo para que el elemento vuelva a ser editable. Una vez que un registro tiene el estado de pago programado o se ha cargado a una integración de nómina, ya no se puede editar.

Vaya a Dashboard > Overview, en la sección de aprobaciones pendientes.

Al hacer clic en REVIEW, accederá a los viajes, gastos o entradas de tiempo del usuario que se encuentran actualmente en estado enviado.

Al hacer clic en la revisión, accederá a los registros que debe revisar.

Puede buscar elementos de aprobación pendientes o completados mediante el filtro por usuario y el estado enviado, en los filtros rápidos o en el filtro avanzado.

Puede aprobar o rechazar las entradas enviadas. Para cambiar el estado, seleccione los registros que desea actualizar marcando la casilla situada a la izquierda de la entrada y, a continuación, elija el cambio de estado adecuado en el menú de aprobación.

Según sus permisos, verá en el registro las opciones Approve o Reject, otros permisos añadirán estados adicionales, entre ellos (Submit, Unsubmit, y Pay Schedule). Nos centraremos en el estado Aprobar o Rechazar.

Después de seleccionar los registros y aprobarlos, aparecerá un cuadro de confirmación con la opción de añadir una nota. Si va a rechazar elementos, se recomienda indicar al usuario qué debe corregirse. Esto puede hacerse de forma individual o por lotes. El usuario recibirá un correo de notificación indicando que los registros han sido aprobados o rechazados, junto con la nota y un enlace para revisar los registros.

A continuación se muestra un ejemplo rápido del uso del filtro rápido para confirmar que la aprobación se ha completado.

Puede consultar el historial de auditoría de un elemento pasando el cursor sobre el estado del registro. Puede hacer clic en ese registro para obtener un historial de los pasos por los que ha pasado el proceso, con marcas de tiempo. Estos registros también están disponibles en los informes y en los registros exportados.

En la página de informes, puede filtrar los registros por el estado actual.

Existe un estado final para que los registros pasen a Pago programado; esto indica que el elemento ha sido reembolsado y ya no puede ser

Se añade funcionalidad adicional para los administradores con el permiso de Contable.

Puede generar informes de los elementos que están actualmente en estado Approved en un período de tiempo

Una vez que los informes se cargan y están listos para enviarse a nómina, el administrador con el permiso de Contable puede utilizar Schedule Pay All para indicar que los elementos están programados para pagarse o que ya se han pagado, con el fin de eliminarlos de los pendientes de aprobación por pagar. Esto marcará todos los elementos del filtro actual con el estado Pay Scheduled.

Haga clic en un usuario para revisar los envíos pendientes. Puede revisar los detalles del viaje, el gasto o la entrada de tiempo para luego aprobarlos o rechazarlos de forma individual.

Al revisar una entrada individual, puede aprobarla o rechazarla. Aparecerá un campo de notas que podrá completar. Esto se enviará al usuario junto con el correo de notificación de aprobación o rechazo.

Puede optar por aprobar o rechazar varias entradas marcando las casillas individuales de los elementos que desea actualizar, o marcando la casilla situada en la parte superior izquierda para seleccionar todo. Al aprobar o rechazar las entradas, aparecerá el campo de notas que le permitirá añadir un mensaje a la notificación.

Puede revisar las entradas de todos los usuarios o de usuarios individuales por estado y período de tiempo. Esto le permitirá ver aprobaciones pasadas, envíos pendientes o rechazos pendientes que puedan necesitar seguimiento. Según el alcance de la revisión, puede ser recomendable ver estos registros en la web.

El componente web Approval Management de TripLog permite a los empleados enviar viajes y/o gastos, y a los supervisores revisar, aprobar o rechazar. A partir de ahí, los contables pueden programar el pago. Las notificaciones por correo electrónico, el estado del flujo de trabajo, las notas y las funciones de fuera de la oficina son intuitivas y fáciles de usar. Para activar el componente para la organización, el administrador debe ir a web account > Manage > Settings y seleccionar Approval Management > Save Settings.

Nota: independientemente del conjunto de permisos, un usuario no puede aprobar sus propios registros.

El proceso de aprobación incluye un historial de auditoría disponible para los registros que se envían a través del proceso de aprobación.

Created: creación inicial del registro por parte del usuario o del administrador

Updated: el registro se modifica o ajusta, con los elementos correspondientes indicados y registrados. (algunos cambios no se registran, como el cambio de actividades comerciales, notas o etiquetas)

Submitted: marca de tiempo en el momento en que el usuario envía el registro.

Rejected: marca de tiempo y administrador que lo rechazó, con el comentario incluido

Approved: marca de tiempo y administrador que lo aprobó, con el comentario incluido

Pay Scheduled: marca de tiempo y administrador

Ejemplo:

Al hacer clic en el área verde indicada, se abrirá el historial del viaje del registro

Progresión con campos adicionales a medida que se envía el registro.

El registro se rechaza con una nota.

El usuario corrigió y volvió a enviar.