Approval Management y Batch Approval Management están incluidos en nuestro servicio Enterprise; puede consultar y actualizar su plan en la página de facturación.

La funcionalidad Batch Approval permite a su organización personalizar el momento y la forma en que los usuarios envían sus registros de kilometraje y gastos para su aprobación. Esta función permite a los usuarios consolidar aprobaciones con notas personalizadas, facilitando la asociación de estos elementos con registros específicos. Este flujo de trabajo simplificado mejora la eficiencia de sus gestores en el proceso de aprobación.

Una vez que haya configurado Batch Submission, debería ver los botones de lote en el área de aprobación. La versión anterior del proceso de aprobación mostrará los estados individuales disponibles, mientras que la nueva opción mostrará los botones View Batches y Create Batch

Consulte la guía de usuario que figura a continuación para conocer los pasos para crear y enviar un lote. Solo un usuario puede crear, añadir registros o enviar/modificar un lote. Crear un lote desde el cuadro de diálogo generará un envío de lote para el usuario actual. (El administrador principal puede crear un lote para un usuario seleccionándolo en el filtro rápido para verlo, y tendrá acceso a los lotes existentes de ese usuario)

Batch Approval: guía de usuario
Enlace a la guía de usuario para utilizar Batch Submission en la aplicación o en la web.

Al revisar los lotes, puede acceder a ellos desde cualquiera de las páginas que contienen registros. Las páginas de Trips y Expense tendrán el botón View Batches y el menú desplegable Batches, que mostrará sus lotes.

En la vista de lotes, podrá ver el resumen de los lotes pendientes y abiertos. Estos mostrarán el nombre de usuario, el nombre del lote, un resumen de las entradas, el período (fecha de inicio y fin) de los registros incluidos, y el importe total del lote.

Al hacer clic en el registro, podrá revisar y aprobar o rechazar el lote seleccionado. El lote mostrará los detalles resumidos de todo el lote, así como las partidas individuales de gastos y kilometraje. Incluirá también el historial de los registros, con cualquier nota de aprobación o rechazo asociada al lote.

Si el lote contiene elementos que deben rechazarse, puede seleccionarlos y marcarlos como rechazados para devolverlos al usuario para su corrección. El usuario podrá corregir los registros y volver a enviarlos.

Al elegir Reject Entries podrá seleccionar los elementos que necesita rechazar, añadir una nota y guardar la entrada para notificar al usuario las correcciones necesarias.

Una vez que el lote esté validado y pueda aprobarse, simplemente abra el lote y seleccione aprobar. El campo de nota se puede actualizar si es necesario y, a continuación, se aprueba. Esto sacará al lote del estado enviado y notificará al usuario que el lote fue aprobado y procesado.

El último paso del proceso de aprobación, si se envía a nómina para su reembolso, es marcar el lote como Pay Scheduled, lo que indica que el registro ha sido pagado.