Esta guía explica a los administradores los pasos para desactivar correctamente la cuenta de TripLog de un empleado despedido, conservar sus datos y evitar cargos de facturación inesperados.
Antes de desactivar la cuenta
Aviso: cuando desactiva la cuenta de un usuario, este recibe una notificación por correo electrónico informándole de que su cuenta ha sido desactivada por un administrador. Perderá el acceso al panel web y a la aplicación móvil.
Complete estos pasos primero, como buena práctica, para resolver cualquier asunto pendiente con el usuario.
Paso 1: resolver las aprobaciones pendientes
Si su organización utiliza el flujo de aprobación, compruebe si el empleado tiene viajes o gastos pendientes de aprobación o que sigan en estado enviado.
Inicie sesión en su panel web de TripLog en app.triplog.net
Vaya a Reports y filtre por el nombre del empleado
Filtre por Approval Status: Pending o Submitted
Apruebe, rechace o programe el pago de los elementos pendientes antes de desactivar la cuenta
Nota: los viajes que estén en estado enviado en el momento de desactivar una cuenta permanecerán en ese estado. Seguirán apareciendo en los informes, pero no podrán editarse ni reenviarse sin reactivar temporalmente la cuenta.
Recomendamos resolver la nómina, ya que puede estar fuera de ciclo. Si actualmente tiene una integración con un sistema de nómina y necesita emitir un cheque fuera de ciclo para un reembolso, puede marcar los elementos como cargados para evitar incluirlos en el siguiente ciclo de nómina.
Paso 2: exportar los datos del empleado (recomendado)
Aunque los datos de viajes, gastos y tiempo del empleado siguen siendo accesibles para los administradores a través de los informes después de desactivar la cuenta, recomendamos realizar una exportación final como buena práctica para sus propios registros.
Vaya a Reports en el panel web
Establezca el intervalo de fechas para cubrir toda la antigüedad del empleado (o al menos el año en curso)
Filtre por el nombre del empleado
Descargue el informe en formato CSV y/o PDF
Compártalo con su equipo de contabilidad o de RR. HH. según sea necesario para el mantenimiento de registros
Nota: exportar antes de desactivar la cuenta no es obligatorio; los datos no se pierden al desactivar una cuenta. Este paso es únicamente para su propia documentación.
Desactivar la cuenta
Una vez completados los pasos anteriores, desactive la cuenta del empleado.
Inicie sesión en el panel web de TripLog
Vaya a Manage → Users
Busque el nombre o la dirección de correo electrónico del empleado
Abra su perfil de usuario
Marque la casilla Disabled
Guarde los cambios
El empleado perderá inmediatamente el acceso a la aplicación TripLog y al panel web. Sus datos históricos (viajes, gastos y registros de tiempo) permanecerán intactos y accesibles para los administradores a través de los informes.
Importante: los usuarios desactivados se eliminan de su recuento de facturación activo. No se le cobrará por las cuentas desactivadas en los siguientes ciclos de facturación. En la facturación anual, el puesto queda disponible para asignarlo a un nuevo usuario.
Acceder a los datos de un empleado desactivado
Después de desactivar una cuenta, aún puede ver y ejecutar informes sobre los datos históricos del empleado.
Vaya a Reports y use Advanced Filters (Filters) para buscar por el nombre del empleado
Los usuarios desactivados no aparecerán en los menús desplegables de selección rápida, pero estarán disponibles mediante la búsqueda con filtros avanzados
Si necesita crear o editar datos en una cuenta desactivada (por ejemplo, para añadir un viaje olvidado o corregir un registro), deberá reactivarla temporalmente; vea a continuación.
Reactivar temporalmente una cuenta
Si necesita modificar los registros de un empleado despedido después de desactivarlo:
Vaya a Manage → Users
Localice el perfil del empleado (use la búsqueda; los usuarios desactivados pueden estar ocultos de forma predeterminada)
Desmarque la casilla Disabled y guarde
Realice los cambios necesarios
Vuelva a desactivar la cuenta inmediatamente al terminar para evitar cargos adicionales
Advertencia: una cuenta reactivada cuenta como una licencia activa y se incluirá en su próximo ciclo de facturación si se deja activada. Desactive siempre la cuenta en cuanto termine sus cambios.
Implicaciones en la facturación
Estado de la cuenta | ¿Se factura? |
Activa | Sí |
Desactivada | No |
Reactivada temporalmente | Sí (durante ese periodo de facturación) |
Si tiene preguntas sobre un cargo específico, consulte Panel web - Gestionar la facturación o póngase en contacto con el soporte de TripLog.
Lista de verificación resumen
Aprobaciones pendientes resueltas para el empleado
Informe de datos final exportado (recomendado)
Cuenta desactivada en Manage → Users
Confirmado que el empleado ya no tiene acceso a la aplicación ni a la web