¿Necesito cargar el kilometraje a QuickBooks?
Propietario único o LLC de un solo miembro
Si no tiene ningún empleado además de usted mismo, probablemente solo necesite reclamar las deducciones por kilometraje en su declaración de impuestos personal. En EE. UU., esto se hace en el Formulario 1040 Schedule C. En este caso, no necesita cargar el kilometraje a QuickBooks. En su lugar, solo tendría que ejecutar los informes de TripLog del año y copiar algunos números en TurboTax, o un software fiscal equivalente, o entregar los informes a su preparador de impuestos. Aun así, deberá conservar los informes de TripLog como documentación de respaldo para este registro.
Pequeña empresa con empleados
Si tiene empleados y les reembolsa el uso comercial de sus vehículos personales, deberá cargar los datos de TripLog a QuickBooks como Gastos (Expenses) o Facturas por pagar (Bills). O bien, si factura el kilometraje a sus clientes, deberá cargarlo como Facturas (Invoices). Consulte a continuación para más detalles.
Conectarse a QuickBooks Online
Con el panel web de TripLog, puede conectarse y cargar datos a Intuit QuickBooks Online. Necesitará:
Una cuenta de QuickBooks Online Plus
Un plan TripLog Premium o Enterprise
Para conectarse a QuickBooks Online, siga estas instrucciones:
Conexión a QuickBooks Online
Vaya a la sección Integraciones y haga clic en los puntos suspensivos
[IMAGE - replace with localized screenshot]
Una vez abierto, complete la conexión a QuickBooks Online
[IMAGE - replace with localized screenshot]
Elija su tipo de conexión
En el panel web de TripLog, vaya al enlace de Integraciones para QuickBooks Online. Elija Expenses (gastos), Bills (facturas por pagar) o Invoices (facturas). Esto se explica en la sección específica sobre cómo configurar las categorías de kilometraje y gastos.
[IMAGE - replace with localized screenshot]
Seleccione la forma en que desea conectar su kilometraje y gastos, y complete la configuración de QuickBooks como se indica a continuación.
Cargar viajes a QuickBooks como gastos de reembolso de kilometraje
[IMAGE - replace with localized screenshot]
Inicie sesión en su cuenta web de TripLog, haga clic en "Expenses" en la pestaña QuickBooks de la barra de menú y luego filtre los viajes por rango de fechas, actividad y/o conductor.
Si es la primera vez, haga clic en el botón "Connect to QuickBooks" y luego inicie sesión en su cuenta de QuickBooks (consulte "Conectarse a QuickBooks Online" más arriba).
También deberá configurar la vinculación entre sus empleados en QuickBooks y sus empleados en TripLog. Para ello, haga clic en "Link TripLog Users to QuickBooks Employees" cerca de la parte inferior de la página para revisar y vincular los usuarios existentes de TripLog con los empleados de QuickBooks. Una vez que haya emparejado cada usuario de TripLog con el empleado correspondiente en QuickBooks, haga clic en "close".
Cree una cuenta bancaria/de crédito "Mileage" en QuickBooks Online si aún no ha creado una.
Cree una cuenta de gastos "Mileage" en QuickBooks Online si aún no ha creado una.
Cree un gasto de reembolso para cada línea de kilometraje y línea de cuenta de gastos mostrada arriba, pagadero al empleado (solo si ese usuario de TripLog ya se ha vinculado a un empleado de QuickBooks).
En la página QuickBooks Expense de TripLog, desplácese hacia abajo y presione "Upload to QuickBooks" > Upload. Esto cargará el kilometraje como gasto de reembolso a QuickBooks.
Luego puede iniciar sesión en QuickBooks Online para revisar los gastos.
Cargar gastos a QuickBooks como gastos de reembolso
Seleccione la configuración de QuickBooks en QuickBooks Online > Expenses
[IMAGE - replace with localized screenshot]
Seleccione Link Vehicle Expenses Categories o Link Business Categories para abrir el menú y elegir las categorías de TripLog y hacerlas coincidir con las categorías correspondientes de QuickBooks Online. Tenga en cuenta que deberá vincular por separado los gastos relacionados con vehículos y los gastos comerciales.
[IMAGE - replace with localized screenshot]
Cargar viajes a QuickBooks como facturas de reembolso de kilometraje
TripLog carga los viajes como facturas por pagar de reembolso de kilometraje, pagaderas a sus empleados a través de QuickBooks. Este es el proceso:
Inicie sesión en su cuenta web de TripLog, haga clic en "Bills" en la pestaña QuickBooks de la barra de menú y luego filtre los viajes por rango de fechas, actividad y/o conductor.
Si es la primera vez, haga clic en el botón "Connect to QuickBooks" y luego inicie sesión en su cuenta de QuickBooks (consulte "Conectarse a QuickBooks Online" más arriba).
Revise el kilometraje, la tarifa y el monto total del pago, y luego haga clic en "Upload to QuickBooks".
TripLog crea una cuenta de gastos "Mileage Reimbursement" en el plan de cuentas, un artículo "Mileage" en Products and Services, y una cuenta de proveedor para cada conductor/empleado que recibe el reembolso.
Luego, TripLog crea una factura por pagar para cada conductor (como proveedor) con las líneas de kilometraje, tarifa y monto total.
Luego puede iniciar sesión en QuickBooks Online para revisar las facturas y completar el pago.
Cargar gastos a QuickBooks como facturas de reembolso
Seleccione la configuración de QuickBooks en Connect > Bills
[IMAGE - replace with localized screenshot]
Seleccione Link Vehicle Expenses Categories o Link Business Categories para abrir el menú y elegir las categorías de TripLog y hacerlas coincidir con las categorías correspondientes de QuickBooks Online. Tenga en cuenta que deberá vincular por separado los gastos relacionados con vehículos y los gastos comerciales.
[IMAGE - replace with localized screenshot]
Cargar viajes a QuickBooks como facturas de clientes y/o gastos facturables
Inicie sesión en su cuenta web de TripLog, haga clic en "Invoices" en la pestaña QuickBooks de la barra de menú y luego filtre los viajes por rango de fechas, actividad y/o conductor.
Si es la primera vez, haga clic en el botón "Connect to QuickBooks" y luego inicie sesión en su cuenta de QuickBooks (consulte "Conectarse a QuickBooks Online" más arriba).
También deberá configurar las cuentas. Paso 1: importe los clientes de QuickBooks a TripLog como actividades comerciales. Paso 2: revise y vincule las actividades existentes con los clientes de QuickBooks.
Revise el kilometraje, la tarifa y el monto total del pago, y luego haga clic en "Create Invoices", "Create Billable Expenses" o "Create Both".
Luego, TripLog crea una cuenta "Mileage Service Income" y/o un artículo de Producto/Servicio "Mileage Invoice" para la cuenta, si aún no se ha creado.
Luego, TripLog crea una factura de kilometraje para cada cliente.
Luego puede iniciar sesión en QuickBooks Online para revisar las facturas.
Solución de problemas
Volver a cargar a QuickBooks
Al cargar registros a QuickBooks, existe una salvaguarda que impide enviar accidentalmente el mismo registro dos veces. Si necesita volver a cargar un registro que ya se cargó a su integración de QuickBooks, puede filtrar por "Uploaded" en la página de carga del sitio web. Puede pasar el cursor sobre las líneas cargadas, marcarlas y elegir CLEAR. Esto permitirá volver a cargar el registro. Esto puede ocurrir si hubo un error en su configuración. Deberá corregir esa configuración y volver a cargar.