Suscríbase a TripLog Mileage para ADP Workforce Now® o RUN Powered by ADP®
AVISO: Para utilizar ADP correctamente con TripLog, es importante saber que los conectores ADP están destinados a quienes no eran clientes previos de ADP. En cambio, la integración completa con ADP está destinada a clientes que ya estaban integrados con ADP. Para diferenciar ambas conexiones, el término "connector" aparecerá en el ADP Marketplace para quienes necesiten un conector ADP para su cuenta. Esto aplica a todas las conexiones, como ADP WFN y RUN.
Antes de que su organización pueda usar TripLog para el reembolso de kilometraje y gastos, debe suscribirse a la aplicación TripLog en el ADP Marketplace. Puede encontrar la ficha de la aplicación TripLog buscando "TripLog" en el ADP Marketplace, o usar este enlace para
RUN Powered by ADP® https://apps.adp.com/en-US/apps/320104
ADP Workforce Now® https://apps.adp.com/en-US/apps/300787
ADP Workforce Now® Next Generation https://apps.adp.com/en-US/apps/334747
Elija una suscripción mensual o anual y confirme el pedido. ADP le facturará, y podrá cambiar el tipo de suscripción y el número de usuarios más adelante.
Iniciar sesión en el panel web de TripLog
TripLog está totalmente integrado con ADP mediante inicio de sesión único (Single Sign-On, SSO). En su cuenta de ADP Marketplace encontrará todas las aplicaciones a las que está suscrito. Vaya a la página "My Apps", haga clic en el logotipo de TripLog y se iniciará sesión en su cuenta de TripLog.
Si es la primera vez, aparecerá una pantalla de consentimiento. Haga clic en "PERMITIR" el acceso.
Llegará a la pantalla de configuración inicial de TripLog. Complete el proceso de configuración.
Importar usuarios desde ADP
El siguiente paso es crear las cuentas de usuario importándolas desde ADP. Vaya al menú Administrar > Usuarios y haga clic en el botón "Importar usuarios de ADP".
Si es la primera vez, aparecerá otra pantalla de consentimiento. Haga clic en "PERMITIR".
A continuación, el sistema extraerá todos los datos de los trabajadores desde ADP. Esto puede tardar unos minutos. Puede seleccionar los usuarios que desea agregar a TripLog y hacer clic en "Importar trabajadores". También puede acotar la selección buscando cualquier tipo de dato del usuario en el cuadro de búsqueda superior, por ejemplo, nombre, puesto, departamento, etc. Si no necesita agregar ningún usuario, puede hacer clic en el botón "Listo". Al abrir este menú, cualquier usuario que ya se haya agregado antes de la búsqueda se vinculará automáticamente.
Configurar los ajustes de nómina de ADP
Como profesional de ADP, solo usted puede cargar los datos de kilometraje y gastos a la nómina de ADP. Pero primero debe configurar TripLog para que coincida con los códigos de ADP. En la barra de menú superior, seleccione ADP en el menú Integraciones. Luego haga clic en "Configuración de ADP".
Debe elegir:
¿Qué tipo de código de gasto desea usar para el reembolso? Elija la opción "Earnings" (ingresos): el monto del reembolso de kilometraje y gastos se cargará como números positivos, y ese será el monto que los empleados "ganarán" durante el ciclo de pago. Elija la opción "Deduction" (deducción): el monto se cargará como números negativos, y a los empleados se les deducirá un monto negativo, lo cual equivale en la práctica a ingresos. La selección de los códigos de gasto de ADP también cambiará según se elija "earning" o "deduction".
Haga coincidir las categorías de gastos de TripLog con los códigos de gasto de ADP. Haga coincidir solo las que necesite, principalmente "Mileage" (kilometraje) y posiblemente "Toll" (peaje), "Parking" (estacionamiento) y otras categorías de gastos. Los gastos no vinculados no podrán cargarse.
Cargar kilometraje y gastos a ADP
Una vez que sus empleados hayan registrado datos de kilometraje o gastos usando la aplicación móvil TripLog, y esté listo para cargarlos a ADP, puede ir a la página TripLog ADP.
Hay algunos requisitos previos:
Un ciclo de nómina en estado "Entering Payroll Information" (ingreso de información de nómina) o "Correcting Input" (corrección de datos).
El kilometraje y otros tipos de gastos están vinculados a los códigos de gasto de ADP.
Seleccione las fechas, actividades de viaje y/o categorías de gastos correctas.
Revise los elementos y montos de reembolso, una fila por empleado.
Haga clic en "Upload to ADP" (cargar a ADP). También deberá ingresar el número de pago cada vez que cargue datos. El número predeterminado es 1.
Cuando todo se haya cargado correctamente, puede iniciar sesión en su cuenta de administrador de ADP Workforce Now. En la barra de menú, seleccione Process > Payroll > Paydata. Verá los datos de reembolso cargados por TripLog en "Other Earnings" u "Other Deduction" con el código y el monto del kilometraje.
Para RUN Powered by ADP®, el menú se encuentra en Home > Time Sheet Import. Deberá seleccionar el ciclo de pago y buscar el monto de kilometraje cargado.
Administrar la facturación y la suscripción de ADP
Una vez configurada la conexión con ADP, si necesita modificar el número de usuarios de su suscripción, puede modificar sus licencias de TripLog en ADP Marketplace > Su nombre > My Apps > busque la aplicación TripLog > Manage App.
Al agregar usuarios (licencias adicionales), deberá seleccionar el número total de usuarios.
Ejemplo: Aumentar el número de licencias de 30 a 40. Para hacerlo, ingrese 40 como el total de usuarios. (ADP procesará cualquier diferencia devolviendo la parte no utilizada y cobrando la diferencia.)
Una vez seleccionado el número correcto, siga las pantallas para completar su compra.
Problemas conocidos:
ADP en general
Si existe un límite en sus suscriptores, deberá corregir los puestos disponibles en ADP para poder agregar usuarios con la integración completa y la de conector
Si transfiere a un empleado entre códigos de empresa (Company Codes), es posible que deba ir a Importar trabajadores para actualizar esa conexión. También puede actualizar el perfil de usuario en Administrar usuarios para usar el código de empresa/ID de archivo correcto
Las cancelaciones también se gestionan a través de ADP. Si necesita eliminar la conexión con ADP, comuníquese con el soporte de TripLog una vez que haya cancelado la suscripción en ADP.