Integración con SAP Concur®
Conectar su cuenta de Concur
Este proceso debe completarse antes de su primera carga. Para asegurarse de que su aplicación reciba la configuración correcta, realice una sincronización manual.
(Sincronización manual: aplicación TripLog > Menú principal (icono de tres líneas ≡) > Su plan (haga clic en el correo electrónico) > Copia de seguridad de datos > Sincronizar entre el dispositivo y la nube > Combinar datos)
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Iniciar sesión en Concur
Al hacer clic en Conectar con SAP Concur, se le redirigirá al sitio de inicio de sesión de Concur. Introduzca el correo electrónico vinculado a su cuenta de Concur.
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Después de introducir su correo electrónico y hacer clic en Siguiente, podrá elegir su opción de inicio de sesión.
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Iniciar sesión con la contraseña de SAP Concur
Puede optar por iniciar sesión en su cuenta de Concur introduciendo la contraseña de su cuenta de SAP Concur
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Iniciar sesión con el enlace de correo electrónico de SAP
Puede optar por recibir un correo electrónico de validación de Concur para vincular su cuenta por correo electrónico.
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Cargar viajes y gastos en Concur
Inicie sesión en su cuenta web de TripLog, haga clic en "Conectar > Concur > Cargar" en la barra de menú y luego filtre los viajes y gastos por rango de fechas y/o actividad.
Si es la primera vez, haga clic en el botón verde "Conectar con Concur" (en la parte superior derecha de la página) y, a continuación, inicie sesión en su cuenta de Concur con su nombre de usuario y contraseña de Concur para permitir el acceso de TripLog.
Refine los criterios de búsqueda utilizando el área de búsqueda en el lado izquierdo de la página para seleccionar los parámetros de kilometraje, peajes, estacionamiento, gastos, etc. que desea cargar en Concur. Tenga en cuenta que solo el kilometraje y los gastos que aparecen en la página se cargarán en Concur.
Una vez que esté satisfecho con el kilometraje y los gastos que aparecen en la página, haga clic en "Cargar en Concur".
Seleccione el informe de Concur al que desea cargar los viajes y gastos, y luego haga clic en el botón "Cargar".
TripLog cargará los viajes como Kilometraje de vehículo personal, junto con los peajes, el estacionamiento y otros gastos como QuickExpense. TripLog también cargará las imágenes de los recibos asociados.
A continuación, inicie sesión en su cuenta de Concur, vaya al informe y revise las entradas de kilometraje. Haga clic en el botón "Importar" para revisar otras entradas de gastos e importarlas al informe.
Cargar desde el panel web
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Una vez conectado, podrá cargar los viajes existentes en Concur.
Seleccione los elementos en el filtro: año fiscal, mes, actividades
Haga clic en Cargar en Concur
Seleccione un informe de gastos o cree un informe nuevo
Haga clic en el botón Cargar
Cargar desde la aplicación
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Al cargar desde la aplicación, se mostrarán tanto los elementos cargados como los no cargados. Luego podrá elegir cargarlos en el informe de gastos existente o crear un informe nuevo.
Menú principal de la aplicación TripLog ( ≡ )
Seleccione el menú Concur
Seleccione el mes
Seleccione Empresarial
Verifique el resumen
Cree un informe nuevo
Asigne un nombre al informe
Haga clic en Aceptar
Recibirá un mensaje recordándole que los viajes ya cargados no se procesarán de nuevo, pero que las nuevas cargas se añadirán al informe.
Ver sus viajes en Concur
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Busque el informe que acaba de crear en su lista de gastos. Debería ser el elemento más reciente, a menos que se haya añadido a un informe existente.
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¿Qué información pasa a Concur al cargar?
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Puede ver un resumen del viaje, así como un enlace a la ruta de conducción si se registró en el comentario.
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Información completada por TripLog en el elemento de gasto:
Tipo de gasto como Kilometraje de vehículo personal, a menos que se defina como categoría de kilometraje
Fecha de transacción: fecha del evento de TripLog
Motivo de negocio: contendrá la actividad, las notas y las etiquetas del viaje
Lugar de origen: ubicación con nombre y dirección entre paréntesis.
Lugar de destino: ubicación con nombre y dirección entre paréntesis
Distancia: en las unidades registradas
Importe: según las unidades multiplicadas por la tarifa establecida en Concur
Nota: al cargar sus gastos, si su organización utiliza el kilometraje de traslado (commute mileage), puede que se realice una única carga del total tras la deducción. Deberá asegurarse de cargar en un solo día como el lote más pequeño. (1 día seleccionado o un período de varios días, ya que se utiliza el día completo para calcular la deducción del traslado en el momento de la carga. Si selecciona un día parcial, el cálculo del traslado se realizará con cada carga).
Enviar su informe de gastos
Revise sus elementos y envíelos a través de su proceso habitual. Si hay algún problema en el lado de Concur, recuerde ponerse en contacto con su administrador interno de Concur, ya que el soporte de TripLog no puede ayudarle con esos problemas.
Posibles errores y cómo corregirlos
Error 500: token caducado
Si aparece un mensaje de TOKEN CADUCADO al intentar cargar, desconecte y vuelva a conectar su cuenta de Concur, ya que la autenticación ha caducado. Intentamos mantener esto actualizado, pero los cambios en el sistema pueden provocar este problema.
Asignación incorrecta: si se encuentra fuera de EE. UU., el comportamiento predeterminado puede ser diferente. Es posible que se asocien tarifas escalonadas a un único gasto durante la carga debido al cálculo adicional. Si esto ocurre, el gasto seguirá asociándose a la cuenta de gastos de kilometraje o se creará una, ya que no es habitual en esos casos.
Si su organización utiliza Concur Drive, no habrá posibilidad de integración directa con Concur.
Volver a cargar en Concur
Si necesita volver a cargar kilometraje ya cargado en su integración con Concur, puede filtrar por "Cargado" en la página de carga del sitio web. Puede pasar el cursor sobre la marca de cargado y elegir BORRAR. Esto permitirá que el registro se cargue de nuevo. Esto puede ocurrir si seleccionó un informe de gastos ya cerrado. En ese caso, se recomienda crear un informe nuevo en el menú desplegable para que solo se procesen los elementos de TripLog.
Error 400:
Si recibe este error, puede haber un problema con su configuración de Concur.
El tipo de gasto Kilometraje de vehículo personal (MILEG) debe estar disponible. Si no lo está, deberá habilitarlo o pedirle a su administrador de Concur que lo habilite.
Si utiliza una versión más reciente de la base de datos de Concur o el tipo de gasto MILEG no está disponible, deberá habilitar el tipo de gasto Misceláneo (MISCL). Esto cargará su kilometraje total como un único número, sin el detalle de los viajes. Esto también utiliza las tarifas de kilometraje de TripLog para el cálculo.
Existe la posibilidad de que alguien en su organización esté utilizando o haya utilizado Concur Drive, lo que hace que la cuenta sea incompatible con nuestra capacidad de enviar kilometraje a Concur.