AVISO: Estas instrucciones y funciones son específicas para los administradores del plan TripLog Enterprise.
Creación de una nueva cuenta
Ofrecemos la posibilidad de configurar usted mismo una cuenta mediante nuestra prueba gratuita, pero le recomendamos encarecidamente que se ponga en contacto con un miembro de nuestro equipo de ventas para una demostración de las funciones y ventajas de TripLog.
Para empezar a utilizar la cuenta de su empresa, es importante registrarse primero en línea. Si aún no lo ha hecho, vaya a www.TripLog.net y haga clic en "Register" en la parte superior. Haga clic en el botón Register New Account para acceder directamente a esa opción.
Complete la información solicitada en la página de registro. Si le han proporcionado un código de referencia, puede utilizarlo aquí marcando la casilla junto a "I have a referral code" e introduciéndolo a continuación.
Aquí tiene un ejemplo de las pantallas adicionales para configurar una cuenta Enterprise.
No dude en solicitar una demostración una vez completada la configuración para familiarizarse mejor con las funciones de TripLog.
Panel
Al acceder por primera vez a su cuenta, se abrirá la página Dashboard Overview. Aquí verá widgets e información general sobre su cuenta. Disponemos de muchas herramientas, incluidos gráficos de rendimiento y tendencias predefinidos para entender el uso de su empresa.
Incorporación
Hay tutoriales de incorporación disponibles que le mostrarán el proceso de configuración y los pasos necesarios para configurar su cuenta según sus necesidades. En cualquier momento puede programar asistencia o ponerse en contacto con nuestro equipo de ventas o soporte para cualquier duda.
Añadir usuarios
Para añadir usuarios a su cuenta, acceda al botón Manage y seleccione Users.
Puede añadir usuarios individualmente a la cuenta haciendo clic en el botón Add User, o importar usuarios en bloque con la plantilla de importación. Nota: al añadir el usuario, este recibirá un correo electrónico de bienvenida con información sobre cómo descargar la aplicación e iniciar sesión en la aplicación o en la web. Con la importación, puede optar por no enviar el correo de bienvenida de inmediato.
ADD USER: añada usuarios manualmente introduciendo su nombre, dirección de correo electrónico y cualquier otra información opcional
IMPORT: añada/modifique usuarios en bloque mediante una importación CSV. Hay opciones adicionales disponibles en el menú de importación.
Quick Filter: filtre rápidamente los usuarios activados/desactivados
Filters: filtre sus usuarios para encontrar fácilmente a alguien
Importar usuarios
Para añadir un gran número de usuarios, puede ir a Manage → Users → Import User. Para garantizar una correcta carga de los usuarios, edite el archivo CSV de ejemplo proporcionado mediante el botón Download Template CSV. La importación de la lista también puede modificar los perfiles de los usuarios, por lo que debe asegurarse de que toda la información esté completamente rellenada al importar.
Configuración y opciones de usuario
Al añadir un usuario, asegúrese de establecer los privilegios adecuados y de añadir los departamentos, supervisores, etc.
Nota: cuando se desactivan los usuarios, toda la cuenta de usuario queda inactiva, sin ningún acceso.
Permisos de usuario
Admin
Permite al usuario ver y editar los datos de todos los usuarios, generar informes y gestionar las cuentas de usuario.
Primary Admin
Existe un "Primary Admin" con privilegios elevados; solo otros Primary Admins pueden conceder/ver este permiso.
Tiene acceso a Billing y Settings, cuando no está limitado por la configuración del departamento
Puede ser seleccionado como supervisor aprobador en el proceso de aprobación
User Manager
Si el administrador no está definido como Primary Admin, puede gestionar usuarios con este permiso seleccionado.
Si el permiso no está marcado, el usuario sigue estando disponible para ser seleccionado como supervisor aprobador en el proceso de aprobación.
App User
concede acceso al inicio de sesión en la aplicación móvil, la capacidad de sincronizar datos, y el inicio de sesión y acceso al panel Web.
Acceso limitado: solo puede ver y editar sus propios informes y datos.
Accountant
Vista de solo lectura de los datos e informes de los usuarios.
Si se combina con permisos de administrador adicionales, permite al usuario aprobar los viajes de cualquiera (incluidos los propios) y marcarlos como "Schedule Pay" (o como aprobados).
Bloqueado
El usuario no puede eliminar viajes ni modificar los datos, la hora, la ubicación o el kilometraje de un viaje una vez registrado.
Si se selecciona, existe una subopción Allow Delete para reducir la necesidad de intervención de los administradores.
Disabled
Usuario inactivo: sin acceso y eliminado de los totales de facturación.
Además, los administradores pueden añadir configuraciones específicas para los usuarios, como:
Configuración de rol de usuario
Número de teléfono
Se utilizará al enviar el correo electrónico/SMS de bienvenida
Esto también se utiliza para el soporte telefónico en directo de Teams y Enterprise para validar las suscripciones. El número de teléfono desde el que se llama debe coincidir con este registro.
Departamento/Oficina
Los administradores/gerentes solo verán a los usuarios de su propio departamento/oficina.
Se pueden asignar varios departamentos a los gerentes para aumentar la visibilidad.
Approval Supervisor
Selección por parte del administrador del Approval Supervisor, que tendrá visibilidad y será notificado cuando el usuario envíe registros en el proceso de aprobación.
Esto se establece si el usuario requiere la aprobación de un supervisor asignado.
Los administradores pueden definir delegados para reenviar las solicitudes de aprobación cuando estén fuera de la oficina.
Configuración de opciones de kilometraje
Deducción por millas de desplazamiento
El número de millas exentas de los viajes diarios de un usuario se mostrará y deducirá de los informes al cargarlos en QuickBooks, ADP u otras herramientas contables.
Se puede configurar en la Import Tool
Tarifa de kilometraje del usuario
Se trata de la tarifa de kilometraje para viajes no personales. Esta anula la tarifa de kilometraje profesional predeterminada del sistema.
Opción Lock Auto Start
Define el AutoStart para el usuario específico. Puede ser útil para anular la configuración de la empresa
Configuración de opciones de tiempo (disponible con el complemento Time)
Modo de seguimiento de tiempo
Clock In/Out o Duration, según el método de introducción deseado.
Salario
Defina $XX / Hour o Year para indicar por hora o asalariado y definir un valor para los informes. (no afecta a las integraciones, ya que la mayoría requiere que la tarifa se establezca en el software de nómina
Calendario de ausencias
Se trata de un PTO específico asignado al usuario, basado en la acumulación, el inicio/fin del empleo, etc.
Saldo de ausencias
Defina los valores del usuario para las ausencias al solicitar tiempo libre. Puede excederse, pero con aprobación. Disponible la importación para configurar.
Perfil del conductor
Información opcional para añadir con fines de registro. El administrador puede cargar documentos relevantes para poder hacer seguimiento de la documentación vigente, como certificaciones, matriculación u otros documentos con vencimiento. Defina la fecha de vencimiento y el usuario y el supervisor serán notificados cuando el documento venza.
