AVISO: estas instrucciones y funciones son específicas para administradores del plan TripLog Enterprise.
Crear una cuenta nueva
Ofrecemos la posibilidad de configurar una cuenta usted mismo mediante nuestra prueba gratuita, pero recomendamos encarecidamente ponerse en contacto con un miembro de nuestro equipo de ventas para una demostración de las funciones y beneficios de TripLog.
Para comenzar a utilizar la cuenta de su empresa, es importante registrarse en línea primero. Si aún no lo ha hecho, vaya a www.TripLog.net y haga clic en "Registrarse" en la parte superior. Haga clic en el botón Registrar nueva cuenta para ir directamente a esa opción.
Complete la información solicitada en la página de registro. Si se le proporcionó un código de referencia, puede usarlo aquí marcando la casilla junto a "Tengo un código de referencia" y luego ingresándolo.
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Aquí hay un ejemplo de las pantallas adicionales para configurar una cuenta Enterprise.
No dude en solicitar una demostración después de completar la configuración para familiarizarse aún más con las funciones de TripLog.
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Panel
Al acceder por primera vez a su cuenta, se abrirá la página de resumen del Panel. Allí verá widgets e información general sobre su cuenta. Contamos con muchas herramientas disponibles, incluidos gráficos de rendimiento y tendencias prediseñados para comprender el uso de su empresa.
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Incorporación
Hay guías de incorporación disponibles que le mostrarán el proceso de configuración y los pasos necesarios para adaptar su cuenta a sus necesidades. En cualquier momento puede programar asistencia o comunicarse con nuestro equipo de ventas o soporte con cualquier pregunta que tenga.
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Agregar usuarios
Para agregar usuarios a su cuenta, puede ir al botón Administrar y seleccionar Usuarios.
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Puede agregar usuarios individualmente a la cuenta haciendo clic en el botón Agregar usuario, o importar usuarios en masa con la plantilla de importación. Nota: al agregar el usuario, este recibirá un correo electrónico de bienvenida con información sobre cómo descargar la aplicación e iniciar sesión en la aplicación o en la web. Con la importación, puede optar por no enviar el correo de bienvenida de inmediato.
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AGREGAR USUARIO: agregue usuarios manualmente ingresando su Nombre, Dirección de correo electrónico y cualquier otra información opcional
IMPORTAR: agregue/modifique usuarios de manera masiva mediante una importación CSV. Hay opciones adicionales disponibles en el menú de importación.
Filtro rápido: filtre rápidamente por usuarios habilitados/deshabilitados
Filtros: filtre sus usuarios para encontrar a alguien fácilmente
Importar usuarios
Para agregar una gran cantidad de usuarios, puede ir a Administrar → Usuarios → Importar usuario. Para garantizar una carga correcta de los usuarios, edite el archivo CSV de muestra proporcionado desde el botón Descargar plantilla CSV. Importar la lista también puede modificar los perfiles de usuario, así que asegúrese de que toda la información esté completa al importar.
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Configuración y opciones de usuario
Al agregar un usuario, asegúrese de establecer los privilegios adecuados y agregar los departamentos, supervisores, etc. necesarios.
Nota: cuando los usuarios están deshabilitados, toda la cuenta del usuario se vuelve inactiva, sin ningún acceso.
Permisos de usuario
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Admin
Permite al usuario ver y editar todos los datos de usuario, ejecutar informes y administrar las cuentas de usuario.
Administrador principal
Existe un "Administrador principal" con permisos elevados; solo otros administradores principales pueden otorgar/ver este permiso.
Tiene acceso a Facturación y Configuración cuando no está limitado por la configuración de departamento
Puede ser seleccionado como Supervisor aprobador en el Proceso de aprobación
Gestor de usuarios
Si el Administrador no está seleccionado como Administrador principal, puede administrar usuarios con este permiso seleccionado.
Si el permiso no está marcado, aún puede ser seleccionado como Supervisor aprobador en el Proceso de aprobación.
Usuario de la aplicación
otorga acceso para iniciar sesión en la aplicación móvil, la capacidad de sincronizar datos, así como iniciar sesión y acceder al panel web.
Acceso limitado: solo puede ver y editar sus propios informes y datos.
Contador
Vista de solo lectura de los datos e informes de usuario.
Si se incluye junto con permisos de administrador adicionales, permitirá al usuario aprobar los viajes de cualquier persona (incluidos los propios) y marcar los viajes como "Pago programado" (o como aprobados).
Bloqueado
El usuario no puede eliminar viajes ni cambiar los datos, la hora, la ubicación y el kilometraje de un viaje una vez registrado.
Si se selecciona, hay una subopción para Permitir eliminación, con el fin de reducir la necesidad de intervención de los administradores.
Deshabilitado
Usuario inactivo: sin acceso y excluido de los totales de facturación.
Además, los administradores pueden agregar configuraciones específicas para los usuarios, tales como:
Configuración del rol del usuario
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Número de teléfono
Se usará al enviar el correo/mensaje de texto de bienvenida
También se usa para el Soporte telefónico en vivo de Teams y Enterprise para validar suscripciones. El número de teléfono desde el que se llama debe coincidir con esta entrada.
Departamento/Oficina
Los administradores/gerentes solo verán a los usuarios de su propio Departamento/Oficina.
Se pueden asignar varios departamentos a los gerentes para mayor visibilidad.
Supervisor de aprobación
Selección del administrador del Supervisor de aprobación que tendrá visibilidad y será notificado cuando el usuario envíe registros en el proceso de aprobación.
Esto se establece si el usuario requiere aprobación de un supervisor asignado.
Los administradores pueden establecer delegados para reenviar las solicitudes de aprobación cuando estén fuera de la oficina.
Configuración de opciones de kilometraje
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Deducción por millas de traslado
La cantidad de millas exentas de los viajes diarios de un usuario se mostrará y deducirá de los informes al cargarlos a QuickBooks, ADP u otras herramientas contables.
Se puede configurar en la Herramienta de importación
Tarifa de kilometraje del usuario
Esta es la tarifa de kilometraje para viajes no personales. Esto anula la tarifa de kilometraje comercial predeterminada del sistema.
Bloquear opción de inicio automático
Configure el inicio automático para el usuario específico. Puede ser útil para anular la configuración de la empresa
Configuración de opciones de tiempo (disponible con el complemento Time)
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Modo de seguimiento de tiempo
Entrada/salida de reloj o duración, según el método de entrada deseado.
Salario
Establezca $XX / Hora o Año para definir un salario por hora o fijo, y genere un formato para el informe (no afecta las integraciones, ya que la mayoría requiere que la tarifa se establezca en el software de nómina)
Calendario de tiempo libre
Este es un tiempo libre pagado específico asignado al usuario, según la acumulación, el inicio/fin del empleo, etc.
Saldo de tiempo libre
Establezca los valores de tiempo libre del usuario al solicitar tiempo libre. Se puede exceder, pero con aprobación. Disponible para configurar mediante importación.
Perfil del conductor
Información opcional para agregar para el mantenimiento de registros. El administrador puede cargar documentos relevantes para poder rastrear la documentación vigente, como certificaciones, registro u otros documentos con vencimiento. Configure la fecha de vencimiento y se notificará al usuario y al supervisor cuando el documento haya vencido.
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