Administrar usuarios
La gestión de usuarios se puede realizar en la
Agregar usuarios
Puede agregar usuarios individualmente a la cuenta haciendo clic en el botón Agregar usuario, o puede importar usuarios de forma masiva con la plantilla de importación. Nota: al agregar un usuario, este recibirá un correo electrónico de bienvenida con información sobre cómo descargar la aplicación e iniciar sesión en la aplicación o en la web. Con la importación, puede optar por no enviar el correo de bienvenida de inmediato.
AGREGAR USUARIO: agregue usuarios manualmente ingresando su nombre, dirección de correo electrónico y cualquier otra información opcional
IMPORTAR: agregue/modifique usuarios de forma masiva mediante una importación CSV. Hay opciones adicionales disponibles en el menú de importación.
Filtro rápido: filtre rápidamente usuarios Habilitados/Deshabilitados
Filtros: filtre sus usuarios para encontrar fácilmente a alguien
Importar usuarios
Para agregar una gran cantidad de usuarios, vaya a Administrar → Usuarios → Importar usuario. Para garantizar una carga correcta de los usuarios, edite la plantilla CSV de muestra proporcionada mediante el botón Descargar plantilla CSV. La importación de la lista también puede modificar los perfiles de usuario, así que asegúrese de completar toda la información al importar.
Configuración y opciones de usuario
Al agregar un usuario, asegúrese de establecer los privilegios adecuados y agregar los departamentos, supervisores, etc. correspondientes.
Nota: cuando se deshabilita a un usuario, toda la cuenta de usuario queda inactiva, sin ningún acceso.
Permisos de usuario
Administrador
Permite al usuario ver y editar todos los datos de usuario, ejecutar informes y administrar las cuentas de usuario.
Administrador principal
Existe un "Administrador principal" con permisos elevados; solo otros administradores principales pueden otorgar/ver este permiso.
Tiene acceso a Facturación y Configuración, salvo que esté limitado por la configuración del departamento
Puede seleccionarse como Supervisor aprobador dentro del proceso de aprobación
Gestor de usuarios
Si el administrador no está seleccionado como Administrador principal, puede gestionar usuarios con este permiso seleccionado.
Si el permiso no está marcado, el usuario aún puede seleccionarse como Supervisor aprobador dentro del proceso de aprobación.
Usuario de la aplicación
Otorga acceso para iniciar sesión en la aplicación móvil, la capacidad de sincronizar datos, y el inicio de sesión y acceso al panel web.
Acceso limitado: puede ver y editar únicamente sus propios informes y datos.
Contador
Vista de solo lectura de los datos y los informes de los usuarios.
Si se combina con permisos de administrador adicionales, permitirá al usuario aprobar los viajes de cualquier persona (incluidos los propios) y marcar los viajes como "Programar pago" (o como aprobados).
Bloqueado
El usuario no puede eliminar viajes ni cambiar los datos, la hora, la ubicación y el kilometraje del viaje una vez que este ha sido registrado.
Si se selecciona, hay una suboption Permitir eliminación para reducir la necesidad de intervención de los administradores.
Deshabilitado
Usuario inactivo: sin acceso y excluido de los totales de facturación.
Además, los administradores pueden agregar configuraciones específicas para los usuarios, tales como:
Configuración de roles de usuario
Número de teléfono
Se usará al enviar el correo/mensaje de texto de bienvenida
También se utiliza para el soporte telefónico en vivo de los planes Teams y Enterprise para validar suscripciones. El número de teléfono desde el que se llame debe coincidir con este dato.
Departamento/Oficina
Los administradores/gerentes solo verán a los usuarios de su propio departamento/oficina.
Se pueden asignar varios departamentos a los gerentes para una mayor visibilidad.
Supervisor aprobador
Selección por parte del administrador del Supervisor aprobador que tendrá visibilidad y será notificado cuando el usuario envíe registros en el proceso de aprobación.
Se configura si el usuario requiere la aprobación de un supervisor asignado.
Los administradores pueden establecer delegados para reenviar solicitudes de aprobación cuando estén fuera de la oficina.
Configuración de opciones de kilometraje
Deducción por millas de traslado (commute)
La cantidad de millas exentas de los viajes diarios de un usuario se mostrará y deducirá de los informes al cargarlos a QuickBooks, ADP u otras herramientas contables.
Se puede configurar en la Herramienta de importación
Tarifa de kilometraje del usuario
Esta es la tarifa de kilometraje para viajes no personales. Sobrescribe la tarifa de kilometraje de negocios predeterminada del sistema.
Bloquear opción de inicio automático
Establece el AutoStart para el usuario específico. Puede ser útil para anular la configuración de la empresa
Configuración de opciones de tiempo (disponible con el complemento Time)
Modo de seguimiento de tiempo
Marcar entrada/salida o Duración, según el método de ingreso deseado.
Salario
Establezca $XX/hora o al año para definir si es por hora o salariado, y defina una base para los informes (no afecta las integraciones, ya que la mayoría requiere que la tarifa se configure en el software de nómina).
Calendario de tiempo libre
Es un tipo de PTO específico asignado al usuario, basado en la acumulación, el inicio/fin del empleo, etc.
Saldo de tiempo libre
Establezca los valores de tiempo libre del usuario al solicitar tiempo libre. Puede excederse, pero con aprobación. Disponible la importación para configurarlo.
Perfil del conductor
Información opcional para agregar con fines de registro. El administrador puede cargar documentos relevantes para poder hacer seguimiento de la documentación vigente, como certificaciones, matrícula u otros documentos con fecha límite. Configure la fecha de vencimiento y se notificará al usuario y al supervisor cuando el documento haya vencido.
