El componente web de Gestión de aprobaciones de TripLog brinda a los empleados la capacidad de enviar viajes y/o gastos, y a los supervisores la capacidad de revisar, aprobar o rechazar. A partir de ahí, los contadores pueden programar el pago. Las notificaciones por correo electrónico, el estado del flujo de trabajo, las notas y las funciones de fuera de la oficina son intuitivas y sencillas de usar. Para activar el componente para la organización, el administrador debe ir a la cuenta web > Gestionar > Configuración y seleccionar Gestión de aprobaciones > Guardar configuración.
Nota: independientemente del conjunto de permisos, un usuario no puede aprobar sus propios registros.
Las funciones y reglas de negocio incluyen:
Los conductores tendrán la opción de menú "Aprobación" o "Envío" en las aplicaciones móviles, y los botones "Enviar" y "Cancelar envío" en la página Viajes del panel web, bajo Aprobación. Los administradores/gerentes verán los botones "Aprobar" y "Rechazar". Los contadores también verán el botón "Programar pago" además de todos los demás botones. Vaya a web > Gestionar > Configuración de usuario para definir los roles de usuario.
Desde la página Viajes del panel web, los usuarios pueden seleccionar cualquier viaje e intentar enviarlo, aprobarlo, rechazarlo o programar el pago. El sistema verificará las condiciones y determinará si la operación puede continuar o se ignorará, con un aviso al usuario.
Verificación de estado. Solo se permiten los flujos de estado de una casilla a otra representados en el diagrama de flujo de trabajo de aprobación.
Verificación de permisos. Solo el usuario que es propietario o supervisor del propietario puede operar sobre una entrada de datos en particular.
Una vez que se envía un viaje, el conductor no puede editarlo. A menos que sea rechazado, en cuyo caso el usuario puede editarlo y volver a enviarlo.
Se enviará un correo electrónico al supervisor o al propietario del viaje, con copia al solicitante, indicando que el estado de aprobación ha cambiado.
Un supervisor puede configurar la fecha de inicio y fin de su ausencia de la oficina en su página de Perfil web. Además, puede configurar un delegado de aprobación alternativo, en lugar del supervisor inmediato predeterminado.
Cuando el supervisor inmediato está fuera de la oficina, el siguiente supervisor en la cadena, o el delegado de aprobación alternativo, recibirá el correo electrónico.
Los supervisores pueden ver una cola de viajes/gastos enviados por sus subordinados directos o sus subordinados directos delegados en la página del panel web.
Solo los administradores pueden ser asignados como supervisores de alguien. Un administrador no puede ser su propio supervisor.
Si no se asigna un supervisor, un conductor aún puede enviar viajes, cambiando así el estado de aprobación, pero no se enviarán correos electrónicos.
A través de la API web de TripLog, la administración interna también puede cambiar el estado de aprobación.