Con la versión Enterprise de TripLog, tiene acceso al proceso Approval Management. Esta guía cubrirá el flujo de trabajo del administrador en el panel de control web.

Consulte el artículo sobre el proceso de aprobación para obtener más información sobre los cambios de estado y el flujo del proceso.

Si un administrador está configurado como supervisor del usuario en la página Manage Users, recibirá una notificación por cada viaje, gasto o entrada de tiempo enviada, junto con una nota del usuario.

Nota sobre la edición y corrección de registros en el proceso de aprobación: si un registro está en estado Submitted, el usuario no puede modificarlo, pero el administrador sí puede actualizar la información del registro. Esto quedará registrado en el Audit log. Para que un usuario pueda ajustar un registro enviado, deberá realizar un Unsubmit, o el administrador deberá rechazarlo (Reject) para que el elemento vuelva a ser editable. Una vez que un registro está en estado Pay Scheduled o se ha cargado en una integración de nómina, ya no se puede editar.

Vaya a la página Dashboard > Overview, en Approvals Pending.

Al hacer clic en REVIEW se mostrarán los viajes, gastos o entradas de tiempo del usuario que se encuentren actualmente en estado Submitted.

Al hacer clic en review, accederá a los registros que debe revisar.

Puede buscar elementos de Approval pendientes o completados utilizando el filtro por usuario y el estado Submitted, en los Quick Filters o en el Advanced Filter.

Puede Approve o Reject las entradas enviadas. Para cambiar el estado, seleccione los registros que desea actualizar marcando la casilla situada a la izquierda de cada entrada y, a continuación, eligiendo el cambio de estado adecuado en el Approval Menu.

En el registro, según sus permisos, verá las opciones Approve o Reject; otros permisos añaden estados adicionales, entre ellos (Submit, Unsubmit y Pay Schedule). Nos centraremos en el estado Approve o Reject.

Después de seleccionar los registros y aprobarlos (Approve), aparecerá un cuadro de confirmación con la opción de añadir una nota. Si va a rechazar (Reject) elementos, se recomienda indicar al usuario qué debe corregirse. Esto puede hacerse de forma individual o por lotes. El usuario recibirá un correo electrónico de notificación indicando que los registros están Approved o Rejected, junto con la nota y un enlace para revisar los registros.

Aquí tiene un ejemplo rápido de cómo usar el Quick Filter para confirmar que la Approval se ha completado.

Puede consultar el Audit Trail de un elemento pasando el cursor sobre el Status del registro. Puede hacer clic en ese registro para obtener un historial con marcas de tiempo de los pasos del proceso. Estos registros también están disponibles en los informes y en los registros exportados.

En la Reports Page, puede filtrar los registros por su estado actual.

Existe un estado final al que se trasladan los registros, Pay Scheduled, que indica que el elemento ha sido reembolsado y ya no puede ser

Se añaden funcionalidades adicionales para los administradores con el permiso Accountant.

Puede generar informes de los elementos actualmente Approved en un período de tiempo

Una vez que los informes se cargan y se extraen para enviarlos a nómina, el administrador con el permiso Accountant puede hacer clic en Schedule Pay All para indicar que los elementos están programados para pago o que ya se han pagado, y así retirarlos de la lista de Pending Approval por pagar. Esto marcará todos los elementos del filtro actual con el estado Pay Scheduled.

Haga clic en un usuario para revisar los envíos pendientes. Puede revisar los detalles del viaje, gasto o entrada de tiempo para luego Approve o Reject de forma individual.

Al revisar una entrada individual, puede aprobarla o rechazarla. Aparecerá un campo de notas que podrá completar. Esto se enviará al usuario junto con el correo de notificación de aprobación o rechazo.

Puede elegir aprobar o rechazar varias entradas marcando las casillas individuales de los elementos que desea actualizar, o marcando la casilla situada en la parte superior izquierda para seleccionarlos todos. Al aprobar o rechazar las entradas, aparecerá el campo de notas, que le permitirá añadir un mensaje a la notificación.

Puede revisar las entradas de todos los usuarios o de usuarios concretos por Status y período de tiempo. Esto le permitirá ver aprobaciones pasadas, envíos pendientes o rechazos pendientes que puedan requerir seguimiento. Según el alcance de la revisión, puede ser recomendable consultar estos registros en la web.

El componente web Approval Management de TripLog permite a los empleados enviar viajes y/o gastos, y a los supervisores revisar, aprobar o rechazar dichos elementos. A partir de ahí, los contables pueden programar el pago. Las notificaciones por correo electrónico, el estado del flujo de trabajo, las notas y las funciones de ausencia de la oficina son intuitivas y fáciles de usar. Para activar el componente para la organización, el administrador debe ir a la cuenta web > Manage > Settings y seleccionar Approval Management > Save Settings.

Nota: independientemente del conjunto de permisos, un usuario no puede aprobar sus propios registros.

El proceso de aprobación incluye un registro de auditoría disponible para los registros enviados a través del proceso de aprobación.

Created: creación inicial del registro por parte del usuario o del administrador

Updated: el registro se modifica o ajusta, con los elementos relevantes señalados que se rastrean. (algunos cambios no se registran, como la modificación de Business Activities, Notes o Tags)

Submitted: marca de tiempo de cuando el usuario envía el registro.

Rejected: marca de tiempo y administrador que rechazó, con el comentario incluido

Approved: marca de tiempo y administrador que aprobó, con el comentario incluido

Pay Scheduled: marca de tiempo y administrador

Ejemplo:

Al hacer clic en el área verde indicada, aparecerá el Trip History del registro

Progresión con campos adicionales a medida que se envía el registro.

El registro se rechaza con una nota.

El usuario corrigió y volvió a enviar el registro.