Puede configurar etiquetas personalizadas para utilizarlas con las entradas de kilometraje, gastos y tiempo del usuario. Puede personalizar las etiquetas que se utilizan para perfeccionar sus informes, manteniendo el control sobre la coherencia y el formato de esas etiquetas y campos.
Configuración de etiquetas y campos personalizados
Etiquetas personalizadas
Puede encontrar y configurar las etiquetas personalizadas en Manage Settings y luego en Custom Tags, en el menú izquierdo. Las etiquetas personalizadas le permiten establecer los valores de las etiquetas disponibles para los usuarios.
Puede elegir que se muestren Show as a Checklist o permitir que los usuarios las busquen por nombre. También puede activar la función only allow managed tags, lo que significa que solo se podrán añadir las etiquetas predefinidas.
En el ejemplo, las etiquetas añadidas son Maintenance Check, Sales Meeting y Shipment Process. En la aplicación, el usuario hará clic en el signo más verde (Green Plus) y seleccionará las etiquetas correspondientes para el registro.
Campos personalizados
Los campos personalizados forman parte de la suscripción Enterprise y permiten al administrador configurar y habilitar campos adicionales que personalizan aún más la información permitida en los registros. Esto permite llevar un registro adicional, como códigos de contabilidad (GL) u otras entradas predefinidas. Las opciones incluyen crear nuevas etiquetas y añadir un comentario para comunicarse con el usuario, establecer el orden de visualización en la aplicación y en la web si crea varios campos, definir si el campo es obligatorio, si el usuario puede o no añadir sus propias entradas, y activar o desactivar el campo.
Las opciones disponibles para configurar los campos personalizados son las siguientes:
Required: debe completarse antes de guardar o enviar para aprobación
Only Allow Predefined Values: introduzca los valores disponibles en la tabla siguiente (las opciones se mostrarán en una lista desplegable)
Visible on Mileage: puede utilizarse en las entradas de kilometraje
Visible on Expense: puede utilizarse en las entradas de gastos
Dept/Office: limita la visibilidad al departamento asignado
Visible to Admins Only: hace que el campo solo puedan utilizarlo los administradores; normalmente es un campo contable y no se recomienda marcarlo como obligatorio.
Aggregate the code in a summary: si varios campos tienen esta opción seleccionada, se concatenarán en los informes.
Para añadir valores a un campo personalizado, seleccione el campo que desea actualizar e introduzca el valor (estará disponible en la lista o será buscable según cómo haya configurado el valor del campo)
Vista del campo personalizado en la aplicación
En este ejemplo, se ha añadido el campo Hardware con 3 entradas que estarán permitidas en la
En la aplicación, el usuario verá el campo «Hardware» y podrá hacer clic en el signo más verde (Green Plus) para abrir la selección. En este caso, se muestran los 3 campos predefinidos para elegir.
Nota: el estado «Required» se aplica a las entradas manuales. Dado que el campo está pensado para su uso en las entradas de gastos, permitirá que las entradas de kilometraje registradas mediante AutoStart (viajes) se guarden sin necesidad de completarlo.