Für die UKG-Integration ist ein TripLog Enterprise-Konto erforderlich. Bitte registrieren Sie sich und schließen Sie den Einrichtungsprozess ab, bevor Sie die Integration konfigurieren.

Konfigurationsschritte

Damit die Integration mit den richtigen Berechtigungen funktioniert, muss der Kunde ein neues Security Profile für die Integrationsverbindung erstellen. Folgen Sie den Berechtigungen im UKG Security Profile, um ein neues Security Profile mit den richtigen Berechtigungen zu erstellen.

Setting > Profiles/Policies > Security > New Security Profile

Wählen Sie einen USER NAME (z. B. triplog)

Global>Global Setup>Earnings and Deductions Lists: Enable View/Edit/Add/Delete

Global>Object Lists>Earnings/Deductions: Enable View/Edit/Add

HR>Employee Management>Employee Information: My Team View only

HR>Employee Management>Account/Personal Information: Manager Access View only

HR>Employee Management>Earnings View/Edit

Modules>Imports: Select Employees

Modules>Import: Select Overview/Templates

Modules>REST API Resources>Employee Pay Information: Select View/Edit

Modules>REST API Resources>Employees: Select View only

Reports>Reports>Export Reports: Select CSV/Text

Reports>Audit Reports: Select Data Imported

Global>Global Setup>Earnings and Deductions Lists: Enable View/Edit/Add/Delete

Global>Object Lists>Earnings/Deductions: Enable View/Edit/Add

HR>Employee Management>Employee Information (My Team): Select View only

HR>Employee Management>Account/Personal Information (Manager Access): Select View only

HR>Employee Management>Earnings: Select View/Edit/Mass Edit

Modules Imports: Select Employees

Modules Imports: Select Import Overview/Templates

Modules>REST API Resources>Employee Pay Information: Select View/Edit

Modules>REST API Resources>Employees: Select View only

Reports>Reports>Export Reports: Select CSV/Text

Reports>Audit Reports: Select Data Imported

Speichern Sie die Einstellungen unbedingt, nachdem Sie das Security Profile aktualisiert haben. Sie können die Security Profile Settings bei Bedarf als PDF exportieren, um die Änderungen zu überprüfen.

Der Kunde muss in UKG ein neues Service Account mit dem neu erstellten Security Profile einrichten und den Benutzernamen sowie das Passwort für diesen Dienst erstellen, damit die Verbindung von TripLog aus hergestellt werden kann.

Suchen Sie auf der Login Config-Seite API Keys > Generate

Bewahren Sie diese für die nächsten Schritte an einem sicheren Ort auf.

Der Company Name findet sich in der URL, wenn Sie auf Ihr UKG-Konto zugreifen.

Benötigte Angaben, um das UKG Ready-Konto zu verbinden

Web Services Host (zu finden zwischen "https://" und "/ta/")

Web Company (zu finden nach "/ta/" und vor ".home?")

Den Service Account User Name, das Service Account Password und die API Keys erhalten Sie aus der zuvor abgeschlossenen Einrichtung des Web-Services-Kontos.

Im nächsten Schritt verknüpfen Sie das UKG-Konto mit den TripLog Expense Categories. Wenn Sie die Expense Categories konfigurieren oder anpassen müssen, tun Sie dies bitte vor der Verknüpfung.

Auf der UKG Ready-Seite sehen Sie nun den Link UKG Settings. Wenn Sie darauf klicken, wird ein Menü ähnlich dem unten angezeigt, in dem Sie die TripLog-Elemente mit dem entsprechenden UKG-Konto verknüpfen können. Speichern Sie unbedingt, sobald Sie alle gewünschten Verknüpfungen vorgenommen haben.

Navigieren Sie zur Seite Manage Users in TripLog. Dort sehen Sie die Schaltfläche Import UGK Users. Ein Klick darauf öffnet ein neues Fenster und ruft die aktuelle Liste der Mitarbeiter aus Ihrem UKG-Konto ab. Beachten Sie, dass dies bei vielen Benutzern länger dauern kann.

Manage Users > Import UKG Users

Benutzer auswählen

Im neuen Fenster werden Benutzer mit Kästchen neben ihrem Namen angezeigt. Diese Benutzer wurden in der Regel noch nicht importiert und haben noch kein TripLog-Konto. Wenn ein Benutzer bereits ein verknüpftes TripLog-Konto hat, fehlt das Kästchen, die Zeile ist ausgegraut, und die zugehörige TripLog-E-Mail wird in der Spalte ganz rechts angezeigt.

Um einen Benutzer zu importieren, aktivieren Sie das Kästchen der Benutzer, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Import Workers. Wenn Sie die Seite schließen, werden keine Änderungen vorgenommen.

Beim Importieren der Workers wird das TripLog-Konto mit der zugehörigen Work Email angelegt, und der Benutzer erhält eine Welcome Email, die besagt, dass er TripLog nutzen kann. Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang automatisiert ist. Fügen Sie Benutzer daher erst hinzu, wenn diese bereit sind, TripLog zu nutzen.

WICHTIG: Nach Abschluss dieses Importvorgangs müssen Sie den Benutzer verknüpfen, indem Sie das Feld Employee ID mit der UKG Ready Employee ID aktualisieren. Dadurch wird die korrekte Verknüpfung beim Upload-Vorgang zu UKG Ready sichergestellt. Diese Angabe ist im Feed von UKG nicht enthalten, findet sich jedoch im Benutzerprofil auf UKG-Seite.

Sobald Daten in den Benutzerkonten vorhanden sind, können die Informationen hochgeladen werden. Navigieren Sie zur UKG Ready Integration-Seite.

Aktualisieren Sie die Filter, um die Daten einzuschließen, die Sie an UKG Ready senden möchten. Klicken Sie auf Upload to UKG Ready und bestätigen Sie, indem Sie das Pay Period Start Date und End Date eingeben und dann auf Upload klicken.

Geben Sie auf dem nächsten Bildschirm das Pay Date ein und klicken Sie auf Upload.

Das Pay Date sollte mit dem Wert in den Payroll Settings für Earnings Taken As Of übereinstimmen:

Navigieren Sie im UKG Ready Web Account zu > Team tab > Payroll > Pay Periods by Employee > klicken Sie auf die Schaltfläche employee information > view Employee Profile > Payroll tab > Earnings -> die hochgeladenen Einträge werden dort angezeigt.

Team tab > Payroll > Pay Periods by Employee

Klicken Sie auf die Schaltfläche employee information > View Employee Profile

Payroll tab > Earnings