Stapelübermittlung – TripLog-App
Stapelübermittlung
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Verfügbare Stapel überprüfen
In der Stapelansicht sehen Sie eine Übersicht der verfügbaren Stapel, der Stapel in Bearbeitung (Entwurf, Übermittelt, Abgelehnt) oder der abgeschlossenen Stapel (Genehmigt oder Zahlung geplant). Ein Benutzer kann nur Einträge aus seinen eigenen Stapeln hinzufügen oder entfernen. Wenn er über Admin-Sichtbarkeit verfügt, kann er keine Benutzereinträge erstellen und zu den Stapeln hinzufügen.
Entwurf: Erstellt und zur Bearbeitung offen. Für Admins erst nach der Übermittlung sichtbar
Übermittelt: An den genehmigenden Manager zur Genehmigung/Ablehnung gesendet, zugehörige Einträge können nicht bearbeitet werden und der Stapel kann nicht geändert werden. (Die Option „Unsubmit“ ist vor der Genehmigung verfügbar, falls Änderungen am Stapel oder an zugehörigen Einträgen erforderlich sind)
Abgelehnt: Einträge im Stapel wurden abgelehnt, und dem Datensatz wird eine entsprechende Notiz hinzugefügt. Einträge können geändert werden und der Stapel kann geändert werden. Die Option zur erneuten Übermittlung ist nach der erforderlichen Korrektur verfügbar
Genehmigt: Der Stapel wurde akzeptiert, und dem Genehmigungsdatensatz wurde möglicherweise eine Genehmigungsnotiz hinzugefügt. Der Stapel kann nicht geändert werden, und die Einträge können nicht geändert oder zu einem anderen Stapel hinzugefügt werden.
Zahlung geplant: Optionaler Prozessstatus, der angibt, dass der Stapel von der Lohnbuchhaltung verarbeitet wurde. Manche Organisationen verwenden den Genehmigungsschritt, um die Erstattung oder den Endstatus anzugeben, daher wird dieser Status nicht von allen Organisationen verwendet.
Einen neuen Stapel erstellen
Durch Klicken auf „+“ wird die Stapelerstellung gestartet. Benennen Sie Ihren Stapel und klicken Sie auf Create
Dadurch wird der Stapelentwurf zur Bearbeitung erstellt.
Durch Öffnen des Stapelentwurfs gelangen Sie zur Detailansicht.
Durch Auswahl der Schaltfläche + Add Entry wird der Suchdialog für nicht übermittelte Einträge zu Kilometerleistung und Spesen geöffnet.
Wählen Sie den relevanten Filter ( Mileage / Expense - Timeframe - Activity )
Wählen Sie die Datensätze aus, die dem Stapel hinzugefügt werden sollen
Nach dem Hinzufügen können Sie den gesamten Stapel und den Verlauf überprüfen
Sobald alle Datensätze hinzugefügt wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Submit Batch, um Ihre Notiz hinzuzufügen und Submit auszuwählen
Abgelehnte Stapel überprüfen / Stapel bearbeiten
Wenn Sie einen abgelehnten Stapel haben, können Sie die abgelehnten Einträge überprüfen und Korrekturen vornehmen. Falls Änderungen vorgenommen wurden, können Sie den Stapel erneut übermitteln.
Beim Übermitteln können Sie Ihre Notiz hinzufügen, um den Stapel erneut zu übermitteln.
Sie können die Option Unsubmit Batch wählen, um den Stapel bearbeiten zu können und Einträge hinzuzufügen oder zu entfernen. Dies ermöglicht Ihnen außerdem, die mit dem Stapel verknüpften Datensätze zu bearbeiten.
Stapelübermittlung – TripLog-Web-Dashboard
Stapelübersicht
Auf der Seite „Kilometerleistung und Spesen“ können Sie schnell Einträge zu einem bestehenden Stapel hinzufügen, einen neuen Stapel erstellen oder einen bestehenden Stapel bearbeiten/entfernen.
Stapel anzeigen: Die Stapelliste öffnen
Zu Stapel hinzufügen: Optionen
+ Erstellen & zu Stapel hinzufügen
- Stapel, die offen sind
X Aus Stapel entfernen
Sie können die einem Stapel zugeordneten Einträge einsehen sowie Einträge auswählen und zu einem neuen Stapel hinzufügen. Sie sehen alle zugehörigen Status für die einzelnen Datensätze, die mit dem Stapelstatus verknüpft sind.
Einträge zu einem Stapel hinzufügen
Einträge auswählen und dann zum Stapel hinzufügen
Wählen Sie die Einträge aus, die Sie einem Stapel hinzufügen möchten
Videobeispiel
Videobeispiel
Wählen Sie das Menü Zu Stapel hinzufügen (Eine Option wählen)
Wählen Sie Erstellen & zu Stapel hinzufügen, um einen neuen Stapel zu erstellen und die Datensätze hinzuzufügen
Wählen Sie einen bestehenden Stapel aus, dem die Datensätze hinzugefügt werden sollen
Bestätigen Sie Ihre Auswahl, um sie dem Stapel hinzuzufügen
Videobeispiel zum Hinzufügen zu einem Stapel
Videobeispiel zum Hinzufügen zu einem Stapel
Einen bestehenden Stapel öffnen und Einträge hinzufügen
Dies ist nur in der Mobile-App-Version der Stapelübermittlung verfügbar
Einen Stapel bearbeiten
Sie können die Einträge innerhalb des Stapels entfernen.
Wählen Sie Einträge entfernen
Wählen Sie die zu entfernenden Datensätze aus und dann Ausgewählte entfernen. Dadurch werden die Einträge aus dem Stapel entfernt.
Videobeispiel zum Entfernen von Einträgen
Videobeispiel zum Entfernen von Einträgen
Einen Stapel löschen
Durch Auswahl von Stapel löschen wird der Stapel entfernt und alle zugehörigen Einträge werden freigegeben, sodass sie einem anderen Stapel hinzugefügt werden können.
Den Stapel im Web-Dashboard übermitteln
Wenn Sie das Bestätigen und Hinzufügen von Datensätzen zum Stapel abgeschlossen haben und bereit sind, den Stapel zu übermitteln, wählen Sie Stapel übermitteln.
Fügen Sie eine Notiz für den Admin/Manager hinzu, um die Benachrichtigung über die Übermittlung an den genehmigenden Manager zu senden.
