Genehmigungsverwaltung und Stapel-Genehmigungsverwaltung sind in unserem Enterprise-Service enthalten. Sie können Ihren Plan auf der Abrechnungsseite überprüfen und upgraden.

Die Funktion für Stapel-Genehmigungen ermöglicht es Ihrer Organisation, den Zeitpunkt und die Art und Weise, in der Benutzer ihre Kilometerstand- und Ausgabenerfassungen zur Genehmigung einreichen, individueller zu gestalten. Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, Genehmigungen mit maßgeschneiderten Notizen zu bündeln, wodurch sich diese Posten leichter bestimmten Einträgen zuordnen lassen. Dieser optimierte Arbeitsablauf steigert die Effizienz Ihrer Manager im Genehmigungsprozess.

Sobald Sie die Stapel-Einreichung eingerichtet haben, sollten Sie die Stapel-Schaltflächen im Genehmigungsbereich sehen. Die alte Version des Genehmigungsprozesses zeigt die einzelnen Status an, während die neue Option die Schaltflächen View Batches und Create Batch bietet

Sehen Sie sich das Benutzerhandbuch unten an, um zu erfahren, wie Sie einen Stapel erstellen und einreichen. Nur ein Benutzer kann einen Stapel erstellen, Einträge hinzufügen oder einreichen/ändern. Das Erstellen eines Stapels über den Dialog erzeugt eine Stapeleinreichung für den aktuellen Benutzer. (Der Primäre Administrator kann einen Stapel für einen Benutzer erstellen, indem er den Benutzer über den Schnellfilter auswählt, und hat Zugriff auf die bestehenden Stapel des Benutzers)

Stapel-Genehmigung - Benutzerhandbuch
Link zum Benutzerhandbuch für die Verwendung von Batch Submission in der App oder im Web.

Beim Überprüfen von Stapeln können Sie über jede Seite mit Einträgen darauf zugreifen. Die Seiten Trips und Expense verfügen alle über die Schaltfläche View Batches sowie das Dropdown-Menü Batches, das Ihre Stapel auflistet.

In der Stapelansicht sehen Sie eine Zusammenfassung aller ausstehenden und offenen Stapel. Diese enthalten den Benutzernamen, den Stapelnamen, eine Zusammenfassung der Einträge, den Zeitrahmen (Start- und Enddatum) der enthaltenen Einträge sowie den Gesamtbetrag des Stapels.

Wenn Sie auf den Eintrag klicken, können Sie den ausgewählten Stapel überprüfen und genehmigen oder ablehnen. Der Stapel enthält zusammenfassende Details für den gesamten Stapel sowie die einzelnen Posten für Ausgaben und Kilometerstand. Er enthält außerdem einen Verlauf der Einträge inklusive aller Genehmigungs- oder Ablehnungsnotizen, die dem Stapel zugeordnet sind.

Wenn der Stapel Einträge enthält, die abgelehnt werden müssen, können Sie diese auswählen und als abgelehnt markieren, um sie zur Korrektur an den Benutzer zurückzusenden. Der Benutzer kann die Einträge korrigieren und erneut einreichen.

Wenn Sie Reject Entries auswählen, können Sie die abzulehnenden Einträge auswählen, eine Notiz hinzufügen und den Eintrag speichern, um den Benutzer über die erforderlichen Korrekturen zu informieren.

Sobald der Stapel validiert ist und genehmigt werden kann, öffnen Sie einfach den Stapel und wählen Approve. Das Notizfeld kann bei Bedarf aktualisiert und anschließend Approved werden. Dadurch verlässt der Stapel den eingereichten Status, und der Benutzer wird benachrichtigt, dass der Stapel genehmigt und verarbeitet wurde.

Der letzte Schritt des Genehmigungsprozesses: Wenn der Stapel zur Erstattung an die Gehaltsabrechnung gesendet wird, können Sie ihn als Pay Scheduled markieren, um anzuzeigen, dass der Eintrag bezahlt wurde.