Approval Management Workflow
Die Web-Komponente TripLog Approval Management ermöglicht es Mitarbeitern, Fahrten und/oder Ausgaben einzureichen, und Vorgesetzten, diese zu prüfen, zu genehmigen oder abzulehnen. Anschließend können die Buchhalter die Auszahlung planen. E-Mail-Benachrichtigungen, Workflow-Status, Notizen und Abwesenheitsfunktionen sind intuitiv und einfach zu bedienen. Um die Komponente für die Organisation zu aktivieren, sollte der Administrator im Web-Konto zu Manage > Settings gehen und Approval Management > Save Settings auswählen.
Hinweis: Unabhängig von der Berechtigungsstufe kann ein Nutzer seine eigenen Datensätze nicht selbst genehmigen.
Zu den Funktionen und Geschäftsregeln gehören:
Fahrer sehen in den mobilen Apps die Menüoption „Approval” oder „Submission” sowie auf der Seite „Trips” im Web-Dashboard unter Approval die Schaltflächen „Submit” und „Unsubmit”. Administratoren/Manager sehen die Schaltflächen „Approve” und „Reject”. Buchhalter sehen zusätzlich zu allen anderen Schaltflächen auch die Schaltfläche „Schedule Pay”. Gehen Sie im Web zu Manage > User Settings, um Benutzerrollen zu definieren.
Auf der Seite „Trips” im Web-Dashboard können Nutzer beliebige Fahrten auswählen und versuchen, sie einzureichen, zu genehmigen, abzulehnen oder die Auszahlung zu planen. Das System prüft die Bedingungen und entscheidet, ob der Vorgang fortgesetzt werden kann oder mit einem Hinweis an den Nutzer ignoriert wird.
Statusprüfung. Es sind nur die Statusübergänge von einem Feld zum anderen erlaubt, die im Approval-Workflow-Diagramm dargestellt sind.
Berechtigungsprüfung. Nur der Eigentümer eines Datensatzes oder dessen Vorgesetzter kann Vorgänge an diesem Datensatz ausführen.
Sobald eine Fahrt eingereicht wurde, kann der Fahrer sie nicht mehr bearbeiten – es sei denn, sie wird abgelehnt; in diesem Fall kann der Nutzer sie bearbeiten und erneut einreichen.
Es wird eine E-Mail an den Vorgesetzten oder den Fahrteigentümer gesendet, mit CC an den Antragsteller, in der mitgeteilt wird, dass sich der Genehmigungsstatus geändert hat.
Ein Vorgesetzter kann auf seiner Web-Profilseite ein Start- und Enddatum für die Abwesenheit festlegen. Zusätzlich kann er einen alternativen Genehmigungsvertreter anstelle des standardmäßigen direkten Vorgesetzten festlegen.
Wenn der direkte Vorgesetzte abwesend ist, erhält der nächsthöhere Vorgesetzte in der Hierarchie oder der alternative Genehmigungsvertreter die E-Mail.
Vorgesetzte sehen auf der Web-Dashboard-Seite eine Warteschlange der eingereichten Fahrten/Ausgaben ihrer direkten Mitarbeiter oder der ihnen delegierten direkten Mitarbeiter.
Nur Administratoren können als Vorgesetzte zugewiesen werden. Ein Administrator kann nicht sein eigener Vorgesetzter sein.
Ist kein Vorgesetzter zugewiesen, kann ein Fahrer weiterhin Fahrten einreichen und damit den Genehmigungsstatus ändern, es werden jedoch keine E-Mails versendet.
Über die TripLog Web-API kann das Back-Office den Genehmigungsstatus ebenfalls ändern.