Approval Management – Workflow
Die Webkomponente Approval Management von TripLog ermöglicht es Mitarbeitern, Fahrten und/oder Ausgaben einzureichen, und Vorgesetzten, diese zu prüfen, zu genehmigen oder abzulehnen. Anschließend können Buchhalter die Auszahlung planen. E-Mail-Benachrichtigungen, Workflow-Status, Notizen und Abwesenheitsfunktionen sind intuitiv und einfach zu bedienen. Um die Komponente für die Organisation zu aktivieren, sollte der Administrator im Webkonto zu Manage > Settings gehen, Approval Management auswählen und auf Save Settings klicken.
Hinweis: Unabhängig von der Permission-Einstellung kann ein Benutzer seine eigenen Datensätze nicht selbst genehmigen.
Zu den Funktionen und Geschäftsregeln gehören:
Fahrer sehen in den mobilen Apps die Menüoption „Approval” bzw. "Submission", sowie auf der Seite Trips im Web Dashboard unter Approval die Schaltflächen „Submit” und „Unsubmit”. Administratoren/Manager sehen die Schaltflächen „Approve” und „Reject”. Buchhalter sehen zusätzlich zu allen anderen Schaltflächen auch die Schaltfläche „Schedule Pay”. Gehen Sie zu web > Manage > User Settings, um Benutzerrollen zu definieren.
Auf der Seite Trips im Web Dashboard können Benutzer beliebige Fahrten auswählen und versuchen, sie einzureichen, zu genehmigen, abzulehnen oder die Auszahlung zu planen. Das System prüft die Bedingungen und entscheidet, ob der Vorgang fortgesetzt werden kann, oder ignoriert ihn und benachrichtigt den Benutzer entsprechend.
Statusprüfung. Es sind nur die Statusübergänge zulässig, die im Approval-Workflow-Diagramm dargestellt sind.
Berechtigungsprüfung. Nur der Benutzer, dem der Datensatz gehört, oder dessen Vorgesetzter kann mit einem bestimmten Datensatz arbeiten.
Sobald eine Fahrt eingereicht wurde, kann der Fahrer sie nicht mehr bearbeiten – außer sie wird abgelehnt; in diesem Fall kann der Benutzer sie bearbeiten und erneut einreichen.
Es wird eine E-Mail an den Vorgesetzten bzw. den Fahrteigentümer gesendet (mit Kopie an den Antragsteller), in der mitgeteilt wird, dass sich der Genehmigungsstatus geändert hat.
Ein Vorgesetzter kann auf seiner Web-Profilseite ein Start- und Enddatum für die Abwesenheit festlegen. Zusätzlich kann er einen alternativen Genehmigungsvertreter anstelle des standardmäßigen direkten Vorgesetzten einrichten.
Wenn der direkte Vorgesetzte abwesend ist, erhält der nächsthöhere Vorgesetzte in der Hierarchie oder der alternative Genehmigungsvertreter die E-Mail.
Vorgesetzte sehen auf der Seite Dashboard im Web eine Warteschlange mit eingereichten Fahrten/Ausgaben ihrer direkten Mitarbeiter oder der ihnen zugewiesenen direkten Mitarbeiter.
Nur Administratoren können als Vorgesetzte zugewiesen werden. Ein Administrator kann nicht sein eigener Vorgesetzter sein.
Wenn kein Vorgesetzter zugewiesen ist, kann ein Fahrer weiterhin Fahrten einreichen und dadurch den Genehmigungsstatus ändern, es werden jedoch keine E-Mails gesendet.
Über die TripLog Web API kann das Backoffice den Genehmigungsstatus ebenfalls ändern.